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1から10が伝わるマニュアルって?

こんにちは! ほとりびアシスタントの生沼です。

ほとりびのアシスタントになって1年半。「ほとりび茶話会」の責任者を任されたり、ほとりびのコミュニティ事業「トナリノ広報部」の運営に携わったり……担当する業務が増えました。

7月になり、私の学生アシスタントとして残された時間は6ヶ月。業務の担当が変わっても、いつも通り運営できるように引き継ぎ用マニュアルの準備を進めています。

作成する前に、弊社代表・大島さんからこのマニュアルをわたせばすべて完璧に仕事ができるものを作って欲しいと言われました。

1から10まで伝わるマニュアルはどういうものか? 今回は「トナリノ広報部」のマニュアルを例に、「基本ルール・見栄え・内容」の3点に分けて、こだわったポイントを整理していきます!

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その前に! 使用するツールと注意点を紹介します。

私はGoogleのスライドで作成しています。Office365でいうところのPowerPointです。

スライドは主にプレゼンテーション向けのツールですが、以下の理由から使ってみることにしました。

・画像の挿入が可能
→作業画面のスクリーンショットと説明を並べられる

・フラッシュカードのようにページが切り替わる
→1つの作業画面ごとに詳しく説明ができそう

作成にあたり、注意すべき点は「どういう目的でスライドを使用するか」です。

プレゼンテーションは「遠くの人にも見やすく、分かりやすく」を念頭に置いて作成するため、文字は大きく、文字量は少なく。また、全体的に画像やグラフを多く用います。

一方でマニュアルは「パソコンの画面上で見ることが前提」のため、文字は小さく作成しても問題ありません。文字量も説明したい分だけ入力できます。

今回は後者であることを意識して作成していきます。

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☆基本ルール

まずは基本ルールから! マニュアルの内容に関わらず重要な2つのルールを紹介します。

①表紙に「タイトル・作成者・作成日・更新日」を明記

スクリーンショット 2020-07-27 10.03.31

何のマニュアルか、一目で分かるようにタイトルを設定します。

また、外部サイト(この画像だとPeatix)やSNSを使う場合、頻繁に仕様が変わるため、マニュアルを改良する必要があります。それがきちんと行われているかが「作成日・更新日」で確認できます。

例えば「2010年頃のツイッターのマニュアルが2020年に使えるか」と考えると更新の必要性が分かると思います。使用しているツールがアップデートしたときは、やり方が変わっていないか意識しながら作業しています。


②画像の縦横の比率は変えない

スクリーンショット 2020-07-27 10.52.38

最初、画像と説明文を5:5にしたかったので、上の画像のように横に圧縮したものを挿入していましたが、とても見にくい……! しかも実際に作業するときはこんな画面ではないので、縦横の比率を変えずに大きさだけを変更したものに挿し替えました。

スクリーンショット 2020-07-27 10.49.26

画像も見やすくなり、作業するときのイメージが湧きやすくなったと思います。

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☆見栄え

マニュアルを作成するにあたり、最初にどんな工程があるかを書き出してみました。大きく分けて2つ、細かく分けると11項目。スライドに落とし込んで調整すると、最終的に15ページになりました。

各ページが見やすければ良いと思っていましたが、いざ全体を通して見るとゴチャゴチャしていて読んでいて疲れてしまう……。そのため、全ページに大きさと位置に関して共通ルールを設けました。

スクリーンショット 2020-07-31 10.49.07

まず、文字の大きさをタイトル・説明文でそれぞれ設定します。私はタイトルは22ポイント、説明文は12ポイントで設定。今回はマニュアルなので、パソコンの画面で1番見やすい大きさに設定するのがポイントです。最後に各ページにある画像の大きさも統一します。

次にそれぞれの位置を決めます。このとき、ガイドやルーラーの機能を使うと各ページがきっちり整います。

全ての画像や文字の大きさ、位置を整えると全体に統一感が出ます。ページをめくったときも内容は違えど位置は同じなので、読んでいて疲れることもありません。

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☆内容

これまでの基本ルール、見栄えも大事ですが、1番重要なのが内容です。

どういうマニュアルだったら理解できるか、どのくらいの説明をすれば良いのかを考えたらキリがなかったので、「入りたての自分に教えてあげる」ことを想像しながら作成しました。これまでに自分が調べたところ、失敗したところを思い出しながら、説明文を考えました。

スクリーンショット 2020-07-27 14.25.42

ただ説明するのではなく、作業全体の流れを把握しやすいように工夫も必要です。なぜこの作業が必要なのか、これをすることで何が良いのかを知ることで、漏れなく作業ができると思います。

また、挿入した画像内で注目するところに赤い丸をつけているのもポイント。言葉だけでなく、ポイントを分かりやすく強調することで、実際に作業するときに迷いません。

最後に「1から10まで伝わるマニュアル」になっているか判断するため、1項目書き終わるごとにチェックします。普段やっていることなので、自然と説明を省いてしまっている部分があるかもしれません。読んだ情報だけで完璧に作業ができるかを確認します。

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一通り書き終えたあと、「基本ルール、見栄え、内容」をもう一度よく確認してひとまず完成です。

あとは実際に使ってもらい、質問された部分などを修正していきます。「入りたての自分」を想像して作成しましたが、あくまでも使うのは他の人です。分からなくなる部分が違って当たり前なので、修正を重ねることで完全なマニュアルになります。

ほとりびを卒業する前に仕上げるのが目標です……!


生沼夏花(オイヌマ ナツカ)
学生アシスタントとして、2019年4月よりほとりびで奮闘中!
大学4年生、文学部国文科。近現代文学専攻。
健康診断で大学へ行きました。半年ぶりの大学は、人が少ないからかとても広く感じました。

合同会社ほとりび
当社はカイシャをつくる(のを手助けする)編集パートナーです。編集の技術を生かして中小企業、ベンチャー。スモールビジネスを営むみなさまに伴走し、PR/広報の活動を支援します。
https://hotori-bi.com/

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