SEが人事の仕事を手伝ってみた！～業務部（システム部）がみた人事部📑～
いわゆる一般的な企業の「情報システム部門」にあたる部署が、弊社インソースでは「業務部」です。
業務部は他部署の業務を整理・仕組化・マニュアル化、そしてシステム化します。売上向上の秘訣は、皆が楽に正確にスピーディーに仕事をすること！
そんな業務部が人事部の仕事にフォーカスしてみたら、様々な気づきが！ SEとしての考え方とは？ 是非、お楽しみください。
「SEが人事の仕事を手伝ってみた！」シリーズ始動
インソース 業務部の野口と申します。会社のあらゆる業務の効率化を図るため、日々システムを設計・開発しています。
今回からこちらのnoteにて、新しいプロジェクトとして参加している人事業務のシステム化について配信いたします。
その名も、「SEが人事の仕事を手伝ってみた！」シリーズです。
業務の整理・仕組化・マニュアル化するのが業務部
前述の通り、いわゆる一般的な企業の情報システム部門にあたる部署が、弊社では業務部です。弊社では社内で使用するシステムを内製化しています。業務部ではそのシステムの開発を行なっています。
そんな弊社のシステム部がなぜ「業務部」という部署名なのか説明します。
業務部は、社内システムの設計・開発を行う前に業務内容をヒアリングしたり、実際の業務を一緒に行います。そこで業務について理解し、課題や改善点を洗い出し、どうシステム化するかを検討するため、「システム部」ではなく「業務部」としています。
さて、人事のシステム化。業務は多岐に渡るし、難しそう
私は今年春から、人事部の仕事をシステム化するというミッションを授かりました。
人事の業務って難しそう…
私は正直足を踏み入れることに不安を感じました。人事部の仕事は多岐に渡るし、雇用に関しては法律の問題も絡む難しい業務という印象を持っていました。そのため、業務理解の必要性を感じました。
知識を得るために、まずは書籍やインターネットで一般的に必要最低限の書類や事務作業について猛勉強しました。次に、毎日人事部と関わって、実際の仕事を拝見させていただきました。実際に見ていくことで、今行っている作業がどんな目的達成のために必要な業務の地点なのか理解していきました。
実はこういう視点で業務の流れを見るだけでも、実際にシステムが動いているわけではないですが、システム化されていくのです。
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業務が多岐に渡るからこそ、要件を洗い出すことが大事
目標・目的があって仕事を進めているというのは、どこの組織もそうだと思います。部としていくら売り上げる、夏までにシステムを完成させる、従業員が仕事しやすい環境づくり……
ただ実際は毎日多くの事務作業をこなしていると、「前任者に引き継がれたから」「これがルールだから」と、目の前の大量の事務をこなしていくばかり、本来の目的が見えないことや遠回りしていることに気づけていないことがあります。
まずは立ち止まって、目的を果たすための手順を整理することが不可欠です。こういう考え方で行動していくことで、もう「仕組化」「システム化」は始まっているのです。
受け入れや面談や事務の作業…人事の仕事はシステム化の“宝の山”
まだまだ始まったばかりの、大きなプロジェクトの中にいます。今考えていることは、従業員情報の一元化や、従業員とのやりとりの記録をシステムに残すことです。
従業員情報が様々な名目で別管理になっている（人事部が管理する勤怠や給与ソフトなど）ので、マスターの情報を一元化することを考えています。
従業員とのやりとりの記録に関しては、現状メールや口頭での作業依頼となっています。事務を発生ベースで対応しているため、処理日を決めてまとめて行うことで、効率化できます。また、人事部内でタスクを共有することで、対応の抜け漏れ防止になると考えています。
システム化、頑張っていきます！
他の部署の仕事をみてみると、システム化におけるアイディアの宝が埋まっています。
他部署の業務をシステム化することは、今の仕事の仕方にけちをつけることでも、人の仕事を奪うことではありません。いつもの作業を効率化し、うまく時間を使うことで、部として会社として、今あるもの以上に新たな価値を創造することができると考えているからです。
ある部署の仕事がシステム化されれば、その部署の人員を、新たなプロジェクトに充てることもできます。それが会社としての利益創出に繋がります。
ワクチンの接種が進み、社会状況も落ち着いてくるのではと願う中、弊社では今年度、全従業員への人事面談の実施計画が進められています。働きやすい職場作りのために、会社がその実施を考えてくれることは、いち従業員としてたいへん嬉しく思います。
これからもよりよい職場環境のために、私はSEとして人事部の仕事を手伝い、システム化していきたいです。
以上、インソース 業務部の野口でした。「人事の仕事を手伝ってみた」のnote連載はこの後も続きます。ぜひ、お付き合いいただければ嬉しいです。
（業務部プロジェクトメンバー 野口）
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