見出し画像

不安ゼロ、つまづきゼロのスーパーハッピーな入社体験をつくる プレ・入社オンボーディングの取り組み

井上玲 / Rei INOUE

こんにちは！カミナシHRの井上（@INOUERAY）です。

おかしなテンションのタイトルと思われた方もいるかもしれませんが、実はこのタイトルの前半はコーポレートチームが今QのOKRとして設定しているObjectiveのコピーです。

OKRの内容については色々しっかり議論がありましたよ！と言い訳しておきますが、OKRのコピー自体はおかしなテンションでシュッと出したアイデアが採用されました。

本記事の本筋とはズレますが、OKRは中身をちゃんと決めてさえいれば、ディスクリプションについてはキャッチーな方がみんな印象に残って良いと思ってます。

話題を戻して、今回はコーポレートチームが一丸となって取り組んだ入社体験のアップデートについてご紹介できればと思います。

『内定承諾』から『入社当日』までの空白期間に気づく

候補者体験（Candidate Experience）や従業員体験（Employee Experience）という概念が人事界隈でも浸透し始めています。これらの重要性は当社でも認識しており、色々と取り組んでいるところです。

そんな中、「採用オファー承諾」を頂いてから「入社当日」までの期間が候補者体験と従業員体験の間に落ちてしまっていることに気が付きます。

広義で候補者体験とも捉えられますが、選考面談のように、接点を持ち続ける明確なきっかけがありません。

下手をすると数ヶ月の間コミュニケーションを一切取らなくても過ごすことができてしまいます。

コーポレートチームとして、入社前の体験向上は入社までの不安解消やリテンションに留まらず、入社後早期のパフォーマンス発揮にも寄与するのではないかと考え、OKRとして据えることにしました。

理想の過ごし方を考えるためにヒアリングをしてみる

当社でも既に現場主導で入社前に面談をしたり飲み会に誘ったりと、オファー承諾後の期間でコミュニケーションや情報提供を行っているケースもありました。

ただ、人やチームによってバラツキがあり、一貫してなにかに取り組めている状況ではありませんでした。

例えば、

  • リファラル経由の方は紹介したメンバーと小まめにやり取りできていたが他の人はそうでもない。

  • 本人からの希望があってコミュニケーションの場を設けることはあったが、全員と必ず実施できていたわけではない。

こういった状況です。

そこで会社としてこの期間の体験をマネージできている状態にしたいと考えて、まずは直近の入社メンバーと、彼ら彼女らを受け入れたチームのメンバーにヒアリングしてみることにしました。

ヒアリング項目はざっくり以下のようなイメージです。

入社メンバーに対して訊いてみたこと

  1. 入社までの間になにかコミュニケーションを取る機会はあったか、あった場合はどんなものだったか

  2. なにかしらコミュニケーション機会があった場合、あって良かったと思うこと、無くても良かったと思うことはなにか

  3. 実際は無かったが、あったら良かったなと思うことはなにかあるか

受け入れメンバーに対して訊いてみたこと

  1. なにか入社予定メンバーとコミュニケーションを取ったか、あった場合どんなことをしたか

  2. コミュニケーションを取った場合、それはどういう目的だったか

  3. 実際にやってよかったことと、やりたかったができなかったことはなにか

ヒアリング結果とそれをふまえたアクション

合計10数名のメンバーにヒアリングをした結果、いくつか共通して挙げられた要素もあり、まずは以下のような取り組みを優先的に進めていくことにしました。

１．オファー承諾後、間を空けずにキックオフ面談を実施

選考で会っていないメンバーとの顔合わせ機会があることには、入社側受け入れ側問わず多くのメンバーがポジティブに感じていました。

面談での顔合わせ形式や飲み会への参加など形態は色々ありましたが、総じて所属予定のチームのメンバーの顔を知っていることによって安心感を覚えたり、一緒に働いていく人との会話によって入社に向けて自身のモチベーションが上がっていったという意見が多かったです。

