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毎日1%よくするための「日報」活用術

"1%よくなる選択をするか、1%悪くなる選択をするかは、その時には些細なことに見えるが、人生という長い期間を送るうちに、この選択こそが、自分の現実の姿と、なり得た姿との違いを決定する。成功は日々の習慣の産物であり、一生に一度の大転換などはない。"
引用:『複利で伸びる1つの習慣』ジェームズ・クリアー

こんにちは。株式会社カミナシ セールスの富澤です。

スタートアップに転職してから、続けている1つの習慣があります。
それは「日報」を書くこと。毎日のアウトプットの精度は波があるものの、日報を書きながら考えを棚卸ししたり、自分の活動を客観的に見たりして、日々の活動の根幹を担っている習慣になっています。

今日は、その日報について、書く目的と運用する上での自分なりのポイントなどを整理してみました!

どんな日報を書いているのか?

まず、実際に書いている日報の中身を紹介します。
(IS=インサイドセールス、FS=フィールドセールス、CS=カスタマーサクセスの略です)

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こんな感じで、slackの個人チャンネルで毎日アウトプットしています。

【構成】
 1. 本日の実施事項
 2. 定量的な成果
 3. 気付き、学び 
 4. 翌日のタスク

退勤ボタンを押す前の日課にしており、5分で書き上げる時もあれば、30分以上あれこれ考えながら書く時もあります。最近は在宅勤務が多いので、子供をお風呂に入れた後に書くのが習慣になってます。

なぜ日報を書くのか?

目的についていくつか思い浮かんだのですが、最大の目的は「早く成長するため」です。

スタートアップの宿命であるスピード。そして個人のキャリアも同様、早く成長し、早く実績をあげたものが市場価値が高い。セールスだと更にわかりやすく、早く売れる=売り上げが大きい、といっても過言ではないと思います。

その点、日報は次の3つの観点で成長を早くする武器になると思います。

1. 現在地を細かく確認する

日報では、数値管理をしているダッシュボード(弊社の場合はHubspotやスプレッドシート)から重要な指標の進捗を抜粋する形にしています。

ダッシュボード運営が十分な組織ではダブルコストになるため必ずしも必要としないと思いますが、個人的にはたいした手間ではないので、手動で書いて→思考する、という流れが好みです。

わざわざ書き起こす必要ないのでは?と言うのはごもっともですが、用途によってはあえて日報に書き起こした方がよい場合があると思います。

1つは業務にまだ慣れていない立ち上がり期。そもそも目標を達成する難易度の肌感がないため、毎日の終わりに定量的に振り返るのことで、「あー、これの3倍やらないといけないのか、、」など難易度の感覚がつかめるようになります。

もう1つは、仕組みそのものを変更した時。追いかける指標が変わるので、その仕組みに早く順応するためには数値化し、毎日追う、のリズムをいかに作れるかが鍵です。

数値を書き起こすことで、「KPIの設計変えた方がいいかも」「この指標毎日追うのに適していないな」といった気付きになるので、変化の多い組織だと価値ある行為になるんじゃないかなと思います。

2. 今の仕組みを疑う

スタートアップや新規事業は、道なき道を進まないと行けないので、戦略や仕組みの軌道修正が頻繁にあります。自分自身、ある程度成熟したサービスにいた時と比較すると、過去の営業実績を分析する材料もないですし、参考にできる類似した競合サービスも少ない。
なので、いかに自身(自社)の行動から学び変化していけるか、ということが大事になります。

日報は、そうした実行からの気づきを細かくアウトプットし、思考する機会を強制的に作ることができます。なんとなく感じた違和感をキャッチし、より良い戦略を考える材料とする。

最初はなんでもないと思っていることも、書いているうちに思考が進んで良いアイデアが浮かぶこともあります。特に、今はインサイドセールスが1人しかおらず、自分のリソースは実行が9割なので、ともすれば思考をサボってしまいがちになります。軌道修正すべきことを見逃してしまわないように、最低でも1日1回は立ち止まって考える時間を確保すべきかと思います。

3. 次の一手を具体的にする

日報はあえて不完全な思考もそのまま書くようにしています。ここに完全性を求めると、手間が倍増し、面倒くさくなり、思考の深堀りも進みにくいのではと思います。

不完全な状態で、「こんな風にしたらどうか?」とか「過去のこんな経験が応用できるのではないか?」とか「全くわからん、、」など、改善策に対する自分の思考レベルをありのまま書くことによって、次にとる手がわかります。

「もうちょっと突き詰めて考える時間をとってみる」なのか、「チームのメンバーにフラットに聞いてみる」なのか、はたまた「その道の人にアドバイスを求める」なのか。まずは、自分の範囲で解決できることなのかそうではないのかを知るだけでも価値は十分にあると思います。

日報から変えた仕組みの実例

実際に、日報に書いたことがきっかけで進んだことをいくつかあげてみます。

・営業資料のブラッシュアップ

例えば、営業資料のブラッシュアップなど検証に時間がかかるものは日報を利用して微修正していく頻度を高めると効果的だと思います。商談の中でちょっとしゃべりにくいな、、と思っている部分や、こういう項目があれば伝えやすかったなという気づきを逃さずに拾うことができます。

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・インサイドセールス とフィールドセールス間の連携体制が改善された

商談のパイプライン管理のなかで、とあるフェーズがボトルネックになっていることが組織の課題の中、実行はできているのに改善されない状態が継続しており、仕組みそのものを変更すべきではないかと考え始めました。

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このケースは結果的に、事業責任者との壁打ちを通じて、仕組みそのものを変更することにつながりました。(変更後の体制はカミナシの特徴にもなると思うので、また別途まとめてみたいと思います)

日報を書くときの心構え

日報をこれから始める場合、まずは続けることを最上位とすべきだと思います。その上で効果的に運用するためのポイントをまとめてみました。

・不完全な思考も書く
前述の通り、完全なものだけアウトプットするとモチベーションが続かない。また、不完全なものを書くからこそ、意味がある。

・ルールを設けすぎない
例えば、定性的な情報を階層に分けて項目を分けすぎたり、必ず○文字以上書くとかのルールは設けない。気楽に運用できるようにする。

・具体的に書く
気づきや学びに対して、抽象度が高い状態で書かない。「行動量をあげられるようにする」とかではなく、具体的にどう実行するのかの具体まで考えて書く。明日やれと言われても実行できる状態を目指す。

・第三者に見えるところで書く
日報は同じチームメンバーや上司が見えるところで書く。未来の取り組みは宣言となり、自分に良い意味でプレッシャーがかかるし、想定外のフィードバックがもらえたりして効率的。

・リアクションをモチベーションにしない
自身でPDCAを回すために書いているので、他者からの評価や反応をモチベーションにしない。参考になっていたらラッキーくらいの気持ちで書く。

最後に

今回は書く立場としてのお話でしたが、見る立場になっても日報は非常に有用です。例えばインサイドセールス にとってはフィールドセールスが、カスタマーサクセス がどのような活動をしているのかというのを会議の場以外で知れるのは価値が高い。

他にも「日報に書いてあった○○のことだけど、、」と使えるだけでもコミュニケーションコストが下がりますし、わざわざ伝えなくてもいいやと思っている情報にも貴重な気づきがあるかもしれないので、日報書く人が増えるといいなと思っています。

ということで、日報を通じて、自らをオープンにしながら気持ちよく働きたい方!是非ご連絡くださいませ!(無理やり)


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ホリゾンタルSaasを提供する株式会社カミナシで働く32歳です。アーリーステージのセールス全般について発信していきます。はしご酒とカレーライスを愛してます。北海道産。