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定例会議を上手につかおう

定例会議は句読点だ!

文章執筆における基本のひとつに、“読みやすさを考えて句読点を打つ”ということがよく言われます。つまり、ほどほどで区切るということです。

広報コミュニケーション活動における「定例会議」も、この句読点の役割があるんじゃないかなと思います。

「どうしたら自社サイトの運用が続きますか?」「コンテンツ企画が滞りがちで悩んでます」「情報発信で成果を出したい」という相談をいただいたときには、「定例会議、やってますか?」と、まず聞くようにしています。

小さな組織でもコミュニケーション活動を分業していることは意外と多いもの。企画や事業ごとにSNSアカウントの担当者を分けていたり、広報PR担当とウェブ運用担当と顧客窓口がバラバラだったり。

そういうメンバーが定期的に集まって、お互いの進捗や指標を確認しつつ、日頃の仕事で気づいたことや気になったことを共有できるのが「定例会議」のいいところ。

この「決まった時間に集まって決まった項目を指差し確認する」ことは、仕事の目的に意識を向けるいい機会にもなるはずです。(もちろん、無駄な時間にならないよう、準備する資料や議事録の形式はシンプルにしておくことが大切!)

広報コミュニケーション活動はルーティンワーク

広報コミュニケーション活動がルーティンワークだということは意外と認識されていません。

もちろん、相手によって時期によって内容によってやることは変化しますし、山場もあったりしますが、俯瞰で見れば繰り返しの仕事です。組織や事業が続く限り、途切れることのない(≒途切れさせたらまずい)活動。それが広報コミュニケーション活動です。(広告キャンペーンや戦略PRと違うのもそのあたり)

だからこそ、仕事の実態や手応えが見えにくいんです。それならば、長文を区切るがごとく句読点を打つ(=定例会議を開く)のが良いのではないかなと考えている次第です。

🐟

ところで先日、福井県で立ち上がったばかりの地域商社の勉強会にお招きいただきました。

そのときに「今日は偉い人と現場担当の両方が出席します!」と聞いたので、強調してお話ししたのが「広報はルーティンワークです。続けることが何より大切なんです」という点でした。

メディアに出たいという希望は痛いほどわかります。SNSでバズ的にワッと話題になりたいという気持ちもわかります。

でもそれ以前に、活動にとって大切な相手(お客様、関係者、応援してくれる人)と定期的にコミュニケーションをとること、その矢面に立って良いことも悪いことも共有する情報のハブになることが広報コミュニケーション担当者の役割です。

それ抜きに一瞬だけ話題になっても……続きは想像できますよね。

こういった仕事の基本的位置付けを、事業責任者と広報担当者で握っている組織はとても強いなぁと感じます。(と、いうことで、福井の皆さんとは今後も一緒に定例会議を開くことになりました)

敵は孤独とマンネリ

さて、話題は定例会議に戻って。

人間とは元来怠け者です。あと、褒められないと頑張れません。

だから定例会議でピアプレッシャーをかけつつ、「誰かが見ててくれる」「小さな成功を報告する先がある」「反省を聞いてくれる相手がいる」状況をつくることでモチベーションもあがる、はず。

敵は孤独とマンネリです。

集まることで孤独を慰めつつ、日々の気づきから新しいアイデアや視点を洗い出す。そんな定例会議が広報コミュニケーション活動にとって、とっても大事だなと思う今日このごろです。

がんばろう、定例会議。

🐟

*追伸1:最近、他社の定例会議に参加する仕事が増えてきました。期待されているのは専門家としてのアドバイスというより、外からやってきて句読点を打つ役なんだろうなと思って書いてみました。
*追伸2:「プロジェクトマネジメントの世界的知識体系「PMBOK」でも、会議体の設定が初期の設計項目に含まれますしね! そのあたりはPMプロフェッショナルの元同僚たちに譲ります……」と、追伸欄に書いておいたら元同僚・入谷聡さん(PMプロフェッショナル!)がコメント欄に補足してくれました。そうして気づいたのですが、「プロジェクト」(明確な目標と終わりがある仕事)と「ルーティンワーク」(終わりがない仕事)はそもそも違った! ということ。基本のきだった…すみません。でもとっても参考になります。さすが◎


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「一会」と書いて「かずえ」と読みます。祖父母の遺した家を片付け暮らしつつ、広報コミュニケーション事務所「きてん企画室」を営んでいます。noteは備忘録。仕事についてはこちら→ https://ki-ten.com/

コメント2件

最近PM計画書のコミュニケーション計画では「定例MTGは行わず、必要に応じて打合せを設定する」がひな形記述なんだけど(笑)
でも随時だと時間取りにくいチーム、怠けちゃうチームでは強制的に時間を取るのは重要で、「定例を無駄にしないアジェンダ整備」をするPMの役割が超重要になるよね。
さすが! そしてやっぱり答えてくれるイリーが頼もしい笑。

そうか、最近は定例入れてないのね。そうやってプロジェクトやチームに合わせて会議の設計をすることそのものが大切だね。そしてアジェンダ整備だいじ。肝に銘じます!

ありがとう〜〜!!
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