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社内でフルリモートイベント開催のために やったこと

hokatomo

サイボウズの開発本部には社内コネクトチーム「WASABI」というチームがあります。私はメインのチーム（コネクト支援）の傍ら、WASABIも兼務しています。
開発、運用本部の人数が増えていく中、WASABIは担当プロダクトや職能・チームの垣根を超えてそれぞれのことを知るようなイベントを開催したり、開発系イベントの種を見つけて、開催の支援をするチームです。
ネタとシャリを繋ぐってことで多分WASABIなんですかね？ね？（社内を見てみる）

WASABIでは「自己紹介スシ」（※）という、中途新卒関係なく自己紹介をするLTイベントを定期開催しています。
※LTで話す+スシが出る（こともあったらしい）→話すし→話スシ→最終的に「スシ」だけが生き残って、WASABIのLT系イベントは◯◯スシというネーミングになった
普段はリアル開催+Zoomで多拠点中継+リモート参加歓迎というスタイルなのですが、昨今の状況を鑑みてフルリモート開催をやってみた知見の話です。

まず、社内にてリモートイベントで困ったことを教えてもらう

社内で使っているグループウェア（kintone）上で聞いてみたところ
- 質問者は名乗ったほうがいい
- スピーカーや司会は自宅のWi-Fiに影響されやすいよ
- スピーカーが一人で喋ってると辛くなる、相槌役がいたほうが良い
- 参加者がカメラオフ多めだとリアクションが分かりにくくてスピーカーがしんどいかも
などなど、いろんな体験・知見を聞かせてもらいました🙏🙏🙏🙏（こういうこと聞くと惜しげもなく知見を共有してくれる同僚氏の皆さんありがとう!!）
事前準備で環境やZoomの機能を確認したほうが良いと分かったので、まずはリハからやることに。

事前準備でやったこと

- ZoomでミーティングURL作成（社内では広くZoomが使われているため）
- スピーカーとWASABIで各々の環境で回線速度が問題ないか、画面切り替えがスムーズにできるかリハをした
- スポットライトビデオ機能や、ホストの切り替え、字幕機能、挙手、リアクション機能（👍や👏ができる）を試す

当日準備でやったこと

- 社内で使用しているkintoneに自己紹介スシの実況スレを立てる
　→kintone上でイベントに参加していない人にも盛り上がりを知ってほしいので、あえてZoomのチャットは使わなかった
　→ちなみに、サイボウズではイベント・勉強会からまじめな会議まで何でも実況する文化があります（もちろんプライバシーに関わるものなどはやらない）
- 私も自宅からだったので、自宅のWi-Fiが仮にダメになってもイベント進行ができるように、Zoomで作ったミーティングの代理ホスト権限をWASABIメンバーに付与
- Zoomのミーティング参加時のデフォルト設定は「マイクオフ・ビデオオフ」
- スピーカーが話しやすいように「ビデオオンOKな人はビデオオンWelcomeだよ!!マイクもオンでOK!!」と周知（スポットライトビデオ機能を使うので、スピーカービュー時にしてスピーカー以外から音が入っても画面切り替えが起こらないようにしつつ、この辺周知した）

分かったこと

- やってよかった！！当時は在宅が強く推奨と会社から通達が出ていた時期だったので、リモートでもイベントを通じてコミュニケーションを取れたのはとても嬉しかった！！
- 予想より盛り上がり（私の解釈）30人〜40人くらいの参加があった
- フルリモート開催は結構いけるかもしれない💪
- どこかだけ大人数で集まって、どこかだけ少人数というよりかは全員同じ状況のほうが見やすいかも
- 司会進行で一人で話してる時、リアクションがあまりなくてどう進めていいか悩ましかった
- ビデオオン、マイクオンにしてくれる人が10人以上はいて表情や空気感が分かって良かった（ビデオオフにしてる人がどうこうではなく）
- スピーカーが画面共有してるスライドに、注釈ツールで直接リアクションをつける文化が生まれた（下記参考）
- 注釈ツールからのリアクションを運営メンバーが一定時間を置いてから掃除してくれたのがとても助かった！

改善しがいがありそうなところ

- スピーカーにもっとリアクションを伝えたい
- スピーカーが喋る + 司会進行（私）が相槌を打ちつつ質問をたまにいれると想定時間より喋る時間が長くなるので、1人あたりの持ち時間は長めにしたほうがいい
- フルリモート開催の良さがもっとありそうなので、そこを見つけて伸ばしていきたい（無理にリアル開催の良さを目指さない）

社内LTイベントのフルリモート開催、初めでしたがうまく行ってよかったな〜という感想です。
やろうと思ったときにまず背中を押してくれたチームメンバーや、別イベントでの体験や知見を提供してくれた同僚、フルリモート開催でも臆することなく話してくれたスピーカーのメンバー、参加してくれ楽しんでくれた同僚たち、そしてZoomのアカウントやヘッドセットを支給してくれる情シスのメンバーなど、つくづく恵まれてるな〜と思いました🙏

リモート開催の機運が自分の中でも高まってるので、他のイベントでもチャレンジしてみたいなーと思っています💪

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