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ExcelVBAにお任せ!請求書一括送信機能を作ってみよう!

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こんにちは。カエル先輩です!上のマンガのように、世の中はどんどんペーパーレスの時代になっていますよね。

会社の業務では普通に行われている「請求書発行」なども、昔は印刷で先方に送付していましたが、今はメール添付があたりまえになってきているのではないでしょうか。

とはいえ、請求書は単価や請求金額や入金金額が記載されている大事な文書ですよね。そんな大事な文書をメールに添付するときにはきちんとメールに添付する請求書ファイルにはパスワードをかけて送る必要があると思います。

あわせて、「パスワードだけのメール」を別途送ることも常識になっていますよね。

さてさて、請求書は1社ずつエクセルで作成することが多いかと思います。
例えば取引先の請求書が100社あった場合には、100ファイルをひとつずつパスワードをかけ、メールに添付する必要があります。となると、「パスワードだけのメール」もあわせると、合計で200通のメールを毎月出さないといけないですよね。

もちろん請求書に限らず、見積書・注文書・注文請書など、たくさんの書類を送付しなくてはいけません。

さらに、パスワードは全社で毎月同じものでよろしいでしょうか?もし万が一他社の請求書を間違って送ってしまった場合、パスワードが全社同じでは、他社の請求書を開かれてしまう可能性がありますよね。

そうなると、「ウチとパスワードが一緒なんだ…この会社のセキュリティってどうなっているんだろう?」と思われかねません。会社の信用にもつながってしまうと思うので、やはり全社で異なるパスワードを管理したほうがよいかと思います。

また、毎月毎月同じパスワードで良いのでしょうか?「毎月○○○○というパスワードで請求書を送ってくるけど、セキュリティ的に大丈夫?」
と言われる得意先も出てくるかもしれませんよね。やはり、メールに添付するパスワードは毎月異なるものにしたいところです。

そうなると、毎月のパスワード管理はしっかりと行う必要が出てきます。例えば、「△△△株式会社ですが、□□月の請求書のパスワードですが
再度ご教示頂けますか?」のような問い合わせがくるかもしれません。そんな時に、「あの時送ったパスワードってなんだっけ?」にならないように
パスワードは月ごと、会社ごとにしっかり管理したいものです。

と、いろいろと説明してきましたが、全部実現するとなると事務作業がグンっと増えてしまいますよね!

今回は、これらの業務を「ExcelVBAを使って一発で実現しよう!」という内容となっています。

大きく三部構成に分かれておりこれらを順に実現していくことによって、クリックひとつで請求書が自動的にパスワードがかけられてメール(アウトルック)の送信トレイに送られるという業務効率化の実現をご紹介したいと思います。

大杉さん(↑のマンガの女性の名前です)の気持ちが「わかる~!」と思った方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

今回の目標とするエクセルファイルはこのようになっています。

請求書一括送信システム画面

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A列…各種機能を行うボタンが配置されています。ボタンをクリックすることで、パスワード付きのファイルを作成したり、メールソフト(Outlook)に送信することができます。

B列~D列…会社コードや名称、送付先のメールアドレスが入力されています。

E列~月ごとのパスワードが入力されています。

各機能の説明

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Zipファイル作成および自動パスワード付加

年月指定プルダウンから各会社のパスワードを選択し、Zipファイル作成ボタンをクリックします。指定されたフォルダ(下画像では「Zipfiles」というフォルダを指定しています)に一括でパスワード付きの請求書ファイルが作成されます。

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各ファイルをダブルクリックすると、会社ごと・月ごとに設定したパスワードがかかっています。

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※今回のサンプルはエクセルファイルですが、PDFファイルの請求書でもパスワードを付加させることは可能です。(マンガではPDF書類ですが、AcrobatReaderが必要になります)

メールソフト自動転送

OUTLOOK転送ボタンをクリックすると、指定された文言とパスワード付のZipファイルを一括で作成し、送信トレイに配置します。

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各メールを開くと、自動的に宛先および会社名がメール文章に転記されています。

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パスワード自動生成

パスワード作成ボタンをクリックすると、年月指定プルダウンに該当するパスワードを自動生成します。パスワードは各会社別に既存で発行されたパスワードとは異なる文字列を生成します。また、「0(ゼロ)とO(オー)」などの間違いやすい文字列は生成しないように制御しています。

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次回はZipパスワードを自動で生成するVBAコードを詳しくみていきましょう!最後まで読んで頂いて、ありがとうございます。

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読んでくださってありがとうございます。 少しでもITの業務効率をお手伝いさせて頂いて、早く帰社し自由な時間を過ごしてもらうために役に立つ記事を 書いていこうと思います。

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ExcelVBAやAccessVBAに加え、業務自動化ツール「RPA」を紹介しています。さらに「SQLServer」及び「SQLAzure(アズール)」との連結も含めて業務効率化につながる情報を御提供。 ITの効率的な利用法を覚えて業務をカエル!業務をカエて、早くカエルぞ!
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