ぐんぐん採用ができるようになるnote 【募集終了編】
ぐんぐん採用ができるようになるnote、今回は『募集終了編』です。
採用成功ノウハウはたくさん目にしてきたが、募集を終了する時のことはあまり気に留めてこなかったなーという方に読んでいただきたいnoteです。
また、直近の求職者を取り巻く環境としては、新型コロナウイルスの感染拡大による影響で「選考が進んでいない」という背景があり、これまで以上に誠実な対応が求められているのを感じているため、今回noteにしてみようと思います。
— このnoteは累計200社以上の採用を支援しているCASTER BIZ recruitingの中の人が書いています。
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1.募集を終了するときはどんな時？
例えばこんな時、求人広告の掲載を中止し募集記事を非公開にします。
✔︎採用目標人数を達成した
✔︎採用計画が見直され採用ニーズがなくなった
2.募集終了時にやること
以下、速やかに対応しましょう。
✔︎求人媒体の掲載を終了
✔︎エージェントへ募集を終了することの報告とご協力いただいたことのお礼
— ここからが今回のnoteで一番お伝えしたい内容です。
3.既に応募いただいている求職者へのご連絡
対応次第でクレームになるか、ファンになってくれるか紙一重です！
✔︎既に応募いただいている方へのご連絡
✔︎既に面接の日程が確定している方へのご連絡
今回は、クライアントからもお問い合わせいただくことが多い、
募集終了時に既に面接のお約束をしている求職者対応について掘り下げていきます。
さて、読者の皆さまは募集終了のご連絡をどのようにしてますか？
企業側からすると応募をしてくれた複数名のうちの一人ですが、
求職者にとって就活や転職活動は人生において大事なイベントです。
そのため、お一人おひとりの状況に寄り添った慎重な対応が求められます。
安易に募集が終了したため面接をキャンセルしたい旨をメールをした場合...
「軽い対応をされたような気持ちになった」
「とても楽しみにしていたのに残念」
「わざわざ有給取って面接行こうとしていたのに面接キャンセルされた」
という気持ちにさせてしまうことになるのではないでしょうか？
可能な限り誠実な対応をしていきたいものです。
— その為にはどのような対応をするといいのでしょうか？
状況別でご紹介します。
【その1】当日、翌日に面接予定の求職者対応
求職者の立場に立つと、前日から面接は始まっています。
明日着ていく服にアイロンをかけたり、面接の練習をしたり、ヒゲを丁寧に剃ったり、いつもの晩酌をお預けしたり...等、様々に準備をしています。
また当日は、面接会場までの道のりを下見している方、すでにバスや電車で向かっている方等、状況はそれぞれ異なります。
そこに突然1通のメールが送られて面接キャンセルされたらいかがでしょうか？
どんな言葉を並べても残念な気持ちを抱かせてしまうのは想像できますよね。
そのため、一方的に企業側の意向を伝えることになりやすいメールよりも、お電話でお伝えする方が求職者のお気持ちや状況に応じた対話ができるのでおすすめです。
【その2】2営業日以降の面接の求職者対応
当日や前日よりは時間的な猶予があるものの、一度お約束したことを守らないという点で信頼を失うリスクは前述同様にあります。
企業側としては、予定通り面接の時間をいただくとかえって貴重な時間を無駄にさせてしまうのでは？とも思いますし考えれば考えるほど判断が難しいものです。
この場合もメールよりはお電話でお伝えするのが好ましいです。
お伝えする内容としては以下のようなことが含まれると良いでしょう。
・たくさんの企業の中からご応募いただいたことに対する感謝の気持ち
・募集が終了した事実
・今のタイミングではこれ以上の採用枠をご用意できないお詫び
・求職者の貴重な時間を無駄にしてしまうことを懸念しやむ無く面接をご辞退させていただこうと思っていること
・今回はご意向に添えないがまた募集する時にはお声がけさせていただいてもいいでしょうか？というご相談
お電話がつながらない場合に、やむを得ずメールでお伝えする場合のサンプルはこちらです。
状況に応じてアレンジが必要ですが参考となれば嬉しいです。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき誠に有難うございます。
先程お電話をさせていただきましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
先日は面接のお時間を調整していただきありがとうございました。
そのような状況の中、大変申し上げにくいのですが、
この度、A様との面接のお約束をしたx/x より後に、先に選考に進んでおられる方に採用が決まり本日x/x に募集を終了させていただく運びとなりました。
A様の貴重なお時間を無駄にしてしまうのは大変心苦しいため、状況を正直にお伝えしようと思いました。
つきましては、直接お電話でお詫びをさせていただきたくご連絡をした経緯でございます。
ご関心をお寄せいただきながら弊社の力が及ばず、大変申し訳ございません。
今後、募集を再開させていただく機会にご縁がありましたら宜しくお願いいたします。
末筆ながら、A様の今後の益々のご活躍を祈念しております。
以上です。
昨今、新型コロナウイルスの感染拡大による影響で直接会って話せない、会社の雰囲気を見に行けない状況です。
そのような状況でも工夫をしながら奮闘しておられる求職者の皆さまと企業に、良いご縁がありますよう心よりお祈りしております！
私たちは、世の中の採用ミスマッチを少しでも減らしたい！という気持ちから採用支援をしています。
採用に至らなかった方でもファンになってもらえるような採用オペレーションをご提供できるのもCASTER BIZ recruitingの特徴の1つです。
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今回も最後までお読みいただきありがとうございました！
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