業務管理にTrelloを使ってみた

定期的に仕事の進め方は見直すようにしています。リモートワークでもオフィスワークでも、慣れたやりかたをずっと踏襲しつづけるんじゃなく、常に「少しでもよく出来ないかな？」と考えるのが大事かなあと思っている派。
変化しないと、どんな手法もいつかは古くなりますもんね。

で、今回取り入れてみたのがTrello。

「え。いまさら？」って声が聞こえなくもない…。そうなんです、実は一度挫折した経験ありでして。
3年前くらいにアカウントは登録してたんですが、うまく行かなかった。そしてそのまま放置。でもこの4月からあらためて使いはじめたんですが、たった半月ほどなのに、わたくしもうすっかりTrelloの虜です。それはなぜか？というお話にをば。

ポイントは「リスト」のつくりかた

Trelloの詳細な使い方については、ちょっとぐぐればネット上にゴロゴロと、あるのでそちらを御覧ください。
※約二年前の記事ですが、こんな感じとか。↓

Trelloの使い方を事例で解説｜プロジェクトのチームタスク管理の実践方法とコツ

そして、これはいま一緒に運営しているメンバーとの、とある１ボード。

上部の「スケジュール」とか「Todo」とか書いてるところをTrelloでは「リスト」と呼びます。つまり、どうやってタスクを管理するかによって、このリストの名前の付け方が変わってくるんですね。人別、ジャンル別、進行段階別、などなど。
このボードは運営メンバーのひとりが組んでくれたリストなんですが、

00 _スケジュール：全体の予定をカードに。この一列みれば予定が分かる
00_inbox：とりあえずやることカードを、突っ込んでおくところ
01_対応中：対応しはじめたら、この列に
02_確認中：誰かの返事待ちは、この列に
03_完了：終わったらこの列に

こんな具合。すげーわかりやすいー…。
でもWEBとか紙媒体なら、工程ごとでもいいですよね。

00 _企画中：プロデューサー・ディレクターが企画ねってる段階
00_ライティング中：コピーライター・ライターが作業している段階
00_デザイン中：デザイナーがが作業している段階
01_コーディング中：コーダーさんがが作業している段階
02_確認中：誰かの返事待ちは、この列に
03_納品済み：公開や下版が終わったらこの列に
04_請求済：請求書発送したらこの列に

などなど。

これが、3年前の私はできなかった。なぜか？それは、すんごく細かく工程を切りすぎたんです。結果、＜タスク管理ツールを管理するタスク＞が大変な手間で挫折したっていう、なんとも本末転倒な人でした。我ながらダサい…。

新しいツールは、管理上手さんと一緒に使うべし

今回、再びTrelloを使いだして思いました。ツールを使いこなすも、挫折するも使う人次第だな…と。Trelloもセールスフォースも、結構カスタマイズが自由にできます。それだけに、使う人のセンスが問われるんですよね…。細かすぎてもダメだし、ざっくりしすぎてても進捗わかんないし。

その程よい感じの決め方を習得するには、自分で頑張る！も、もちろんいいけれど、やっぱり、管理上手な人から学ぶのが断然早い！だって、
上手な人が作ったTrelloのボードは使いやすい！！だから
他のボードメンバーの業務にもすぐ浸透する！！！のです。

でも自分が出来なくてもいいんですよ、出来る人と組んでやればいいんだから。適材適所でいきましょうよ、皆さん…。と、過去Trelloで大ゴケした私が、意気揚々と通ります。

ではまた。