そこでまず「今後、入社当日までの関わり方をディスカッションする場」として、キックオフ的な面談をオファー承諾後に設けることを基本の運用とすることにしました。

関わり方は入社予定メンバー本人の意向もふまえたいと考え、まずはそこをディスカッションしていく、という意図です。

※私自身、HRとして新たに加わって頂く予定のメンバーとキックオフ面談を実施したのですが、双方が良い意味で緊張感の無いリラックスした雰囲気でカジュアルな会話もでき、チームビルディング的にも良かったです。また、その場で翌月の飲み会の約束をすることもでき、さっそくポジティブな効果を実感できました。

２．入社予定メンバー向けのまとめ情報ページを作成

ヒアリングの中で、入社前の情報提供についても、まだまだ向上余地があることが分かってきました。

例えば、入社メンバーへのヒアリングの中で、会社の福利厚生の１つである貸与品制度（※）を知らず、危うく自宅用備品を自費で買ってしまうところだった、というコメントがありました。

また、「事前に勉強しておいたほうがよいことはなにか」という質問をいただき個別に推薦図書などを案内したこともあり、実際ヒアリングした中でも、「可能な範囲でプロダクトのドメイン知識はインプットしておきたかった」というコメントもありました。

その他にも、入社当日のスケジュールや持参物などの事務的な案内についても課題を感じていました。これまでメールで案内していたのですが、メールでのプレーンテキストで送るにはヘビーな情報量になってしまっていたり、メールのラリーの中で埋もれてしまうことも多く、運用として今ひとつと感じていたのです。

そこで今回は、

  1. 入社前後で利用できる社内の制度や仕組みを事前に知ることができる

  2. 入社前後にまつわる案内やお役立ち情報をいつでもキャッチアップできる

  3. FAQを参照することで、個別具体の疑問・不安の解消をすぐに行うことができる

という３つの観点で体験向上することを目指して、Webサービスにおけるチュートリアルやヘルプページのような役割を果たす情報ページを作成することにしました。

まだまだ発展途上ですが、こんな感じです。

入社者向け情報ページ

３．入社前相談・説明会の開催

ヒアリング結果をふまえた直接アクションはこれまで挙げた２つですが、これらのフォローアップ、あるいはカバーできていない部分のケアをするために、自由に参加できる説明・相談会を実施することにしました。

入社メンバーの経験してきた業務環境・業界やリテラシーが人それぞれであるため、画一的な情報提供や入社後オンボーディングではケアしきれないという課題感もこれまでのオンボーディングの中で感じており、個別フォローの必要性を感じていたのです。

現状のメニューは、業務端末や利用ツールに不慣れな方や、初めての転職で勝手が分からない方が事前に不安解消できる機会になることを主眼として実施を開始していますが、今後PDCAを回しながらより有益な時間にできればと思っています。

熱量やモチベーションの流れを切らずに入社後オンボーディングへつなぎたい

オファー承諾から入社当日までは、人によっては３，４ヶ月空いてしまうこともあります。

この期間をお互いにとって有意義に過ごし、ベストなコンディションで入社当日を迎えられるよう、引き続き改善や工夫をしていきたいと思います。

なお、冒頭で紹介したOKRでは今回のプレ・入社ボーディングと入社後オンボーディング両方の向上をスコープとしており、入社後オンボーディング側の話についてはまたどこかで紹介できればと思います。

さいごに

カミナシは組織としても急成長し始めたところ。コーポレートチームも実はまだ社員3名です。一人ひとりが自身の役割を幅広く持ち、協力し合い、まだまだ整っていない色々な仕組みを構築しながら事業成長を支えています。

そして今ある仕組みも組織の状態に合わせ常に改善や変更を意識しており、「新しく仕組みをつくること」と「今ある仕組みをもっと良くすること」を日々行っています。

自分の気づきやアイデアをすぐカタチにできることや、「もっとこうしたら良いのに」という感覚をすぐに改善施策として取り組める環境はとても刺激的です。

コーポレートチームでもバックオフィスやHRを募集中なので、興味がある方はぜひ声をかけてくださいね！

募集ポジション

メンバーのMeety


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？