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開発した情報共有ツールを使いまくってみたら驚愕の結果が得られたので、僭越かつ手前味噌ながら自慢させてくれ

何が起こったのか?

自社で開発した情報共有ツール welog(ウィーログ)を全社員で約一年間使ったところ、なんと、会議時間が年間7,700時間 → 5,100時間と2,600時間(33%)短縮され、大幅なコスト減(金額に換算して3,208万円の削減)につながりました。

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ある程度の効果は出ると踏んでいましたが、正直、ここまでとは思っていなかった。

ということで、年間のミーティング時間を2,567時間削減し、3,208万円のコストを削減した秘策中の秘策を(恥部も含めて)全公開します。

使ったのはこれ。

なぜ開発したのか?

うちの会社(トライバルメディアハウス)は、創業15年目、国内社員数120人(+ベトナムのハノイに30人のエンジニアがいる)マーケティング会社です。年間150〜200社の大手企業と、1,000〜1,500のプロジェクトを実施しています。

年間プロジェクト数

プロジェクト(提案)が立ち上がると、提案内容に必要なスキルを考慮して、最適なスタッフをアサインします。

大きなプロジェクトになると、リサーチャーやコンサルタントが解決すべき課題を特定し、その後、プランナーが課題解決に向けた具体的な企画を立て、ディレクターが制作物の進行を管理し、プロモーションが実施され、効果測定する、といった流れで進行します。フェーズごとに深く関与するスタッフが入れ替わることも少なくありません。

小さなプロジェクトだとプロジェクトマネージャー含めて2〜3人、大きなプロジェクトになると10人以上のスタッフが参画します。

こんな感じで、多くのスタッフが関与し、しかもメンバーが出たり入ったりするプロジェクトになると、どうしても情報があちこちに点在してしまいます。

会議の議事録や個人のメモを取る場所は、WordやGoogle Document、メモ帳、チャットツール、データの保管場所は、各メンバーのPC、スタッフだけが接続可能な社内の共有フォルダ、Google Driveなどに分散していました。その結果、「あの情報どこだっけ?」がそこかしこで起こっていました。

これが2〜3人のプロジェクトならまだしも、関与するメンバーが5人や10人で、かつメンバーの出入りがあり、期間も長期に渡るプロジェクトになると、情報共有の非効率性がクライアントに提供するサービスの品質にも関わる事態になりかねない、という危うい状態でした。

日常で発生している「あの情報どこだっけ」という、資料や情報を探す情報探索コストは馬鹿になりません。

いままでは、途中からプロジェクトに参加するメンバーへの情報・資料共有などにも膨大な情報探索コスト+コミュニケーションコストが発生していたんだと思います。

「これ、解決しなきゃやばくないか?」「というか、うちが困ってるなら、同じようにプロジェクトベースで仕事をする会社はみんな同じ課題を持っているんじゃないか?」と考え、welogの開発プロジェクトを立ち上げました。

で、このサービスを他社に販売するなら、自社でどのくらい生産性が向上するのか、データで実証しなければ説得力のカケラもないよね、と考え、自社で利用して得られた結果を公開することにしたというわけです。

まず、使いまくった

紺屋の白袴じゃいけないので、まずは自分たちで使いまくりました。利用開始は2020年の6月。コロナの影響で全社完全フルリモートに移行して数ヶ月が経った頃でした。

welogは、チームで使うEvernoteみたいなものなので、画面はEvernoteに似ています。個人が、新規のノートを立ち上げ、情報を書き込みます。

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ノート数が少ないと、社内で誰も使ってない…(´;ω;`)となるので、累計ノート数は「使われているかどうか」を判断するとても大事な数字です。これが2021年3月末時点で約5,000ノートに達しました。

note数の推移

10ヶ月で5,000ノート書かれたということは、1ヶ月で500ノートが書かれているってこと。1ヶ月の稼働日が20日だとすると、1日平均25の新規ノートが書かれ、共有されている計算になります。

すごいじゃん!

うちのスタッフは真面目で素直なので、自社でつくったサービスでも、使い勝手が悪かったら絶対に使いません(笑)

もちろん、開発メンバーから「自社サービスなんだから積極的に使ってね!」という働きかけはしましたが、ここまで活発に利用されるとは思っていませんでした。

まず変化があったのが議事録

ここからは、welogを利用している国内スタッフ120人に対するアンケート結果を紹介します。

まず、変化があったのが議事録です。

年間150〜200社のクライアントと、1,000〜1,500のプロジェクトが実施されるわけですから、ミーティングの数も半端じゃありません。社内ミーティングと社外(クライアント)ミーティングで相当な数が実施されていました。

大事なミーティングと議事録はセットなので、ミーティングの数だけ議事録がある(はず)です。

議事録書く習慣

議事録を書く習慣ができた…!良かったね!(いままで書いてなかったのかよ…!)

