実録!ベンチャーCSOが挑んだ「稼働時間を2倍にするための工夫 」

このnoteでは実例を元にベンチャー最前線で営業から商品開発からコンサルまでなんでもブン回しているわたくしが、時間が欲しいためにPDCAをひたすら回してたどり着いた時間捻出方法を紹介致します。

対象読者としてはビジネスマン全般をイメージしておりますが、特にtoB営業やタイムマネジメントに苦しんでいる人には助かる情報があるのではと思います。

〜ベンチャーあるある、何でもやるマン〜

私は今29歳でファーストキャリアは中古車大手のガリバーでした。一年目にプルデンシャルのような保険屋形式での車の販売、二年目から新規業態店舗の立ち上げ、三年目からは本部にて新規事業開発室でMaaS領域の事業企画全般に携わっていました。

その後A.L.I.TechnologiesというNEXTユニコーンスタートアップに転職し、新規販路開拓をし（今でも関わっています）、現在は株式会社GIGの最高販売責任者 CSO としてサブスクリプション型ホームページ制作サービスを開発/営業をしております。

資金力も貧弱なベンチャーのため、目先の利益を追うのと未来への事業投資を両輪でやって行かなくてはいけません。

もちろん人も限られているため、受諾の制作やコンサル契約をとりつつ自前でディレクションもしながら新規事業をぶん回すという状態です。

結果的にいくら工数があっても足りない状況で昨年の8月に一度爆発しました（笑）その時の反省と、元々PDCAオタクだったこともあり時間効率の最大化手法には相当拘るようになりました。

その辺を整理してまとめてみたのがこのnoteになります。

〜現状の確認〜

私のgoogleカレンダーはこんな感じです。モザイクかけていますがなんとなくイメージ湧くかと思います。

工数とアポの予定、その後にはタイムログ的な使い方をカレンダーでしているタイプです。

少し横道に逸れますが、スケジュールに上書きでやったことを記録するようにするとその後の行動に対するPDCAが取りやすくなるためおすすめです。

さて、まずは工数を圧迫している原因を究明するため一ヶ月間の時間の使い方を棚卸し、ざっくりと工数がどのようにかかっているものを分けてみました。

結果、稼働工数を圧迫しているのはざっくり

①移動時間（稼働工数の20%）
②資料作成（稼働工数の20%）
③メールの返信、メッセンジャー、電話対応（全体の10%）

ということが判明。
あとはアポイントと打ち合わせで50%ですね。

原因がわかってきたので次はこの部分の工数を半分にするための具体的行動をセット。その上でやったことが以下のものでした。

〜工数2倍にするための施策〜

①アポイント時間調整の工夫
②資料作成を極力しない
③連絡はfacebookメッセンジャーで統一

①アポイント時間調整の工夫

まずはこいつから手をかけることに。今までは基本アポイントをガンガン空いているところへ入れていくスタイルを取っていたが、新宿→六本木→池袋のような移動効率が悪すぎる自体が乱発していることに気が付く。（頭悪すぎ）

PDCAを回した結果アポ取る時の決め事、アポを取る時には下記のフローチャートを作って回すことにしました。

＜アポイント取得のフローチャート＞
①そのアポはそもそも必要か？
②メッセンジャーやメールで済まないか？
③テレビ電話にできないか？
④来社、もしくは出張先の時間前後に合わせられないか？
⑤出社/帰社時間に合わせ、通勤経路内でアポ取れないか？

特に良かったのは③、④であり、多くの打ち合わせにZoomを多用するように。最初に一度ご挨拶した相手にはその後の打ち合わせはZoomでいい気もしているレベル。
あとは外出先のコワーキングスペースにアポイントを合わせるなどをして移動時間を協力減らしました。

結果的に半分以上の移動時間が削れるようになりました。

②資料作成

自分自身が資料作成が好きなのもあって、かなりの時間を食っている部分。
やっている時間は大好きだが、ここにもメスを入れていく。

まず、全ての資料作成要件に関して品質100%で作ることを諦める。
そして案件によって出す品質を変更しました。

＜資料作成時のフローチャート＞
①資料にしなくても文字、テキストに落とすだけで済まないか。
②箇条書きレベルで済まないのか
③トンマナ、構成にもこだわるべきか
④プレゼン資料は以前使ったものを焼き直しできないか

結果的に半分以上の資料は①と②で済んでしまうことに。
今まで何をしていたんだろう。作成の時間が半分以下になった。

③メール&メッセンジャーの返信

ここはスキマ時間に基本返信するようにして効率化を測っていた部分だったが、まだまだ改善の余地がある部分とみて刷新。
さらに運用方法について改善していくことに。

まず自分が使っているメッセンジャーアプリを整理したところ

・Slack
・チャットワーク
・LINE
・LINEworks
・Facebookメッセンジャー
・TwitterのDM
・メール
・SMS

といろいろばらけており、非常に効率が悪い。

franzというメッセンジャーを統一できるツールを導入してみたが、
一部のメッセンジャーアプリが対応していないことやPCでの動作が重いことから断念。

そこで思い切ってメッセンジャーを限定することにしました。

・仕事のやりとりは基本Facebookメッセンジャーに統一
・ディレクション案件のみChatwork

上記の二つのみの運用へ変更。

LINEやメールでやりとりしていた人には必ず末尾に
『今後はFacebookメッセンジャーにてお願い申し上げます+URL』とすることによって切り替えを促す。

今では9割型Facebookメッセンジャーのみでの運用になりレスポンス爆速&抜け漏れの防止になりました。

〜目的は工数を増やして「何をするのか」である〜

以上3点をすることによって、使える工数が初期よりも倍増しました。

ただ気をつけなくてはいけないのは、工数を増やすのが目的ではなく、関わっているビジネスの推進に使える時間を出来るだけ多くするためのものという点を忘れてはいけないと思っています。

今でも電話やメールは頻度は低くなりつつも使いますし、実際に非効率と思いながらも相手のオフィスに足を運ぶこともあります。

このようなものはどうしても自分主体になってしまうことが多いので、相手に合わせてできる範囲でやるべきだと思っています。

ここまでするのに私も半年かかっております。
一気に変えようとは思わないで、少しずつ自分にフィットした形へと変えていきましょう。

このnoteが何かの気づきになれば幸いです。