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関係性が深まるコミュニケーションを織り交ぜたrootの朝会とは?

組織の力を高める上で業務効率化や生産性向上を目指すのは勿論ですが、それと同様に社内コミュニケーションの量と質を高めるためのアプローチも重要です。

rootでは、業務コミュニケーションのみに限らず、チームの関係性を深めるためのコミュニケーションにも力を入れています。

そこで本記事では、rootがチームの関係性をより深めるために「朝会」を導入し、どんな変化が起こったのかを具体的な取り組みを交えてご紹介します。

関係性の希薄化という課題

rootではプロジェクトごとにチームが編成されていて、プロジェクトチームでコミュニケーションをとりながら仕事をするのが基本的なスタイルです。

これまでの経験から非同期に近い働き方をしていると、業務コミュニケーションだけを取りがちになり、メンバーの関係性が希薄化しやすいことがわかってきました。

メンバーが関わっているそれぞれのプロジェクトの稼働状況が見える化されていなかったため、課題が生じていたのです。

例えば、今週だれが手が空き気味か、だれがパツっているのかが見えていない状況だったため、仕事の相談がしにくい。プロジェクト以外の確認や報告事項を行うのに、まとまった時間を取れていなかったため情報伝達が散漫になる、などの課題が起きていました。

一週間でメンバー全員が集まる時間がプロジェクトレビューしかなかったことから、関係性が希薄になりそうだという危機意識も生まれました。

こうした課題を解決するために、rootでは朝会を実施することになりました。

業務報告を短縮し、関係性を高めるrootの朝会

rootでは毎週月曜の朝11:00からメンバー全員がオフィスに集まり朝会を行っています。担当司会者は、予め用意されたNotionのフォーマットに沿って司会進行を行います。

朝会というと、業務についての確認をする時間という印象が強いかと思いますが、rootの朝会では業務コミュニケーションだけを目的にはしていません。業務コミュニケーションと、人と人の関係性を深める直接業務ではないコミュニケーションを織り交ぜていることがrootの朝会のポイントです。

朝会では、メンバー間の関係性を高める取り組みになるべく時間を確保するため、業務報告はフォーマット化。全体にアナウンスが必要な事項のみ口頭で発表し、その他は各自で各々確認することになっています。実際にrootの朝会では以下のような業務報告をしています。

・稼働中プロジェクトの報告
プロジェクトごとに今週の主なタスク内容や相談事などを共有する場です。仕事内容や相談事が可視化されているので、直接プロジェクトに関与していないメンバーの状況を把握することができます。
・今週の稼働状況の確認
稼働表(スプレッドシートで管理)にどのプロジェクトにどのくらいの工数を使うのかをざっくりと記入する場です。稼働状況を数字で可視化できるので、客観的に仕事量を把握することができます。余裕がある人とない人を割り出すこともできるので、メンバー間で時間の調整やタスクの埋め合いもできます。
その他
営業状況共有と対応方針
PR・発信状況共有と対応方針
採用状況の共有と対応方針
イベント運営状況の確認

などがあります。こうした業務コミュニケーションは効率よく進めて、関係性を深めるためのコミュニケーションに時間を確保しています。

(画像:稼働中プロジェクトのフォーマット)

より関係を深めるための取り組み

朝会で実施している、メンバーの関係性をより深めるために行っている取り組みは2つです。

1つ目は「最近のみんな」です。ここでは最近の出来事をどんな些細なことでもいいのでNotionに書きあいます。週末に観た映画や、今週の意気込みなどさまざまな一言が書かれます。

メンバーが普段どんなことを考えているのか可視化され、コメントが火種となりそのあとの会話のネタに発展することも。

2つめは「TGIM」です。TGIM(Thank god, it's Monday)では、頭の体操やアイスブレイク的な意味合いで司会者が企画を持ち寄り、自らファシリテーターになり実施しています。

メンバーが自分で考えて実行するというのがrootというコミュニティへのオーナーシップを持つ上で有効だと考えています。実際にTGIMで行った内容をいくつか紹介します。

rootではクライアントワークにおいて、ワークショップやファシリテーション的な仕事もあるので、TGIMでの取り組みがそのプチトレーニングにもなっています。

朝会によってライトに話せる環境が生まれた

司会のローテーション、最近のみんな、TGIM企画の取り組みなどを実施することでメンバー個々が普段考えていることを可視化し会話するきっかけが生まれるようになりました。

朝会をスタートして以降、雑談や相談事など、業務以外のコミュニケーション量も増えました。なにより、rootの朝会の良いところはライトに話せる環境作りができているところです。

まだまだ試行錯誤している段階ではありますが、これからもトライ&エラーを繰り返し、rootがよりよい組織になっていくために取り組んでいきます。


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