「議事録を書く場所はwelog」と記録する場所が明確になるだけで、こんなにもみんなの行動が変わるとは。

議事録を書く。当たり前過ぎて恥ずかしいんですが、この当たり前のことが当たり前にやりきれていなかった

議事録共有にかかる時間

これですね。

いままでは、議事録を書く場所が、メモ帳やWord、Google Documentとバラバラで、かつ、共有される方法もメールやチャットなど、さまざまでした。

それが、書く場所はwelog、共有場所もwelogになったことで、情報共有にかかる手間が劇的に削減されたという結果に。

ブラボー!

議事録の振り返り

そしてこれ!

議事録の目的は、議論されたこと、決定事項、次までの宿題などを整理・記録し、共有することですが、実はそれは手段であって、真の目的は、前回のミーティングで決定されたことや次までの宿題を振り返り、漏れなくキッチリと準備をすることのはずです。

えてして、議事録は、書かれ、共有されたらおしまいで、誰も振り返らない(見直さない)なんてことが起こりがちです。でも、本当はそれじゃ意味がない。

チャットツールなどで共有され、流れていってしまい、どこにあるかわかりづらく、探すのが面倒だから振り返らない、ということが起こっていたんだと思います。

それがなくなった。

エクセレント!

業務の引き継ぎやキャッチアップ

意外と盲点だったのがこれです。

引き継ぎやキャッチアップ

会社なので、退職者もいれば入社してくる人間もいます。引き継ぎもあれば、長期のプロジェクトであれば途中参加も当たり前です。

そして、大きなプロジェクトであればあるほど、深く関与するスタッフが(プロジェクトのフェーズによって)入れ替わります。

途中で入ってきたスタッフが、以前の流れを理解し、次にとるアクションを誤らないようにするためには、前後の文脈を含め、かなりの情報を共有する必要があります。

情報量は膨大、資料も膨大、やり取りも膨大、それらがいろんなところに点在していて、すべてを確認することは難しい。

でも、welog導入後は、議事録はwelogにあるし、提案書やタスク&スケジュールなどのデータもwelogの「プロジェクト別ワークスペース」に入っている。

新しく入ったメンバーは、welogのワークスペースに行けば、いままでのすべての情報が格納されているため、そこだけ見ればキャッチアップすることができるようになりました。

ワンダフル!

結果、業務や案件のレクチャー時間が大幅に短縮されました。

案件や業務レクチャー時間

ファンタスティック!!

社内制度・ルール・業務マニュアルの共有

続いて、社内制度、ルール、業務マニュアルなどの共有効果について。ニーズあるだろうな〜と思っていたら、やっぱりそうでした。

ルールやマニュアル探す手間

当然、情報を探す時間も短縮されました。分からないことがあったらとりあえずwelogで検索をしてみるということが社内で浸透したことも非常に大きかった。welogで検索すれば欲しい情報が出てくる。まさに社内Googleのような存在です。

ルールや制度を探す手間

とあるスタッフからは、『依頼や問い合わせの内容が、「あの資料ください」、「これって誰に聞けばいいんですっけ?」から、「welog見たんですが、その上で質問があります」という内容に変わってきたため、スムーズに対応できることが増えたし、問い合わせの質も変わってきたように実感しています。』といったコメントも。

業務パフォーマンスが爆上がった!

そして、令和の奇跡が起こりました。喉から手が出るほど欲しかった、業務パフォーマンスが向上したのです!!

業務パフォーマンス向上

我々の会社はサービス業なので、無形性(形が無い)、不可逆性(貯蔵できない。消滅性とも言われる)、不可分性(サービスの提供者と受領者が一緒にいなければならない)、需要の時期的集中性(時期的変動性とも言われる)、品質の変動性などの特性があります。

ちなみに、不可分性は、ネットの普及によって、地理的・時間的な同期がなくてもサービスが提供しやすくなりました(例:証券サービスや銀行サービスなど)

中でも大きいのが、品質の変動性です。これは、サービス提供者によってサービス品質がばらつくよね、というもの。

サービス業で最も重要な資源は人的資源、つまり人材であり、会社のパフォーマンスは、人材(スタッフ)のパフォーマンスの合算です。

ほぼすべての仕事はひとりではなくチームで行うので、チームのパフォーマンスを上げる必要がある。

で、チームのパフォーマンスを上げるためには、個人の業務生産性を上げる(品質の底上げと平準化)だけでなく、それぞれの持場で働くスタッフ間の情報共有が鍵を握っていたことがわかりました。

チームを率いるプロジェクトマネージャーもひとりの人間ですから、それぞれに仕事の癖があります。

プロジェクトメンバーは、同時に2〜5件のプロジェクトにアサインされているため、参加しているプロジェクトごとに(プロジェクトマネージャーの癖によって)記録・共有方法が異なることが発生しており、それがプロジェクトによる品質の変動性が発生する要因になっていました。

プロジェクトが持つ情報の整理、記録、共有法が一元化する→全社員の仕事の進め方が標準化される→全チームの情報共有効率が向上する→プロジェクト(プロマネ)による品質の変動性が最小化される→業務パフォーマンスが向上する、という風が吹けば桶屋が儲かる的数珠つなぎが実現しました。

オーサム!

