忙しい人に是非読んでもらいたいプライベートと仕事の自動化方法ー第2弾（仕事：準備編）
記事の長さ：7分。
忙しく目まぐるしい日々を送るあなたに、現役GAFAM正社員が仕事を通じて学んだオートメーション（自動化）の力をこの7分の記事でお伝えし、今日から始められるものも共有したいと思っています。
自分の仕事で学んだ経験を活かしつつ、参考にした書籍なども触れながら、前回の第1弾では日々の生活編、今回の第2弾以降では仕事編を綴ろうと思っています。現時点では本記事で事前準備をし、その次にメールの自動化、エクセルやスプレッドシートの関数での自動化、エクセルやスプレッドシートのマクロでの自動化、プログラミングでの自動化について、簡潔ですが書いていきたいと思っています。他にもお悩みなどあればコメントいただければ適宜相談に乗らせていただきます。
はじめに（自分について：読み飛ばし可）
第1弾と内容は全く一緒ですので、既にご存知の方は読み飛ばしてください。おさらいという意味でも改めて記載しておきます。
歳を重ねるにつれ、やることやしないといけないことがどんどん増えていき、あっという間に一日が終わってしまい、気づけばまた一年が過ぎてしまう。就職、子育て、介護などのライフスタイルの変化もその速度を加速させるでしょう。なんのために生きているのだろうとふと疑問に思うことってありませんか？でもそれこそが、生きているだけで、幸せだと言う方もいらっしゃると思いますし、少し前までは現に私も人生なんてこんなもんさと思っていました。
しかしながら、GAFAMへの転職を機にその考えが変わりました。実際にそこで働くとわかるのですが、恐ろしいほどの業務量、各個人に与えられた責任、ビジネスのスピードで、正直普通にやっていたらこなせないレベルです。過去に何度も転職をしている身ですが、群を抜いて衝撃的でした。さて、こんな量の仕事量、みんなどうこなしているのかと言うと、尋常でないまでの自動化（オートメーション）への執着でした。
今の会社で手作業で〇〇をしているなんて言うと、ものすごく怪訝な顔をされます。そしてその次に、「え、なんで自動化しないの？それほんとに自分でやらないと駄目？」と聞かれます。何をするにも、仕組化して自動化して大規模化しろ、と言われます。
でも、そうすることでより多くのことをこなせるようになり、一日の濃さが増していくのがわかりました。特にまだ若手の年齢なので、この濃さや毎日の過ごし方が今後のキャリアにはプラスにしか働かないことは明白です。
ただ、日々そのようなプレッシャーを受けていると、仕事だけではなく日常生活でも自動化できるものないかなと探し始めるようになり、導入すればするほどその費用対効果は絶大でした。
人生には永遠もなく、時間にも永遠はありません。でも限られているからこそ全力で楽しみ、やりたいと思ったことを実現する必要があると思います。私にとって自動化はその可能性を広げてくれるものでしたので、是非みなさんもどれでもいいので試されて見てはいかがでしょうか。
自動化・仕組化の基本
こちらも第1弾と内容は全く一緒ですので、既にご存知の方は読み飛ばしてください。おさらいという意味でも改めて記載しておきます。
ティモシー・フェリス 氏の『「週４時間」だけ働く。』では、仕事を効率化するために以下の3つのポイントに焦点を当てています：
・Elimination （排除）： 邪魔や無駄を削ぎ落とす
・Automation （自動化）： 誰かに（何かに）やってもらう
・Liberation （自由化）： 仕組化して自分をいらなくする
ミニマリズムの記事を読まれた方は、共通点が多いことに気づきませんか？捨てる、入れない、貯めないに通じるものもありますし、このコンセプトは仕事だけではなく、日常生活でも使えると思います。
Elimination （排除）
まずは日々のやらなければならないことで無駄なことが無いか、また気が散ってしまって非効率になっていないかを分析しましょう。例えば、集中して作業ができていたところにメールの通知が来てフローを失ってしまったり、毎回同じ文を書いているのに都度手打ちでしていたりなど、まったくもって無駄だし非効率ですよね？それであれば、メールアプリは必要な時だけ開いたり、定型文などを活用するなどで無駄を省きましょう。
Automation （自動化）
これはこの記事のメインテーマになりますが、いかに自分でやらずに、誰かや何かにやってもらうかを考えましょう。例えば、エクセルやスプレッドシートでの加工で定期的にやっているものがあるのならば、マクロやプログラミングで対処してみましょう。もしくは、誰かにやってもらえるように仕組化してしまいましょう。こちらが主に本記事のメインテーマになります。
