仕事上のコミュニケーションにおいて、丁寧さを身につけたい

久しぶりに空が晴れた。
どうやら、梅雨明けしたらしい。

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先日、仕事でとあるトラブルが発生した。
トラブル自体は些細なものだし、すぐ解決したのだが、どうにも引っかかることがあった。

「これ、前にも似たような問題起きなかったっけ？」

と。

よくよく考えたとき、どうも単なるミス、というよりはスタッフ同士、同僚同士、そして上司と部下間でのコミュニケーションがうまく取れていなかったことが原因なのでは、という仮説が浮かんだ。

しかもそのコミュニケーションで原因となるは、レスポンスをしているかどうか、というよりも、情報を伝達する人の範囲がうまく設定できていないからなのではないか、と。

◇

仕事上のコミュニケーションは、キャッチボールに例えられることが多いように思う。
その業務において、ボールは今自分が持っているのか、相手が持っているのか。

個人的に大事だと思っていることの1つは、当たり前かもしれないけれど、ボールを自分で持ち続けないこと、だと思う。
その業務をできるかできないか、わかるかわからないか、仮にわからないとすれば、確認していつまでに返事をするのか。

お客様や上司、同僚など、投げられたボールはできるだけ自分で持たないようにするため、可能な限り早めに相手に投げ返す。そしてその待ち時間の間に、自分が進められる別の仕事を進めておく。

私が感じたのは、本来自分と相手がキャッチボールをしていることを他の関係者にも知らせなければならなかったのに、それをせず、自分と相手のみでキャッチボールを続け、その結果を関係者に連絡したのが遅れたため、結果としてトラブルが起きたのではないか、ということだ。

例えば、Aさん、Bさん、Cさんが1つのプロジェクトを共同で進めているとする。Aさん、Bさん、Cさんはそれぞれ担当業務が異なるが、その中でもAさんがリーダー的な存在としてプロジェクトを進めていた。進めていく途中、本来であればAさんはDさんとEさんにも事前に話を通しておくべき事柄（事前準備等）があったが、それをしなかった。そして、プロジェクト開始間際になってようやく、DさんとEさんに連絡した。

その結果、どうなるか。

プロジェクト開始直前に大慌てで諸々の準備をすることになるのではないだろうか。

それでトラブルが起きなければよいのかもしれない。ただ、トラブルが起きなくても、DさんとEさんは、あまりいい気持ちにならないのではないか、とも思う。本来、Aさんが事前に段取りを組み、DさんとEさんにも共有しておけば、そんなに大事にはならなかった可能性はある。

ただ、すべてがAさんの責任だ、と言いたいわけではない。プロジェクトを一緒に進めていたBさんとCさんも、もう少しAさんをフォローできた可能性はある。そのプロジェクトを知っていた上司のFさんがいたとしたら、なんらかの指示を出せた可能性もある。

難しいのは、DさんとEさんがそのプロジェクトをなんとなく、うっすら知っていても、そのプロジェクトと自分の業務に関連があるとは知らなかった場合（そもそもプロジェクトの存在を知らなかったケースは除く）、DさんとEさんはどう動けばよいのか、ということだ。
なぜならその2人は、Aさんか、またはBさん、Cさんあたりから話を聞かなければ、自分の業務が発生するとは読めないからだ（どうだろう、場合によるけど、個人的には読めないことも多いんじゃないかと思う）。

こういう場合、どうしたらいいんですかね。

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ボールを持ち続けないことも大事だけれど、キャッチボールが必要な範囲、キャッチボールをしている環境に目を向けることも大事だよなぁ、と痛感した。

キャッチボールが必要な関係者へ、適宜ボールを回すこと。そして、キャッチボールをしていることを知ってもらう必要がある人達に、随時お知らせをすること。

そうして、仕事をする上でのコミュニケーションを、丁寧なものにしたい。

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自分で書いていて、身に詰まされる話になってしまった。耳が痛い。

とりあえず、少しずつでも、やっていこう。
そうしてそれが習慣にできれば、関わっている人たちに負担を、少しずつでも減らすことができるかもしれない。

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