片づけ

【働き方改革の1歩目】仕事を早く終わらせたければ〇〇〇をしよう!

お世話になっております。平月(ひらつき)です!
昨今、「働き方改革」の影響で、仕事を早く終わらせることが求められることが多々あるかと存じます。
本日は、そんなお忙しい貴方にオススメなアクションをご紹介します!それは…

仕事を早めたければ、片付けしよう

です!今回は、以下の蔵書に基づいて片付けをした結果、私個人としてはかなりの業務改善に成功したと実感できましたので、オススメの意味を兼ねてご紹介したいと思います(*'▽')

トヨタの片づけ

さて、私個人の話で恐縮ですが、私の仕事は超大量の紙を扱います。しかも仕事の案件はおよそ1~2年間続くものばかりであり、なかなか関係書類を捨てられない事情もあります。なので、私の職場には紙のタワーに囲まれて仕事している人も大勢います。
しかし、私のデスクにはファイル棚はありません。
厳密には、2年ほど前に捨てました。今は机の引き出しに手持ち書類をすべてしまい込めるほどまでに、整理整頓に力を入れています。

本書では、「具体的にどのように片づけたら良いか」が終始書かれています。いわば実践書・ハウツー本です。
なので本記事では、「どうして片付けが必要なのか」をご説明したいと思います。もしご納得いただけたら、本書を手に取っていただけたらと思います。

なぜ片付けが必要か

本書では、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)の基礎テクニックが徹底的に書かれています。
なぜ片付けが必要か、それは5Sの目的を達成するために他なりません。5Sの目的は多岐にわたりますが、簡単に言うならば以下3つです。

目的① 作業しやすい環境作り
目的② ムラ・モレ・バラツキの撲滅
目的③ 改善活動の定着化

言うがやすしですが、上記3つの目的は、仕事の効率化・高速化に大きく寄与します。よく、「仕事が早い人はデスクがきれい」と言いますが、逆です。「デスクをきれいにしているから仕事が早まる」のです。
以下、1つ1つの目的達成のメリットを紹介いたします。

作業しやすい環境作り

貴方は1日の業務内容を振り返った時に、「探す」時間はどのくらいになっているか調べたことはありますでしょうか。なかなか無いと思います。ある方は恐らく業務改善に取り組んだことがある方かと存じます。

例えば、過去に送ったメール
例えば、前の会議の資料
例えば、次の仕事に使うカタログ,社内資料…

試しに、1日の「探す」時間の合計を一度算出されてみると良いかと思います。結構な時間を要していることに気づくと思います。(1日1時間、業種によっては3時間…)

片づけ、5Sの励行により、探す時間が0へと近づきます。これがどれだけ業務改善になるかは明白です。

例えば1日1時間の「探す」行為がなくなると、
1(時間/日)×22(営業日/月)×12(ヵ月)
=264(時間/年)の削減になります。
264時間は1日8時間勤務の方であれば33営業日です。有給消化が余裕に感じませんか。
仮に探す時間が半分になったとしても、15日程度は暇になるということです。残業で賄っていた業務が定時内で終わりそうですね。

ムラ・モレ・バラツキの撲滅

大きい工場でお仕事されている方ほど、この「ムラ・モレ・バラツキ」は徹底的に排除されている傾向にあります。
なぜならば、ムラ・モレ・バラツキはすべて「品質不良」だからです。会社の信頼を損ねることにつながりますし、「やり直し」のムダ時間が発生します。

製品のねじが1本足りない状態で出荷されてしまった!なんてことになったら、故障の原因になることは間違いありません。最悪故障時に、お客様にケガを負わせる危険もございます。メーカとしては絶対に防がなければなりません。

しかし、片付けができていなければ、それに気づくことができにくいのです。
例えば、ある製品はねじを10本使うとします。しっかりと員数管理(使う部品の数を管理)している工場であれば、製品ごとに10本のねじを添付して作業員に渡すでしょう。
ここで、ねじが机に雑多に数百本箱詰めされている場合はどうでしょうか。1本程度無くなっていても気づかないのです。それが地面に落ちようが、製品の中に間違って混入してしまおうが。大変危険な状態です。

品質不良を防ぐためにも、5S徹底の励行は必須です。

改善活動の定着化

個人的にはこれが一番のメリットだと感じます。
昨今の働き方改革の要求はすさまじく、いかに生産性を上げるかが求められます。改善活動の推進はどの企業様も力を入れられているかと存じます。

どんなに小さなことでも良いのです。それで少しでも作業時間の時短ができるなら立派な改善です。生産性向上につながっています。

例えば、皆様は机の上に電話を置くとき、場所を意識されていますでしょうか。もし貴方が右利きであれば、デスクの左側に電話を置くべきです。
これは、受話器を左手で取り、右手でメモを取るためです。

誰でも一瞬でできる改善ですが、私の仕事では1日15回は電話をします。
もしこの改善をしたら、
15(回/日)×22(営業日/月)×12(ヵ月)÷3600(時間換算)
年間1時間の時短です。
7人の社員が実行すれば、年間7時間分。全社員が実行すれば、どれほどの時短になるでしょうか。
また、改善は実行した瞬間からずっと効果があります。この改善も年間1時間の効果があるので、3年に1度は半休が増えるイメージです。些細なようで結構効果があります。

こんなに小さな改善でも、数が絡むと大きな効果に化けます
改善する時間がムダといわず、まずはやってみることが大切です。

まとめ

仕事を早めるには片付けが必須です。「1仕事1片付け」と言いますが、事実です。片付けする人としない人では、仕事のスピードに圧倒的な差が生まれます。
今回オススメしている本には片付けのハウツーが書かれています。すでに5Sを個人で勉強したことがある方には復習になるかもしれません。「会社に入った時にはすでに5S管理されていた」という方は、一度読んでみると、新たな気づきがあるかもしれません



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