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カンタン仕事効率化~タスク管理ツール利用のススメ~

いよいよ4月になって新社会人として新生活が始まる方も多いのではないでしょうか?
私自身も2018年の4月にフィードフォースに中途入社をして、アナログ世界からITベンチャーに飛び込んだことで仕事環境が一変したのを覚えています。
今回の記事では、もともとアナログ世界の住人だった私が新生活を始めるみなさんにおすすめしたい「タスク管理ツールによる仕事の効率化」についてご紹介します。

【筆者紹介】
いくみん
・予備校のお姉さんを経て、ITベンチャー人事2年目。
・アナログ世界を抜け出して、新卒ポテンシャル採用を中心にタスクを捌きまくる日々を送っている。
・好きなものはうさまる。


ITド素人がSaaSツールを使うようになったわけ

私の前職は民間教育企業いわゆる予備校でした。
それなりにパソコンを使った作業はしていたものの、紙のボードやビジネス手帳、ノートなどでほとんどのタスク管理をしていました。
チームのスケジュールも紙の予定表に書き込み共有する…というアナログ方式が基本でした。

そんな環境で新卒時代を送った私が最先端のSaaSビジネスを行うフィードフォースに入社し、まず感じたことは…。

「紙(書類)が少ない!」
「誰もノートにメモしていない!」
「オンラインのコミュニケーション量がハンパじゃない!」

業界も職種も未経験という完全なる未知の世界で、小さなことでもマネージャーに確認してから進めようと意気込んだものの、山ほど確認事項ができてしまい、実体以上にタスクが膨大に感じていました。
おまけにIT音痴の自分をよそにバリバリ使いこなす周りの同僚たちを見て、迫りくる焦燥感…。

さらに人事のように面談や来客対応が多く、その合間に社内外問わず色々な人とやりとりをしながら仕事を進める人にとって「予定を予定通りに行う」のは意外と難しいことです。ちょっとした隙間時間に「今やっておくべきこと」を判断する必要があるので、これはなんとかしなくてはと思いました。

こんな私でも「仕事効率化」の社内研修でマネージャーから教えてもらった”あるツール”を使い始めたことでカンタンにタスク管理ができるようになりました。

それが今回ご紹介するタスク管理ツール、その名もTodoistです。

無料機能だけでも十分。To Doリストツール利用3つのメリット

Todoistは、いわゆるTo DoリストのSaaSです。基本機能はすべて無料で利用でき、文字入力さえできれば誰にでも使える「シンプルさ」「手軽さ」が魅力のツールです。お恥ずかしながらPC音痴だった私でもまったく問題なく利用でき、かなりの効率化を実感しています。

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ここからは私が実際に使ってみて感じた「ココがいい!」という3つのメリットをご紹介します。

●タスクの追加・検索のスピードアップ

これは当たり前といえば当たり前ですが、紙に手書きで記録することに比べて時間を大幅に短縮できます。
仕事中は常にTodoistを開いておき「●●をやっておこう」と思った瞬間にボタン一つでタスクを追加、タスクが完了したらワンクリックで非表示にします。正直「ノートを開く・メモする・探す」といった時間は、大したロスではないように思っていたのですが、その時間を1週間、1か月、1年と積み重ねることを考えるとやはり時間のムダだったなと痛感しました。

また、追加したタスクは「プロジェクト」ごとに振り分けることができるので、やるべきことを把握しやすく、圧倒的に探しやすいです。
さらにラベル機能で「@要確認」「@保留」などとつけておくと、プロジェクトをまたいでラベル検索もでるので、メモを残すにも探すにもとにかく速いです。

●簡単プライオリタイズで効率アップ

とにかく手軽にメモできてしまうので、あっという間にタスクが増えていきますが、ツールを使えばタスクの整理が非常に楽です。
Todoistに追加したリストは、ドラッグで並び順を入れ替えたり、3段階の重要度フラグをつけることで優先順位が一目でわかります。
新たなタスクの出現によって、既存のタスクの優先度が変わることもよくありますが、ちょっとしたスキマ時間にささっと並び替えて更新しておくと、常に最新の優先度を把握してタスクに向かうことができるのです。優先フラグをつけるとそのタスクが自動的にリストの上部に来るので、やりやすい方で整理できて便利です。

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紙や付箋に書いていた時はそういった操作がしにくかったのですが、それが一瞬でできるようになったことでタスクの優先度がわかりやすくなり「今この時間でやったほうがいいことは何か」を以前より意識するようになりました。

●モチベーションアップ

ここまで一般的な機能面でのメリットをお伝えしてきましたが、デジタルツールならではのユニークな機能でモチベーションまでサポートしてくれます。

Todoistでは「カルマ」と言って、設定した1日の目標タスク数とその到達度によってポイントのような評価が溜まっていきます。小さなことですが達成すると「おめでとうございます!目標達成です!」とお祝いしてくれるので、一人でもくもくと取り組んでいるときにも小さな達成感が感じられてよいです。

また過去1週間に完了したタスクの数や目標達成状況などもグラフで見ることができるので、自分の頑張りが目に見え、モチベーションアップにもつながります。タスクを完了した際、完了ボタンをポチポチと押していくの気持ちが良く「片付けた感」が味わえます。

タスク完了

仕事効率化にとどまらない!タスク管理SaaSの利用メリット

ここまで、仕事効率化におすすめしたいタスク管理SaaSを使うメリットをお伝えしてきました。
私自身は、はじめて仕事でSaaSを使ってみてから早くも2年が経ちましたが、結果としてはメリットしかありませんでした。

Todoist(タスク管理ツール)を使ってみて…

●タスクの把握が楽になった

●タスクを見える化したことで、優先順位がつけやすくなった

●PCが苦手でもまったく問題なく効率化を実感できた

●仕事のやり忘れの心配がなくなって心に余裕ができた

●仕事の優先順位をより意識するようになった

ツールによる仕事効率化自体だけでなく、それを通して心の余裕ができたり、仕事の進め方自体への意識が高まったりする間接的な恩恵を個人的にはより強く感じました。

使ってみてわかったのですが、大事なのはとりあえず試してみることです。今回紹介したTodoist以外にも、もっとシンプルな機能に絞ったGoogle Tasksや、付箋を動かす感覚で使えるTrelloなど、自分でよさそうと思ったものをまずは使ってみることで、嬉しい効果を実感できるかもしれません。

もし合わなかったらその時はその時で、何も失うものはありません。とりあえず試した結果、少しでも時間の使い方を豊かにしてくれたならラッキーです。そんなふうに、SaaSで豊かさを感じてみてはいかがでしょうか。

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タイ料理とビールとイギリス英語とクラシルが好きなITベンチャー人事。読む専のつもりです。
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