リモートワーク時のコミュニケーション密度・業務効率を上げるために
リモートワークやテレワークへの注目が今集まっていますが、オフィスでの業務と変わらない生産性の高い仕事をするうえで、クラウドサービスをはじめとした情報共有・コミュニーケーションツールが不可欠です。
インゲージでも、在宅勤務・リモートワークを自社内でも行っておりますが、自社のシステムRe:lationを活用し、生産性・効率性を保って業務が行えるように環境を整えています。
手前味噌な内容であるのは承知のうえで、弊社システムのご紹介をします。リモートワークをするうえで、弊社システムを活用する最大の利点は「同じ場所で勤務しなくても、コミュニケーションの密度と生産性を高いまま維持できる」ということです。
そもそもRe:lationとは？
メール・Twitter・LINE・チャット・電話など複数のコミュニケーションツールを一元管理でき、チーム・部署内で共有可能なクラウドサービスです。
会社のメールは、個人のものではなく会社の財産です。それはほかの議事録やファイルと同様、共有されるべきものと私たちは考えています。
むしろメールを共有することで、お互いの業務が見える化でき、急な休みやトラブル時にも代理での対応が可能になります。更にRe:lationならやり取りの流れも視覚的にわかり、確実な情報共有が実現できます。
対応状況がひと目でわかるステータス管理機能
Re:lationではメールをフォルダで管理するのではなく、ステータスで管理しています。そうすることで「まだ対応していないメール」が一目で分かり、メールの返信を書いているとリアルタイムで反映されますので、今・誰が・何を対応しているかまで簡単に把握できます。
リモートワークしているチームのメンバーが今どんな業務をしているのか、進捗はどうなっているのか、など対応状況から判断することが可能です。
コメント機能でメッセージ単位での相談・報告が可能
メッセージ単位でコメントできる機能があり、「お電話ありました」「返信どうしましょうか？」「こちらどう思います？」など、細かなコミュニケーションがここで行えます。
リモートワーク時や在宅時においては、「ちょっとした相談がやりにくい」「チャットとメールで複数画面を行き来しなければならない」といったストレスが発生しがちです。
リモート勤務でよく課題として挙げられる「オフィスとのコミュニケーションの情報格差」を解決できる有効な手段となります。
また、こちらのコメントはSlackと連携して、Slackのメンションとも同期させることができますので、より通知に気づきやすくなります。
部下のメールを承認・差し戻しでき、変更した箇所もひと目でわかる
メール業務に不慣れな新人が周りのサポートのないリモート環境で業務にあたることを不安に思う上司もいるかもしれません。
Re:lationには「送信時に上司に承認依頼を送り、承認がなければ相手に送信されない」という機能を備えています。
さらに差戻しをする場合、あるいは一部加筆修正して送信した場合に、どこを直したかが一目でわかるよう変更内容比較を表示させる機能もあります。
リモートワーク時、どうしても部下や後輩の教育・指導がしづらく疎かになりがちですが、こうした細かな点も指導することが可能です。
ダッシュボードで対応件数・対応時間を把握
リモートワーク時の生産性や効率を計測するにあたって、各個人の対応件数や対応時間などが把握できたほうがいいケースもあります。Re:lationでは、ダッシュボード上で各個人の件数を把握できるほか、問い合わせ内容などをラベル分けし、ラベルごとに集計を取ることもできます。
日々の業務の改善に、また個々人の作業効率の見直しや教育に役立ちます。
そのほかにも、テンプレートの共有や自動ルールの設定など、便利に効率的にメール業務を行える機能はたくさんあります。リモートワークの導入が喫緊の課題となっている今こそ、ぜひ使っていただきたいです。
東京都に事業所がある場合は、下記のような助成金を活用し、クラウドサービスの初期導入費や3か月分の運用費に充てることもできます。
詳しくは下記のリンクより募集要項をご参照ください。
記事を読んでいただいてありがとうございます。これからも情報発信を続けていきます。