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【クラウドサイン新機能】基幹システムとのデータ同期で契約書管理がより便利になります

クラウドサイン、カスタマーサクセスの岩熊です。

この度、クラウドサインWeb APIに書類情報編集機能が追加されました。本機能でできるようになったこと、そして本リリースの経緯をご紹介しようと思います。

さて、今回のアップデートにより、従来Webアプリケーションの操作でしか入力・編集のできなかった契約書の管理にまつわる様々な書類情報を、APIを利用して入力・編集ができるようになります。
また、Webアプリケーション上で入力された書類情報をAPIで取得することも可能になり、クラウドサインと連携するCRMやワークフローなど、様々なシステムとより一層シームレスな連携が実現します。

書類情報を管理する必要性

クラウドサインの書類情報機能では、締結後の書類管理に必要な以下の項目を入力できます。

・書類タイトル
・契約締結日
・契約開始日
・契約終了日
・自動更新の有無
・契約相手の名称
・解約通知期限
・管理番号
・取引金額

これらに加え「ユーザー定義の項目」といって、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズ可能な項目を設けることも可能です。

これらの情報は、ただ単に入力して終わりではなく、管理業務と密接に関係しています。

例えば締結後に「取引金額が〇〇~〇〇円の売買契約書を確認したい」や「再来月で契約が終了し、自動更新されてしまう申込書を確認したい」といったケース。書類情報に基づいたand検索を行うことで、膨大な契約書の中から特定の契約書を迅速に探し出すことが可能です。

また、税法上の保存義務が生じる取引関連書類については、これらの項目で検索性を確保することで、電子帳簿保存法の保存要件を満たし、紙に出力することなく電子データのまま適法な状態で保管できます。

お客様の声から見えてきた新たなニーズと可能性

従来、書類情報機能をご利用いただくのは、Webアプリケーションを単体で利用し、契約書の作成から締結、そして管理を全てクラウドサインのみで完結させるお客様がメインでした。

というのも、Web APIを利用するお客様は社内の基幹システムとクラウドサインとを連携し、締結済み書類の管理をクラウドサインではなく基幹システム側で行うケースが大半を締めていたのです。

前述の通り、書類情報機能は検索にヒットする項目として、書類の管理と密接に関わります。Web APIを利用すると締結済みの契約書を即座にシステム側で取得できるため、顧客情報や取引情報を既に有している基幹システム側にて契約管理を行う合理性が非常に高いのです。

しかし、お客様との対話を重ねることでそれ以外のニーズも見えてきました。

・帳票作成システムとAPI連携して契約書の締結を効率化したいが、システム側のストレージ容量は十分でなく、管理はクラウドサイン上で行いたい

・クラウドサインで入力した書類情報を、その書類に紐付く別の契約管理データベースで取得して内容を同期したい

などです。

それらのご要望を受け、APIを利用してクラウドサイン上の書類情報の編集ができる機能と、クラウドサイン上の書類情報を取得する機能を追加いたしました。

API連携で多様なニーズを満たしたい

クラウドサインは文字通りクラウド型でサービスを提供している関係上、個社に合わせたカスタマイズはできません。しかし、お客様の契約業務にまつわるプロセスは千差万別で、求めるニーズも異なります。

これらに応えるために、クラウドサインではSalesforceやkintone、Boxなど外部サービスとの連携プロダクトを提供したり、Hubble連携をはじめとしたエコシステムの構築を進めています。Web APIをサービスリリース後かなり早い段階で提供し始めたのも、この考え方に基づいています。

低価格で利用状況に応じて費用を頂戴するSaaSとしてのメリットを残しつつ、自社の業務に最適な形でクラウドサインを利用していただきたい。必要以上に既存の業務フローを改変することなく、なるべく簡単にクラウドサインのメリットを享受していただきたい。

そんな想いで、この度のアップデートを実施いたしました。今後もWebアプリケーションのアップデートは重ねつつ、Web APIやエコシステムの構築でお客様のお役に立てるよう改善を重ねてまいります。

なお、Web APIの仕様書はこちらで公開しています。また、開発者向けのドキュメントもこちらでご提供しております。ぜひご参照ください。

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クラウドサインのHead of Customer Successです。BtoB SaaSが好き。カスタマーサクセスの呟きが多め。岩「隈」じゃないよ。クラウドサイン←DeNA←Apple Japan。寒さとキュウリに弱い。

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