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Web会議/商談を円滑に進める5つの秘訣

コロナウィルスの件もあり、テレワークを検討している方々も多いのではないでしょうか?自身の経験にはなりますがポイントをいくつかの段落にわけてシェアしたいと思います。
※Web会議/商談は以降オンラインと略して記載します。

円滑に進めるための5つのポイント

1 音声について

音声についてはポイントは大きく2つです。基礎的なことなのですがオンラインでは如実にその差がでますので注意してください。

1点目は”大きさ”です。オンラインでは目の前のPCに向かって話すために声が小さくなりがちです。画面の向こう側までの空間を意識して話しましょう。また、視線が下がると声帯も閉じやすくなりますのでなるべく姿勢を正して参加しましょう。
また、一人でPCに向かっている場合はテンションの上げ下げが少なく、声色が一定になることで一層伝わりずらくなりますので、しっかりと感情を表現することが重要です。
※1対多で会議などする場合は多数側でぼそぼそ会話しないようにしましょう。まったく伝わらないです。

2点目は"話し方”です。ハッキリ、短く話してください。ダラダラと話さない。余計な言葉(フィラー)を使わない。普段からこういった癖のある人はオンラインではとくに苦戦します。ここで直しましょう。
結論から先に端的に伝える。そのうえで補足説明を行うようにすることで格段に伝わりやすくなります。

<フィラーとは?>
えー、あのー、はい、えっと、えーっと... といったつなぎ言葉、口癖。

2 操作について

オンラインの場合は動きの前後関係がわからないために聞いている側は非常に疲れます。(疲れて集中力がなくなって頭に入らない)
ですので、その部分をしっかりケアすることで格段に伝わります。
例えばプロジェクターの前を左から右に歩けば「あぁこれから右側の説明移るんだろうなぁ」と推測できると思います。
ですからオンラインの場合もただマウスを動かすだけでなく「それでは右側中央の円グラフの説明に移っていきます」とそえるだけでストレスが格段に違います。

また、オンラインには通信のラグが発生しますので、どんなに環境の良い状態でも画面や音声が飛ぶ可能性があります。そこで注意して欲しいのはデモや資料説明の際のスクロールです。
マウスのホイールやトラックパッドを使うと一瞬にして画面が動くため、顧客は理解が追いつきません。かならず画面右端などにあるスクロールバーをドラッグして画面を動かしてください。
最悪なのは上下に行ったり来たりする人です。無駄な動きがなくなるまでデモのトレーニングを行ってください。

3. 議事録を絶対に作成する

オンラインはコミュニケーションの欠損(伝えたのに伝わっていない、勘違いして伝わってしまった等)が発生しやすいので必ず議事録を提出します。
できる営業の方であれば対面営業でも議事録を出されていますが、オンラインの場合は特に重要です。
人の記憶は曖昧で時間がたつほどに忘れてしまうので、終了直後(できれば30分以内)に送りましょう。
早く作成するコツはフォーマットを事前に準備しておくことです。

<オンラインでの議事録>
・重要な事柄に絞って記載
・向こう側の発言が誰なのか不明な場合は空白にしておき後ほど埋めていく
・会議ならタスクの整理と役割、商談だと次のステップを明記する

参考:会議の便利ツールと議事録フォーマット

4. 聞く側のポイント

会議であれ商談であれ自分が聞き手にまわることがあると思います。そんなときのポイントもこちらに記載しておきます。

まずは事前の準備です。対面よりもコミュニケーションが難しいのは当たり前ですので聞く側も事前に準備をしてください。
「顧客が準備するなんて!」という方もいるかもしれませんが、せっかく時間を投資するなら有意義な時間にすべきですし、有用な情報を聞き逃すかもしれません。
会議の一参加者であっても提案を受ける側の顧客でも必ず事前準備をしてください。

・今日の目的は何なのか?
・提案内容は何なのか?検討事項はなにか?
・提案書の流れはどうなっているのか?不明点はないか?
・誰が参加するのか?役割はなにか?

2点目は質問事項をメモなどに控える、です。対面であればその場で質問しやすいですがオンラインでは途中で割って入るのが難しいので後ほどまとめて聞こう、というシーンが多いです。その際、大抵の事柄は忘れています。商談終了後に聞くのもい二度手間ですし、社内会議であとから個別に質問するのはなんとも... な感じです。
オンラインの会議で発言しない人は冗談ではなく”そこにいない人”ですのでそれが続くと会議に呼ばれない、といったことにもなりかねませんし、商談であればせっかくの時間を無駄にし、製品検討に必要な情報をあとから聞くために二度手間になります。

5. 可能な限り時間を短くする

ここまでの4つを双方が実践すれば確実に効率化が図れます。継続的な会議体であれば時間を短くしていく、商談であれば1時間おさえつつも30分に目標設定するなど短時間での実施を目指しましょう。
不慣れなオンラインは疲労も激しいので集中力を維持するためにも短期決戦がおすすめです。
また、オンラインの特性として隙間時間でも簡単にできるので「追加で議論したい」「追加の質問に答えて欲しい」というものがあれば5-10分ですぐに実施することが可能です。

関係性はインパクト×回数で構成されている、と言われていますがオンラインはインパクトこそ対面にはまだ負けるかもしれませんが、回数で補うことが可能です。

補足:オンライン環境について

在宅勤務のオンライン環境としては以下を揃えると快適です。

・デスクかテーブルがあると良い
 地面に座ったままや座椅子とテーブルでのオンラインは厳しいです。
腰が痛くなりますしカメラをオンにすると家の中が丸見えです。

・ヘッドセットがあると良い
 音声がクリアではない、小さい、雑音が入る、といった状況はオンラインにとって最悪です。双方の集中力が途切れますしなにより重要な事柄が伝わらない可能性があります。探してみるとかなり種類がありますので本気で使うなら4-5,000円以上のものがおすすめです。

・会議の場合は外付けのマイクやスピーカーを用意する
 PCそのものでは1−3人で限界です。こちら側はいいのですがWebの向こう側はほぼなにも聞こえていません。これでは成立しませんので頻度が高いのであればご購入を推奨します。

・Web会議ツールが不調の場合に備えて別の手段を準備する
 不調になってからでは遅いので無償のツールはいくつかバックアップとして確保しておきましょう。Google hangoutやzoomなど。
 音声がイマイチだったときのために携帯電話を手元に準備しておいてくださ。映像のシェアはPCで音声はハンズフリーの携帯のパターンも可能です。

今回はここまでとなります。
スピード重視で書いたので完成度は問わないでください。ごめんなさい。

はやくこの一連の流行が収まりますように。

追伸

世界を変えるインサイドセールスを募集してますのでこちらもぜひ。
https://bosyu.me/b/UXjhzVrHBYA

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元SFDC、現BizReachにてインサイドセールスの構築。 インサイドセールスカンファレンス主催 MiiTellエバンジェリスト SPIN公認トレーナー 連載 https://sales-hacker.jp 記事 https://seleck.cc/1161

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