ゴリゴリのスタートアップなのに監査法人から凄いと言われるHiTTOの月次決算オペレーションの作り方
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ゴリゴリのスタートアップなのに監査法人から凄いと言われるHiTTOの月次決算オペレーションの作り方

こんにちは、こんばんは、
HiTTO株式会社でコーポレートの立ち上げをやっている早瀬です。

私たちHiTTOは、
「シゴトのナレッジを体系化し、新しいコミュニケーションを創り出す」
をミッションに、社内利用のAIチャットボットを提供しています。

今回は、ウェビナーやインタビューで話して反響をいただけた、
HiTTOの月次決算について
まとめました。

前提として、HiTTOでは、コーポレートを効率的に回すために、
freeeを軸に、連携する各種クラウドサービスと、
オンラインアシスタントを徹底活用しています。

はじめに

みなさまの周りでも、経理は、主に品質や統制上の観点から、
内製化した方が良いという考えもまだまだ根強いのではないでしょうか。

しかし、業務を正しく設計さえすれば、
オンラインアシスタントを活用した方が、
品質を維持しながらも、ミスなく、素早く、内製よりも効率的に、
月次決算体制を構築できます。

今回は、その構築方法を具体的にお伝えしていきます。

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このnoteにおける月次決算とは、次の3つを指します。

①請求書発行
②振込関係
③仕訳入力

細かい業務単位のノウハウは別で書く事にしますので、
今回は、月次決算全体の構築手法を説明していきます。

そもそも月次決算ってどれくらい大事なの?

このnoteを読みにきてくださっている方には釈迦に説法なのですが、

月次決算とは、請求・回収・支払といった
「会社として絶対に必要な要素」に加えて、
開示、管理会計、税務、M&A、他にもたくさんの
「経営に必要な様々な業務の根幹」を担っています。

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月次決算をただのオペレーション業務だと思って漫然とこなす会社と、
開示や、管理会計といった最終的なアウトプットから逆算して、
会社にとって必要な月次決算体制を組み立てる会社
では、
いざという時の対応力がまるで異なります。

その後の業務に必要な情報を、素早く正確に集計できる体制を作ることが、
不確実性の高いスタートアップにおいて、強い会社を作る第一歩です。

経理の悩みあるある<属人化>

そんなに大事な月次決算ですが、
「簿記」という知識が必要となったり、分業制であったり、
中には業務を囲い込んでしまう人がいたりして、
業務のナレッジがチーム単位・個人単位で蓄積されてしまい、
属人化が進んでしまいやすいお仕事なのかなと思います。

属人化が進むと、
その業務の担当者にとっての最適化がどんどん進んでしまい、
担当者が急遽お休みされた日には、
「普段どうやっていたのかわからない」
なんてことありますよね。

オンラインアシスタントの活用は、属人化とは全く反対の考え方です。
業務を外にお願いする事になりますので、
誰が作業しても同じアウトプットを出す必要があります。
さらに、ミスを見落とさないチェック体制を構築しなければなりません。

HiTTOにおけるオンラインアシスタントの活用は、効率化だけでなく、
結果的に、属人化の排除や、正確性の担保にも繋がりました。

■ 属人化しない経理業務の作り方(実例)

ここから、私がHiTTOで実際に行った業務フロー作りを全て公開します。

HiTTOでは、業務の属人化や、業務ナレッジの分断を決して見逃さず、
チーム内で共有し、定型化を図り、マニュアルにまとめる事で、
全社にとっての全体最適を追求し続けています。

□ 月次決算という業務を分解する

HiTTOでは、月次決算業務を、図のような単位で分解しています。

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この白い箱が、「◯◯の作業をする」といった業務単位です。
分解の粒度は「誰かが作業して」「別の誰かがチェックできる」単位です。

□ 分解された業務をtodo単位に分解する

さらに、今度は、分解した業務ごとにtodoに分解しています。
具体的には次の画像の通りです。

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各業務を、業務完遂までのスモールステップに分けて考え、
それをtodoリストとします。

todoには、必ず担当者を割り振ります。
また、最後にはチェッカーによるチェックで業務終了となるようにします。
これは、ミスを防ぐ上で一番大切なことです。

□ タスクごとにマニュアルを作成する

1つ前の画像を見ていただくと、
各todoにマニュアルが紐づいているのがわかると思います。

これは、業務の属人化を防ぐために非常に大事なこととなります。
参考に、給与振込処理のマニュアル画像を抜粋しました。

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これは一緒に働くメンバーに作ってもらったマニュアルなのですが、
1動作ずつを全てマニュアルに落として貰っています。
非常に細かい〜!素晴らしい!

□ まとめ

ここまで作り込んだことで、
HiTTOでは、各オペレーション業務をリモートアシスタントに依頼しても、品質を維持しながらも、ミスなく、素早く、こなしていただけております。

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実際に、月次決算の中で、社員が対応しているものは、緑色の箱だけです。
白色の箱における業務工程は、基本的には全てオンラインアシスタントに
お任せしておりまして、作業にミスがないかの最終チェックのみを、
社内で対応しています。
(紙のみの証憑もありますので、PDF化の箱はグラデーションとしました)

ここまでやる意味 <機会利益>を生み出す

HiTTOは、昨年の記事でも書きましたが、
1年前にはフルリモート×7営業日で、月次確定ができてました。

あれから1年が経過し、事業や組織が順調に成長していく中で、
HiTTOでは、コーポレート業務の整理・定型化・そして圧縮を進め、
社員2名で、経理、財務、労務、総務、法務、KPI管理、採用、会議体運営
といった様々なオペレーションを回せています。

もしかしたら3人、4人といった人数で担っていたかもしれない業務を、
2人で担えるようになることで、その分のコストを別の場所に投資できます。

本来コーポレートにかかるコストが浮き、別の場所に投資できる。
私は、コーポレートが機会利益を生んでいるのだと考えます。
※そんな言葉はないようですが。笑

最後に

私が大事にしている言葉があります。

「仕訳一本に魂を込めろ」です。

これは、私がお世話になった人の言葉です。
今では、私の中に、当たり前に存在していて、
いつの間にか私の言葉になりました。笑
HiTTOの月次決算も、この想いを忘れずに作っています。

冒頭でも申し上げましたが、私たちHiTTOは、
「シゴトのナレッジを体系化し、新しいコミュニケーションを創り出す」
べく、社内利用のAIチャットボット「HiTTO」を提供しています。

HiTTOは、コーポレートを超え、会社全体の業務効率化に加えて、
いかに組織を活性化させるかにフォーカスした、
新しいコミュニケーションの基盤となる
サービスです。

リリース当初から本当に多くの会社様にご支援いただき、
2019年には市場シェアNo1サービスとなることができました。

今後もサービスを育てつつ、市場成長を牽引させていきますので、
引き続きご支援いただけますよう、何卒宜しくお願い致します!

最後までお読みいただきありがとうございました。

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