会議時間がこんなに減った

会議時間の減りっぷりはこの通り。7,700時間が5,100時間と、2,600時間(33%)削減されました。

削減時間

金額換算すると、9,600万円が6,400万円となり、3,208万円(33%)も削減できちゃったと…。

削減コスト

効率だけじゃなく効果も上がっている

大事なのがこれ。

効果と効率の違い


チーム内での情報共有の円滑化は、業務効率を上げるだけでなく、業務効果も上げたことです。

効率と効果は違います。

効率は、同じアウトプットを最小のインプットで実現させることであり、効果は、同じインプットでアウトプットを最大にすることを指します。

「ミーティング時間が削減された!その分、ミーティングに関連するコストも下がった!」というのは効率の話ですが、大事なのはむしろ効果の向上です。

情報の共有が円滑になったことで、情報探索や認識合わせのための時間が減り、アウトプットに時間をかけられるようになりました。それは、新たなアイデアを生み、サービスの品質を向上させ、クライアント満足度を上げることにつながります。

情報共有の果実は、効率の向上だけにあらず。真の果実は、効果の向上にあり!

まとめ

(1) スタッフの数だけ「仕事の癖」がある

スタッフには新卒も中途もいます。特に中途の場合、数年間は仕事をしてきているわけですから、前職での経験やルールを含め、仕事の癖があります。

ドキュメント作成ツールや置き場所、共有法など、ちゃんとルール化をしないと、スタッフ数が増えるに連れ、カオスになることがよくわかりました。

(2)情報の記録・共有方法にはマニュアルが無い

これはうちの恥部なのかもしれませんが、意外なほど、情報の記録や置き場所、共有方法って、個人やチームの裁量(それこそプロジェクトマネージャーの仕事の癖)に依存するなと。

そして、放っておくと、あれよあれよと情報が点在化・散在化してしまう。どげんかせんといかん。

(3)メンバーには出入りがある

プロジェクトには引き継ぎもあれば途中参加もあれば途中離脱もあれば風邪で休むこともある。情報をキャッチアップするために、実はかなりの負荷がかかっている。

(4)馬鹿にできない情報探索コスト

1回だけの検索であれば大したことはないかもしれない。でも、その情報探索コストの全社的蓄積はかなりのボリュームになっている。

(5)議事録が正しく活用されるようになった

記録するだけの議事録から、共有され、振り返り、次に活かすための議事録に変わった。情報共有の効率が向上することで、業務パフォーマンスが向上した。

(6)同時編集の威力

通常の会議では、議事録の担当者が一人いると思います。

でも、会議が終わって議事録を共有すると、あの情報が漏れている、ここはこういう意味じゃないなど間違いが発見され、複数メンバーでの修正が入ることが多々あります。

welogのように同時編集が行えると、会議終了時には確認や修正がほとんど必要ない議事録が完成するようになりました。会議後の議事録の清書や確認がなくなることは、決して小さくないインパクトだった。

(7)フローとストックのハブが必要だった

チャットは便利だけど流れちゃう、Google Driveはストックに便利だけど、いちいちアクセスして探すのが面倒と、この世に万能なツールはないんだなと。

この問題を解決するためには、フローとストックをつなぐ「ハブ」が必要でした。ハブの存在により、チャットツール↔welog↔Google Driveの連携が進み、情報探索の軽減という大きな果実を享受できるようになりました。

開発した情報共有ツールを使いまくってわかったこと

とどのつまり、「良い仕事」の鍵は情報共有”効率”にあり、効率が上がると”効果”(業務パフォーマンス)が上がることがわかりました。効果を上げるためには、まず効率をあげなきゃ駄目なんだなと(時間という資源は有限なので)

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長い自画自賛noteを読んでくださり、ありがとうございました。ここで書いたことはすべて事実です。

「怪しい!」と思う方は、ぜひ実際に使って試してみてください。

大丈夫!そんなあなたのために、無料トライアルがあります。使ってみて、スゲーイマイチ!と思ったら、フェードアウトすればよろし。ノーリスク!(製品に自信があるので、うちはしつこい電話営業とかしません)

ちなみに、有料契約したとしても、一人月額300円と、スタバのコーヒーよりもお安く使えます。30人で使っても月額9,000円、100人で使っても3万円です。

お安い!

ということで、welogの無料トライアルはこちらです。ぜひ、みなさんのチームも素晴らしき世界を体験してください。

ご武運を!

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池田紀行@トライバル

サポートされたお金で熱く胸たぎる自己啓発本か元気になるDVD買います ∠( ゚д゚)/

ヤーマン!
ソーシャルメディアに強いトライバルメディアハウス代表。得意領域はソーシャルメディア、ブランド、インフルエンサー、効果測定など。著書・共著書10冊。年間講演回数50回以上。サーフィン、ワーゲンバス、キャンプ、登山、DIY、ロードバイクが大好きな48歳。鎌倉稲村ヶ崎在住の2歳児パパ