報告資料なんかいらない
何が嫌かって進捗報告やちょっとした説明のための資料作成である。
お客さんへのプレゼンテーションや何かしらの発表の場でもない限り、社内での報告のためにいちいち資料なんて作りたくない。いや、作らなくてよい。
上司が詳細な報告を求めてきたら「このドキュメント読んでください」とか「この課題でやりとりしています」と言ってURLをペタッと送ればいい。無礼でもなんでもなく、効率的で漏れのないやり方だ。
すでに色々と資料があるのに、報告のためにさらに作るなんてナンセンスだ。もし、思い当たる節があるなら仕事の進め方を見直した方がよい。上司が丁寧な報告資料を求めるのであれば、上司への教育が必要だ。それぞれのケースの対応方法を書いてみる。
情報が一ヶ所に集まるような仕事の進め方をしているのか？
プロジェクト関連の情報置き場を作る
打ち合わせの際は必ず議事録を作る
プロジェクト専用の会話チャネルを作る
まずはここら辺のことを徹底しておく必要がある。上記ができていないから方々に散らばった情報をかき集めて報告資料を作成する羽目になる。
僕は弊社製品であるBacklogとTypetalkを使って情報の集約を行なっている。そして全ての情報をオープンにして、関係者はいつでも閲覧可能にする。とにかく行動記録と会話記録を残せ！
BacklogのPdMである白川さんが書いた素晴らしい記事があるので紹介する。僕の言いたいことはここに集約されている。
Backlogではコミュニケーションの中心には常に課題、つまりタスクが存在しています。そのため、そこに関わるメンバーのコミュニケーションは自然とタスクに関することに限定され、そのタスクを処理すること、あるいは問題を解決することに意識が向かいます。
情報があるべき場所に集約される仕組みがあると、普通に日々の業務を進めるだけで報告資料も同時に作られる。これにはツールの力が必要だ。だからBacklogを契約してくれ。
進捗を確認を求める上司には、課題のURLを連絡すればいい。
ドキュメントや課題を読んでくれない上司にいかに対応するのか？
他人を変えることは不可能だ。自ら変わることを祈りながら待つしかない。
報告を求められたら根気強く該当資料のURLを送り続けよう。
二言目には「課題に書いてあるんですけど〜」「ドキュメントに書いてありますが〜」と、さもあなたの確認不足ですよって感じで嫌味を言おう。
それでもダメなら沢渡あまねさんを呼んで講演してもらうしかない。あの方ならしばきまわしてくれるはずだ。予算がなければ沢渡さんの著書、仕事ごっこを会社の本棚にでも置いておこう。
進捗を知りたい時、弊社ではまず課題のURLを聞かれる。情報に目を通してなおわからなければ質問するってスタンスの人ばかりだ。最高だ。
再度書くが他人を変えることは不可能に近い。僕たちにできることは自身の行動を変えて、後輩に同じ苦労をさせないことだ。
情報を整理する。無駄な資料は作らせない。
これが当たり前になると、次第に無駄な資料を求める上司への風当たりが強くなる。こんな文化はやめようってなる。悪しき習慣を断ち切っていこう。
もうひとつ書くと、
上司なりマネージャーなりは、情報を自ら取りに行かなければいけない。活動記録（ここでいうところの課題の消化状況や会議の議事録）に日々目を通し自ら把握しなければいけない。報告資料を待っているようではだめだ。コードがどれくらい書かれているのかもGitのログを見ればわかる。待ちの姿勢はマネージャーとしての職務怠慢だ。
それでも人は隠したがる
全ての情報をオープンにして、関係者はいつでも閲覧可能にする。と書いたが、抵抗のある人は多いと思う。仕事がうまく行かなかった際に、自身の醜態を晒すことになるからだ。まあ、気分のいいものではない。
なぜ弱さを見せあえる組織が強いのかの中でも、人は自身の弱みを隠すために多大な労力をかけていることが指摘されている。
情報を隠したがる原因が叱責や罰則であれば、そもそもの組織文化に問題がある。この状況で無理やり情報の開示を進めると、虚偽の報告をするようになってしまう。進捗が芳しくない際に取るべき対応は叱責ではなく、協力やタスク自体の見直しだ。
そうではなく、弱さを見せるのは自身のプライドが許さないって場合は、そんなプライドは捨てろや！としか言いようがない。個人ではなく、組織としての目標達成にプライドを持ってくれ。
話が少し逸れてしまったが、ちゃんとこんな感じでまとめとする。
日々の行動を可視化しましょう
情報を一ヶ所に集約させましょう
みんなが見れるようにしましょう
上司やマネージャーはまずはそれを見ましょう
無駄な作業が少しでも減ることを祈る。
この記事は「プロジェクトマネジメントとか組織作りとか Advent Calendar 2022」の12月6日分として書きました。僕が普段考えていることを言語化しています。
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