Liberation （自由化）
最後のポイントは、完全に手放し自分をその一連の流れからいらなくすることで、自由に使える時間を増やすことです。その時間を家族や自分やコミュニティーのために使うことができるようになったら、自動化プロジェクトの成功になります。
主に自動化についてこれから触れて行きますが、是非この3つのポイントを念頭に自動化を取り入れてみてください。
カレンダー・スケジュールをハックしよう
自動化の前に、まず自動化プロジェクトを遂行するための時間管理をしましょう。もちろん自分のプライベートの時間を使って勉強するのも一つかもしれませんが、そもそも仕事でなければエクセルやスプレッドシートだのカレンダーのハックだのいらないと思いますので、業務時間内にすることをオススメします。むしろ、業務の効率化は立派な仕事です。
効率化は福利と同じで、少しの投資から大きなリターンを得ることができるので、まずは以下の時間管理から始めましょう：
1. 1日30分から1時間の時間を確保する
2. メールをチェックする時間を設定する
3. カレンダーとメールをタスクリスト化しよう
4. 会議は必要最低限にする
1. 1日30分から1時間の時間を確保する
まず、朝の脳が一番活発な時間帯に30分から1時間程度、毎朝自分だけの時間を設けましょう（朝が難しい人は別の時間でも構いません）。会議室などを確保し、この時間は完全にチャットもメールも携帯もすべてオフにしましょう。
何かを始める前に、まずこの時間をスケジューリングしてください。私はPriority task（優先業務）と名付けて公開設定にしているため、他の方もそこに無理くり会議を入れてくることはありません（緊急時を除きますが）。この時間を使って、後々に紹介する宿題をこなしたり、自動化を徐々に導入していきましょう。
2. メールをチェックする時間を設定する
突然の質問ですが、業務時間内は仕事メールのアプリ（GmailやOutlookなど）を常時開きっぱなしにしていませんか？
2019年1月に発刊されたハーバードビジネスレビューの記事によると平均的なサラリーマンは業務時間の約28%もメールを読んだり返信したりすることに費やしており（時間にすると一日2.6時間）、さらにメールを1日15回（37分おき）もチェックしているそうです。対して、メールの返信を受け取る側は1時間以内の返信（いわゆる即レス）を求めているのは顧客で11%、社内では8%だそうです。1時間程度の返信となると40%程度まで上がりますが、それでも37分に一度は多すぎですし、過半数が返信に1時間以上かかっても構わないと思っていることを念頭に入れてください。
さらに、研究ではメール返信などで作業を中断してしまうと、集中力がもどるのに一度につき23分15秒もかかるそうです。もはやメールを即レスすることを一度やめるだけでも、最初のポイントで述べた30分はすぐにでも確保できそうです。
そこで、私が設けているテクニックを共有しますが、私はメールチェックを1日に2回＋緊急時のみと決めています。午前11時と午後3時の2回しかメールを見ず、30分程度カレンダーに予め予定を入れています。時間が掛かりそうなものは後述するメールのタスク化をしますが、他は基本そのタイミングですべて返信します。ひたすらメールを処理するだけの30分を設けることで、残りの時間はやるべきことに集中できるようになりますよ。ちなみに、私は以前上司に、メールを1日2回しか見ていないのでたまに返信が遅くて申し訳ないと話したことがあるのですが、「え、そうなの？全然知らなかった。というか気づかなかった」、と言われましたです。そんなもんなんです。
もし、社内での反応が怖い方は、メールの自動返信機能や署名機能を使って、「業務効率化のため、〇〇時と〇〇時に（もしくは1日◯回）のみメールを確認しています。返信が遅くなることもあり、ご迷惑をおかけしますが、予めご了承ください。」と記載するだけで、面白いことに周りがあなたに合わせてその時間にメールを送ってくるようになったりしますよ。もし難しい顔をされても、このハーバードビジネスレビューの記事を使えば、学術的観点からも合理的であると説得できるはずです（余談ですが、GAFAMではこういった理論付けが大好きな連中が多いです。私を含めて・・・）。
3. カレンダーとメールをタスクリスト化しよう
OutlookやGoogle Workspace (旧GSuite) を使っていらっしゃる会社さんがほとんどかと思いますが、両サービスともタスクという機能が備わっています。詳しいやり方はあえて省略しますが、グーグル検索すればすぐにやり方がわかりますよ（例、Outlookでメールからタスクを作成する方法、Gmailの「ToDoリスト機能」を使って、1つの画面内でタスクを管理する方法）。
