出張費の適切な管理法：知っておきたい経理・税務のポイント
はじめに
ビジネスにおいて欠かせない出張。営業担当者は常に不在で日本中、世界中を飛び回り、いつもオフィスの中はガラガラなんてことも。
本記事では、会社が従業員や役員に支払う出張費や出張手当について、経理や税務の観点から解説します。とかく節税の話が取り上げられるこの論点、適切な管理方法と大事なポイントを押さえていきましょう。
本文
1. 出張費と出張手当：似て非なる二つの違い
まずは「出張費」と「出張手当」の違いを理解することが重要です。
『出張費』は、交通費、宿泊費、食事代、その他の雑費など、実際にかかった費用のことです。通常は領収書を基に精算します。経理処理では「旅費交通費」「出張旅費」といった勘定科目で処理するのが一般的です。
一方、『出張手当』は食事代や雑費を補填するために社員に対して一律で支給される金額です。実際の支出に関係なく決まった額が支給されるため、領収書は不要です。これも「旅費交通費」「出張旅費」で処理しますが、「出張手当」という補助科目を設けると経理上の管理が容易になります。
2. 課税上の取り扱い：非課税のメリットと注意点
出張手当の課税上の取り扱いは重要なポイントです。「通常必要とされる範囲内」の金額であれば、出張手当は所得税が課税されません。これは従業員にとってメリットがあります。さらに、会社側も全額を経費として計上することができます。
ただし、注意が必要なのは「通常必要とされる範囲内」という点です。過度に高額な手当は給与（役員の場合は賞与）とみなされて課税される可能性があります。また、消費税については、国内出張は課税仕入れ（控除対象）、海外出張は不課税という扱いになります。
3. 適切な出張手当の金額設定
出張手当の金額設定は慎重に行う必要があります。一般的な相場としては、
国内宿泊出張の日当：2,000円～5,000円
日帰り出張の日当：1,500円～3,000円
程度です。ただし、これらの金額は業界や地域によって異なる場合があるため、自社の状況に応じて適切な金額を設定することが大切です。
さらに、出張旅費の相場は役職によっても変わってきます。例えば、宿泊費の上限は、一般社員から管理職、役員と役職が上がるにつれて高くなる傾向があります。具体的な金額は各社の方針によって異なりますが、一般的には数千円から数万円の範囲で設定されることが多いです。
日当についても同様に、役職によって異なる金額が設定されることがあります。一般的には、数千円から1万円程度の範囲で設定されることが多いようです。
ただし、これらの金額はあくまで参考値であり、各企業の事情や業界の慣習によって大きく異なる可能性があります。自社の状況に合わせて適切かつ合理的な金額を設定することになりますが、「実費負担の弁償」の視点から慎重に検討する必要があります。
4. 出張旅費規程：トラブル防止の要
適正な出張手当を支給するためには、「出張旅費規程」の作成が不可欠です。この規程には以下の項目を含めることが重要です：
対象者：役員および従業員全員を対象とすること
出張の定義：出張とみなす距離や条件を明確にすること
旅費の種類：交通費、宿泊費、日当などを明記すること
宿泊費の限度額：役職ごとに設定すること
日当の計算方法：役職ごとに設定し、日数で計算すること
精算方法：仮払い申請方法や精算期限などを規定すること
明確な規程を設けることで、従業員間の公平性を保ち、税務調査の際にも適切な説明ができるようになります。
5. 課税リスクと対策：陥りやすい落とし穴
出張手当には課税上のリスクも存在します。例えば、過大な手当支給や実態のない出張手当の支給は、給与所得として課税される可能性があります。
また、出張旅費規程の不備や記録の不十分さは、税務調査の際に指摘を受けることになります。「規程さえあれば隣のビルに出かけても出張」なんて話も出回っているようですが、常識的に考えて論外です。
これらのリスクを回避するためには、次のような対策が効果的です：
出張旅費規程の定期的な見直しと更新
出張手当の金額設定の根拠の明確化
出張の実態を証明する記録の徹底的な管理
税務の専門家による定期的なチェック
従業員への出張手当に関する教育と周知
まとめ
・出張費は実費精算、出張手当は固定金額で支給
・適正な範囲内の出張手当は非課税のメリットあり
・明確な出張旅費規程を作成し、運用する
・高額すぎる手当には注意が必要、あくまでも実費負担の弁償
・出張の記録（報告書、精算書）は必ず保管する
これらのポイントを押さえて適切に運用することで、従業員の満足度を高めつつ、企業のコンプライアンスも維持することができます。
おわりに
ビジネスの世界では、出張は避けられません。しかし、その経費管理は複雑で、間違いを犯すと税務の取扱いやコンプライアンスの面で大きな問題となります。
本記事で解説した経理上・税務上の取り扱いを参考に、自社の出張費および出張手当の管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました！