予定管理の方法でさまよっていた、私を救ったGmailスヌーズ。

学生時代から、一応紙の手帳は使っていたけど、基本的にはバイトの予定しか入っていない、ただのシフト表だった。

就職してからも手帳をうまく使いこなせなかった。重要なことがすっぽり抜け落ちてたり、どうでもいいことをびっしり書き連ねたりという、役に立たないものを持ち歩いていた。

そんなだから、もちろん業務にも支障をきたした。

自分に合う手帳が何かあるに違いないと思い、いろいろ試してみたけど、だめだった。

予定のすり合わせは、お互いに手帳を出して行うなど、対外的なやり取りが、対面か電話だけで、すべての用件を手帳を通じるようなフローになっているのだったら、ちゃんと手帳を使えたかもしれない。けれども、対外的なやり取りがメール中心になっていく中で、うまく予定を管理できないでいた。

電子手帳みたいなのもやってみたけど、ちょっと昔の技術だったから、メールなんかともうまくリンクしてなくって、やっぱりうまくいかなかった。今はいいのが出てるかもしれない。

そんな私を救ったのは、GmailとGoogleカレンダーだ。

Gmailには、スヌーズ機能というのがある。受信ボックスにあるメールを、自分が指定する未来に転送できるという、夢のような機能だ。

例えば、今、メールボックスに、（１）一か月後に取り組めば十分間に合うもの（２）今日は時間が取れないけど、明日には絶対やっておきたいこと（３）今日中にやっておきたいこと、の３種類が混ざっていたとする。その場合、（１）のメールを一か月後に、（２）を明日の朝に、受信ボックスに戻ってくるように設定できるのだ。設定をしてしまえば、受信ボックスからは見えなくなるから、あわてず（３）のメールのみに取り組むだけでよくなる。

私の場合、滅多にあることじゃないけど、メールを一切通してないのだけど、忘れちゃいけないもの、口頭で聞いただけというようなものは、自分あてにメールを送っておくようにしている。これで、やるべきことはすべてメールの受信ボックスの中にあるという状態を作れる。

・自分がアクションを起こさなくていいメールは、即アーカイブ（格納）
・今日手を付けられないものは、スヌーズで未来へ先延ばし
・今日やりたいことを20個以内に絞って受信トレイに残す

これを毎回業務開始時とかにやるだけで、その日のやることリスト（ToDo)ができあがってしまう。字面で読むと、めんどくさそうに見えるかもしれないけど、めちゃくちゃ楽。これがどんなに素晴らしいことなのか、同じやり方をしている人と、感動を分かち合いたい。

ちなみに、Gmailのメニューの、「スヌーズ中」というところを見れば、設定した日付順に一覧で見ることができる。今日の予定が早く終わってしまったときは、この「スヌーズ中」から、予定を先取りすることも可能なのだ。あんまりそういうことは起きないけど。

ついでに、単純な予定管理はGoogleカレンダーでやっている。

カレンダーはしょっちゅう見るから、当日の予定を見落とすことはあまりないけど、カレンダーからGmailに、アラートをかけることだってできる。健康診断の予定が入っていて、前の日の夕方六時に通知メールが来るように設定しておけば、深酒を未然に防げる。

私の場合は、メールがやり取りの中心だったから、ドはまりしたんだけど、すべての業種に有効なのかはわからない。私は、ようやく自分のスタイルに合ったスケジュール管理法と出会えた気がする。

旅行会社とのメールを勝手に読み込んで、カレンダーに反映してくれるという、ややおせっかいな機能も付いているけど、これくらいが自分には助かる。