例えば資料作成に関するメールを受信した場合、先程お伝えしたようにメールの処理時間では作成作業まで30分で終わらないと思います。そこで、時間が掛かりそうな作業はタスク化し、タスクリストを作成しておきます。そして、そのタスクリストを期日順に並べ、優先度を決め、カレンダーに落とし込んでいきます。これもやり方の記載は省略しますが、グーグル検索をすればすぐにやり方がわかります。
これのメリットですが、自分のタスクを記憶する必要もなくなり（これも労力なので、省略しちゃいましょう）、また手帳やメモに書き写すこともなくなり（以下同文）、そしていずれのサービスのタスクリストもメール以外にも追加できるので、一つの場所に自分のやらないといけないことをまとめて置くことができます。非常に便利です。また、もともとのメールもタスクにくっつくので、メールを探す手間も省くことができます。
なお、Google Workspaceの場合はGmailのタブを閉じて、カレンダーだけ開いておけばいいですが、Outlookの場合は漏れなくメールもカレンダーもタスクリストもセットのため、メールの受信通知をオフにしておくことをオススメします。
4. 会議は必要最低限にする
会議は本当に参加しないといけないものだけ参加するようにしましょう。そもそも自分の意見や知見がいらない会議、議事録やミーティングメモや会議資料だけでも充分情報を得られる会議、事前に議題が決まっていない会議、作業時間が何故か含まれている会議、それらは可能な限り避けましょう。
会議の前に、以下の点について必ず確認しましょう。不明確な場合は、明確にし、もし不明確なままの場合は時間の無駄になるので、参加を控えましょう：
・目的は意思決定か、情報共有なのか（後者はメモで充分）
・議題や資料は事前に配布されているか
・議題についての意思決定者、もしくは責任者は明確か
・参加人数は適正か（8名以上の会議は決断に支障をきたす可能性大）
・自分が参加することで貢献できるか
・設定時間は適切か
・時間厳守になっているか
・そもそも会議でないといけない理由が明確か
また、会議の時間をデフォルトで30分、1時間などに設定せず、25分や50分などに短縮しましょう。そうすることで、会議のメモをまとめたり、会議室間の移動時間に使ったりでき、時間を有効活用できるようになります。
以上が本記事でご紹介する準備ですが、また何か思いついたら他の記事でも書き足していきます。
今週の宿題
さて、宿題というと敬遠されそうですが、今週は以下を試してみましょう：
1. 1日30分〜1時間、カレンダーに予定を入れて確保する
2. メールをチェックする時間を決める
3. メールの受信通知設定をオフにする
4. OutlookやGoogle Workspaceのメールからタスク機能を学ぶ
5. OutlookやGoogle Workspaceのメールからタスク機能を使ってみる
6. 無駄な会議を減らし、自分の設定する会議もポイントを意識する
まとめ
本記事では準備編でしたので、自動化の部分まで触れていませんが、自動化の前にまず排除できる部分にフォーカスをしました。
なお、Outlookなどのマイクロソフト製品やGmailなどのGoogle Workspace製品についてよく書籍で売られていますが、個人的にはネット検索をフル活用することをオススメします。なぜかと言うと、読者様が探しているケースはおそらく本でカバーされていないことが多いからです。逆を言えば、ネットでは同じようなことをしようと思って質問をしている方がいたり、基礎的な操作であればウェブサイトを立ち上げている方が多いのです。
また、ネットでもう1つ排除できるのが、自分で何かを手打ちすることです。本だとどうしても自分でタイプしないといけませんが、ネットであればそのままコピペできますので、その点でもネットのほうが優位です。また、検索の仕方を学ぶだけで、今後自分で色々と導入できるようになりますよ。
そのため、本記事（仕事編）では読者様に癖をつけていただくためにもあえて具体的な手順は記載しないようにしていますが、検索の仕方や検索しても意味がわからなくなったらコメント欄でご相談ください。
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では、また来週。
- JumpE
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