上司との関係がうまくいかない人が、犯しがちな過ち

こんにちは。小泉です。

仕事をしていると、日々上司に何らかの報告をしますよね。

まわりで上司との人間関係がうまくいかないって嘆いている人がいるのですが、友達じゃないんだから、居心地悪くならない程度の関係でいればよいとも思います。

でも、仕事上の関係なのだからこそ、仕事上のコミュニケーションは必須で、特に報・連・相のなかでも、報告がうまいと関係性が円滑になるんじゃないかなという話を今回は紹介します。

仕事上の「報告」というと、上司に、「毎日一回報告しろ」と言われて、日報がある会社もあれば、ちょくちょく上司が近くにやってきて様子をうかがうような場合もあるでしょう。

報告が下手だなと思う人は、本人としてはまじめに状況を報告をしているのに、なぜか上司がイライラしだします。「何を言っているかわからない！」「結局どうなんだ！」となります。

まじめに報告しているのに上司がイライラしだす原因

この原因、いくつかあるのですが一番大きいのは、「聞いたことに答えない」ということです。

例えば、上司が「今日やる作業は終わりそうかな？」と夕方頃声をかけてきたとします。その際、報告が下手な人は、「終わるか」「終わらないか」を端的に説明しません。

「今朝から資料を集めていて、検索したり、同僚に聞いたりしながら進めているのですが、なかなか集まらず、まとめようとすると途中で〇〇さんが別の仕事を依頼してきて・・・・」

という具合にグダグタの説明になりがちです。

上司、特にマネージメントは、複数の部下がいるのと、期日と予算を守らないといけないという役割があるので、一人のグダグダに付き合っている暇はありません。おそらくこの人は、本当は終わらせないといけないのに、期日に間に合っていないことを引け目に感じて、できない根拠を自分だけの責任ではない、と並べたかったのでしょう。

上司も、おそらくこんなコミュニケーションをしているくらいだから、部下のことを信頼していないのでしょう。部下からすると、他の人に対する態度と違うな、と感じることがあるかもしれません。（この辺は後で説明します）

今日から変えられる、報告をスムーズに行う方法

報告を行う場合、まず大事なのは、シンプルに「終わります」「終わりません」と結論を伝えることです。結論を伝えれば、上司は、終わるならよし、おわらないならその理由や背景を聞いてくれたり、なにか手伝おうかと言ってくれるはずです。

また、背景を伝えるにしても、前述のようにだらだらというのではなく、ここもやはり結論を明確にすることが重要です。

「終わりません。時間配分を間違えたのと、優先順位の判断に迷ったのですが、できると思ってそのまま進めてしまいました。」

などというとよいでしょう。

しかし、端的に説明しているのにも関わらず、上司がイライラしている場合があります。

上司：「作業終わりそうか？」
部下：「終わりません」
上司：「なんで終わらないんだ（イライラ）」
部下：「・・・・（イライラしているから言いたくない）」

私は優秀なビジネスマンの条件として、「客観的に自分を見れていること」というのがあると思います。よく、ToDoリストを整備しろと言われることがあると思うのですが、ToDoリストを整理するというのは、自分のやるべきことを客観的にみる、ということです。

目の前のことに没頭して、一所懸命やっているうちに思った以上に時間が経ってしまった、ということは誰にでもある経験です。仕事は期日内に品質よく終わらせたいと誰しも思っているわけで、たいていの場合、予想以上に時間がかかってしまっていて終わらないという状況になっています。

また、ToDoリストを作っている人も、ToDoリストが育ちすぎて収集がつかなくなっているのをよく目にします。

・調べ物が終わらない
・横やりが入る
・まとめ方が分からない
・会議が長引く

など、終わらない要因はたくさんあります。しかし、これらの要因は、実は３つのパターンにまとめられるのです。

１つめが「スキル」です。理由がスキルに依存することであれば、スキルアップするしかないので、応援をお願いするか、時間をもらって勉強するか、どちらかしかやりようはありません。

２つめが「時間」。スキルにあった仕事を依頼されていて、時間通りに終わらないのであれば、おそらく横やりが入ったり、会議が長引いたりして時間がなくなったというケースに当てはまるのだと思います。この場合は、残業代を申請して終わらせてしまうのがよいでしょう。

3つ目が「要領」です。スキルは十分にあるし、時間があっても終わらない人は、要領がわるい場合がほとんどです。要領を決定づけるのは、実は仕事の習熟度が低いということなので、繰り返し経験をして、体の動きを定着するしかありません。

これらの３つの要因をクリアしていくわけですが、特に経験豊富とは言えない状況の場合、大抵は複合的にこれらが起きてしまい、思った以上に時間がかかって終わらないということが起きます。そこで、誰でもできる解決策をご紹介します。

誰でもできる報告がうまくなるための解決策

・ToDoをリストにせず、スケジューラーに時間を区切ってやることを入れておく
・その際、あらかじめ、倍くらいの時間をとっておく
・そのスケジュールで進めることを上司に承認してもらっておく

ということをすると、劇的に報告は楽になります。

上司からして、一番優秀だなと思う部下は、「ほっておいても進めてくれる部下」です。ほっておいて、といって本気でほっておく上司などいません。

上司の言う「ほっておく」というのは、「上司が自分で思っている期間で思っている品質のアウトプットを提出してくれる」という状態です。

つまり、部下側から見ると、上司が思っているアウトプットを出せる時間をあらかじめ余裕をもって合意しておけば、優秀な部下になれるということなのです。

もちろん、余裕を持つといって、組織全体の期日を大幅に逸脱するようなものは認められるはずもないわけですが、「この日までにこれをやります」といって、結局できなかったり、品質が著しく低いとなると、どんどん報告するのもつらくなっていって、冒頭のようなごまかしをする報告をしてしまうようになるでしょう。

もし、報告が辛いと思っていたら、試してみてください。

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