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仕事を早くするテクニック

2020/7/28の記事
おつかれさまです、平月(ひらつき)です。

今日は、仕事を早くさばけるようになる上で必須と言えるテクニックについてご紹介します。
日々の忙しい業務内容が少しでも早く捌けるようになるのなら、それに越したことはないですよね。
ぜひ、お試しいただければ幸いです。

仕事を早く捌くテクニックとは?

簡単に申し上げると、

思考回数を減らす

ことです。
なにかしらの業務内容を完遂するまでの思考回数を減らせば減らすほど、仕事が早くなっていきます。

あれこれ悩むと悩むだけ、思考に時間をとられてしまいます。この時間をいかに減らすかで作業効率は大きく変わってきます。

…と言われても、それをどうやればいいかわからないかと思います。
ということで、具体例を挙げて仕事を早めるテクニックをお伝えいたします。

具体例① 悩まない

「悩む」とは、「考える」と異なります。答えのないことをあれこれ思慮し、思いつまることを指します。
簡単に言えば、答えのない事柄について思慮を巡らすことを指しますので、極論時間のムダになってしまいます。
詳しくは、以前私の書いた以下記事を参照いただけますと幸いです。

仕事において、「悩む」のはぜいたく品です。悩んであーでもないこーでもないと語る時間は、結果に作用してくれません。徹底的に悩む時間を排除しましょう。

個人的にオススメな「悩む時間の消し方」ですが、それぞれの業務に対し、対応時間制限を設けることです。例えば打ち合わせで、今考えても仕方がない議論が始まってしまったりしがちですが、制限時間があれば「それはまた別途考えましょう!」とキッパリ話題を切り分けられます。
とにかく、悩む時間を消すことで時短につながりますのでお勧めです。

具体例② 片付ける

こちらは「物の選択思考回数を減らす」テクニックです。
物を探すということは、探し物がどこにあるかを思考しています。この時間も可能な限り削減したいものです。

片づけ術は侮るがたしで、一挙手一投足に関係します。1つの行動の時短効果は数秒でも、1日積み重なると数十分~数時間に及ぶこともままあります。

具体的な例ですが、個人的にはトヨタの片づけ術を超えるものはないと考えています。こちらも以前、以下の記事で触れていますのでご参考いただけますと幸いです。

デスク整理や棚整理も大切ですが、デスクワークの方ならパソコン内の整理も超重要です。散らかったデスクトップから目的のアイコンを探すのに時間がかかっている方は要注意です。1秒以内に目的のアイコンが探せる状態まで整理しておきましょう。

具体例③ 仕事と作業を分ける

「お仕事」と一言でいっても、その内容には「考え、判断が必要な仕事」と「ルール通りに実行する仕事」があります。ここでは「ルール通りに実行する仕事」のことを【作業】と呼ぶことします。

単刀直入に言います。もしあなたに「仕事を依頼できる方」がいるのなら、今すぐ【作業】を依頼し、あなたは「考え、判断が必要な仕事」に集中しましょう。

例えば、エクセルでレポート用のグラフを1つ用意するにしても、「どんなデータを集計するか」までは貴方が考え、その後「データを入力してグラフ化」する部分は依頼しましょう。

作業はルールに沿って時間をかければ貴方でなくても実施できますが、それでも実施にはかなり思考と時間を要します。できるだけ切り分けることをお勧めします。

また、あなたに「仕事を依頼できる方」がいないのなら、その作業を自動化しましょう。事務作業であればプログラミングをおすすめ・・・といっても、エクセルのVBAマクロでも良いと思います。簡単な内容ならGoogle検索で構文も検索ヒットします。無料のプログラミング勉強アプリで基礎だけ抑えれば、意外とやれることは多いんです。

また、手作業の場合は「改善活動」がモノを言います。作業をどれだけスリムにできるかがカギです。業務改善に関する記事も以前書いたことがありますので、参考になれば幸いです。

まとめ

仕事の思考回数を減らすことは時短につながります。悩む時間、探す時間、作業の時間をできるだけ減らし、思考回数を減らしていきましょう。

余談ですが、私は仕事用の靴下を「ユニクロで同じサイズ・同じ色の靴下を5セット」買っています。こんな些細なことでも時短になります。
普通であれば、洗った靴下のペアごとにまとめて棚にしまう必要があります。しかし、同色同サイズの靴下であれば、まとめることなく棚にしまうことができ、使う時も棚から2足の靴下を手に取れば良くなります。選ぶ時間・片付けの時間を短縮しています。

ここまでするの?と思うか、便利そう!と思うかは個人差があると思いますので、ムリに実施する必要はないと私は考えます。「これだったらやってみてもいいな」と思える範囲の変化から始めてみることをお勧めします。



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