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【全社会議を交流の場にしよう!】今だからこそ、オンラインで全員参加型をやるべき理由

ゆめみは去年2月から全社的にリモートに切り替わり、今は社員の95%くらいがリモートになりました。月に1回開催される全社会議もリモートになり、代表の片岡からの話や新しい社員の紹介、資格取得者の紹介をされることが基本です。
その他に、何か発表があるチームや委員会からの共有があるくらいで、参加者のほとんどが聞いてるのみの会議。

ゆめみの全社会議は参加を必須にはしてないので、大体5割〜6割くらいの社員しか参加していません。(わたしも参加したりしなかったり)

これが1年くらい続いた先日、せっかく半数以上の社員が集まる場があるんだから、交流できる場にしたらいいんじゃないかと思ったんです。

きっかけは社員への軽いヒアリングだったんですが、

会話1

とのことでした。


たぶんほとんどの社員、どこの企業も同じ悩みがあると思うんです。

実際に私も同じで、以前はよくオフィスで話をしていた人たちとほとんど会話しなくなったのはさみしいなと感じていました。

そんな中、ヒアリングした社員からでてきたアイデアが「全社会議でのワークショップ」でした。
実は、リモートワークになる前にオフィスで全社会議を行っていた時は、その場にいる社員同士て数人のグループを作り、ワークショップを開催していたんです。時間は10分~15分ほどでしたが、普段会話する人たちで固まるわけではないので、あまり会話したことがない社員やほぼ顔を合わせたことがない社員と組むこともあり、コミュニケーションの輪が広がったと感じていました。

ナイスアイデア!
と思ったんですが、他の社員がワークショップをやりたいと思うかどうかはわからなかったので、まずはslackの自分のojtチャンネルにこのアイデアをつぶやいたんです。

slackスクショ

(名前を隠しているのは、まだtalentbookに記事が出ていない社員なので、今後のお楽しみで!)

そしたらすぐ同じチームのかつたろさんが反応してくれて、全社会議を開催している総務に相談すると言ってくださったんです。

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ゆめみには、全員(派遣やアルバイトも含めて)がslackで個人のojtチャンネルを持ってるんですが、基本はなんでもつぶやいていいんです。もちろん個人のojtチャンネルなので、私のチャンネルなら私がつぶやいて、AさんのチャンネルならAさんがつぶやいて・・・となっています。
※ojtチャンネルの詳細は、代表の片岡が発信しているpodcast「#39 ゆめみでのSlackの活用法、OJTチャネ‪ル‬」をお聞きください♪

私のojtチャンネルでつぶやいたことを見て、こうやって共感して早々に行動にうつすことができる人がいるってことが素晴らしいなと思ったんです。
誰に相談したらいいかわからないこととか、どう伝えたらいいかわからないこととか、なかなか口には出せないことを発信できる場が用意されているのは、ゆめみのいいところだと思っています。


私がこの発信をしたのと同じくらいのタイミングで、代表の片岡が全社会議を学びの場にしたいという話を対話・コーチングをテーマにした社内委員会に相談をしていたので、委員会のメンバーであるかつたろさんと柴田さんがファシリテーターとして全社会議にワークショップの場が作られることになりました。

開催したのは先日の2月1日。
80人~90人くらいの人が参加していましたが、ワークショップがあることを把握した上で参加していた人はそこまで多くなかったんじゃないかなと思います。(事前にワークショップ開催の共有はされていました)
※ゆめみの社員は2月1日時点で300人ほど(契約社員等を含む)


さて、実際ワークショップが始まったときに、まずわたしがとても意外だった点が1つあります。

ワークショップが始まっても抜ける人がほぼいなかったんです。

オンラインとはいえど、誰と組むかわからない状態というのは不安な人もいますし、元々聞いてるだけの人が多かったとおもっていたので、私の予想だと3分の1は抜けるかなと思っていたんです。そしたらまさかのほぼ抜ける人がいなくて。

ワークショップ自体の内容は難しくはなく、テーマは「自分にとってのGROWを考える」。3、4人くらいのチームに分かれて、15分くらい話をしました。


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ゆめみでは『GROW with YUMEMI』というキーワードの「問い」があり、社員一人一人が『GROW with YUMEMI』を考える機会が設けられています。今回もその一環でワークショップが実施されました。


誰と一緒になるかな~♪
とドキドキしながらブレイクアウトルームを分けられたんですが、このドキドキも良かったですよね。
普段会話する人と一緒になっても面白いですし、初めての人でもテーマがあるので話がしづらいことはなかったと思います。

わたしが入ったルームは、普段から会話する吉田さんと今まで会話したことがないブッディカさんでした!

最初に吉田さんとお互いに気づいた時は2人で「仲良しメンツじゃーん(笑)」と笑っていたんですが、ブッディカさんが入ってこられて、まだ会話したことがなかったのでとてもワクワクしました。

ブッディカさんは今はスリランカにいらっしゃるということだったので、好奇心が勝ってしまって、外の景色を映してもらって、さらにルームツアーまでしてもらいました(笑)
リアルタイムでスリランカとつながっていることがすごく不思議だったのと外の景色も良くて楽しかったです!(ブッディカさん優しすぎでした)

残り時間でワークショップのテーマである「自分にとってのGROWを考える」を行いました。
↓実際のブレイクアウトルームの様子です。(左から私、吉田さん、ブッディカさん)

ワークショップ風景

吉田さんは「自由であること」、ブッディカさんは「他人への無条件のやさしさ」、わたしは「素直であること」でした。

3人ともそれぞれの理由があって、他の人が思うGROWを聞くことができた時間は有意義であり学びに繋げることができました。
あっという間の15分でしたが、吉田さん・ブッディカさんとお話した時間はとても楽しかったです。

実際に今回のワークショップに参加したメンバー達からは「別の拠点の人と話ができた」とか、「新たな出会いがあった」といったように、楽しめた様子の声がたくさん聞こえてきたので、今回の開催は大成功だったと思います。
これもすべては主催した対話・コーチングチームが、最初から最後まで完璧な取り仕切りをしていたからこそでした。
ゆめみでは普段から社内外の勉強会の開催が多く、1月は社内の勉強会だけで92件開催されていて、内容は多種多様かつ社員主催なので、勉強会やイベントの開催に慣れていくことができる環境が整っています。対話・コーチングチームのメンバーは特に、プライベートや前職含めてイベント開催に慣れた人も多いので、参加する側も安心して参加することができるんですよね。


今回の参加型全社会議で大きな学びとなったのは、やはりほとんどの社員が、社員同士でのコミュニケーションを求めているということです。
オンラインになってからさみしいと感じたり、人とのつながりを感じることができなくなったり、ふさぎ込む人も増えてきたと思っていたので、今回の開催をきっかけに社員同士でコミュニケーションが増えたらいいなと思っています。
また、各個人のojtチャンネルで全社会議を楽しめた投稿を見て、新たにこの人としゃべりたいと思うきっかけにもつながったようだったので、次回3月の全社会議が楽しみですー☆


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ちなみに、ゆめみでは各プロジェクトごとに会議設計はいろいろと考えられていて、先日開催された「Agile Tech EXPO」では【なぜ定例ミーティングは盛り上がらないのか。メンバーの発言率をアップさせる方法】というタイトルで、全社会議同様に会議への課題解決方法をご紹介しています!


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2013年9月1日に株式会社ゆめみに入社。コンテンツ運用などを経て現在は広報を担当。セルフネイルにハマってます♪  noteではゆめみの紹介や広報としての活動、趣味のネイル画像をアップしています。 ゆめみHP:https://www.yumemi.co.jp/