テレワークの充実が会社の成長に繋がる【HEAVEN Japanの働き方】

2020年4月、政府からの緊急事態宣言を受け、新型コロナウイルス(COVID-19)感染拡大に関する特別措置として、社内の三つの密を解消し安心・安全な対応ができるよう、新たな施策を実行。

本社に出社するスタッフは、時差出社など勤務割合を調整し、最低限の人数で運用を行い、テレワークの導入スケジュールを繰り上げ、インフラ環境整備に取り組み始めました。

2021年現在、HEAVEN Japanの本社がある大阪で緊急事態宣言が出され、引き続きHEAVEN Japanはテレワークが行われています。

コロナウイルスがきっかけで、働き方や生活、考え方、物事の価値観が大きく変わりました。

1年が経って、HEAVEN Japanのスタッフたちもどういった変化があったのか？
今回スタッフの皆さんに、アンケートを取ってみました。

1.テレワーク導入による勤務状態の変化

HEAVEN Japanにはたくさんの部署があり、在宅で全ての業務が行える部署もあれば、出社しなければ業務が行えない部署もあります。

自宅で業務ができた部署・出社を継続した部署をまとめました。

【自宅で業務ができた部署】
・EC運営（ECサイトの更新）
・制作（画像制作、SNS運営）
・マーケティング（企画、販売戦略）
・プロモーション（プロモーション、広報）
・コンタクトセンター（お客様の電話・メール・チャット対応）など

会社用のパソコンで多くの業務が行える部署に関しては、緊急事態宣言が出た2020年4月の段階で自宅での業務を進めていきました。

ただ、打ち合わせの内容、業務の内容によっては、社内でないと進められないものもあり、状況によって出社に切り替えることがありました。

打ち合わせが終わった後はすぐに自宅へ戻ったり、午前は自宅で午後から出社に切り替えなどと、時差出勤/退勤は意識して行っていました。

【出社していた部署】
・ロジスティクス（商品の出荷）
・デジタルイノベーション（社内の保守開発・運用やインフラ環境整備）
・経理Gr
・サロンスタッフ（店舗での接客）など

商品を出荷・梱包作業を行うロジスティクスGr、店舗でお客様のフィッティングを行うサロンスタッフは、出社しなければ業務ができません。

そのため、必要最低限の人数で業務が回せるかどうか確認しつつ、シフト調整を行いながら、密にならないよう出社しました。

また、社内の保守開発・運用やインフラ環境整備を行うデジタルイノベーションGr、個人情報の多くを取り扱う経理Grも社内にいました。

在宅業務を行うスタッフと密に連絡を取りながら、テレワークの環境整備を整えていきました。

2.テレワークが始まって困ったこと

テレワークが導入してしばらく経ち、今でこそ在宅で業務もスムーズに進められていますが、導入当初は分からない点が多い、改めて不便だと思う箇所がたくさんありました。

・スタッフの状況が分かりづらい
・一斉の情報伝達、相談が難しい
・環境を整えるまでが大変

在宅だと一人で黙々と業務を行うため、他のスタッフの状況が分かりづらいことが挙げられました。

例えば、電話・メールのお問い合わせ対応をしているコンタクトセンターでは「いま自分は手があいてないから、 すぐに対応できる人に変わってもらう」ということが発生します。

「誰がいま、手が空いているか？」ということが社内にいないとすぐに判断できないため、業務をお願いする時にスムーズにいかない場合がありました。

その他、ちょっとした業務の疑問を質問したり、複数人に意見を聞くのが大変といったことも。

また顔を直接見られないため、スタッフのちょっとした体調変化などがすぐに分からないといった点も挙げられていました。

また、テレワーク導入で大きく変化したのが、ビデオ会議が非常に増えたことです。

1対1のやり取り、打ち合わせであれば、チャットやビデオ通話の方がスムーズなことがありますが、雑談ベースの打ち合わせや複数人で行うディスカッションは、難しいように感じたとのことです。

また、1対多数の打ち合わせの時は、周囲の音が原因で話を進めにくいといったことが多くありました。

大人数がいる社内スタッフとビデオ会議を行うと、予想以上に社内の音を拾って聞き取りづらかったり、社内スタッフがミュートにしていることに気づかずに話が進んでいたりなども多発。
トラブル改善に時間が取られる、といったことが増えました。

業務をスムーズに行うためのパソコンや機器、家具を揃えるまでがまず大変といった意見が多数。仕事を前提としていない机や椅子では、長時間の業務に集中できなかったことも。

機材や家具を揃えてからも、家の中で作業する場所を確保するまでが大変だったスタッフもいました。

3.テレワークが始まって良かったこと

・他スタッフの業務を、より知ろうとするようになった
・自分が何の業務をしているか、積極的に伝えるようになった
・業務に集中できる
・時間を有効利用できるようになった（通勤、休憩時間）
・自分に適した環境づくりができる

先ほど「スタッフの状況が分かりづらい」「情報伝達や相談がしにくい」とありましたが、だからこそ「他スタッフの業務を、より知ろうとするようになった」「自分が何の業務をしているか、積極的に伝えるようにした」とのことでした。

また、今まで近くにスタッフがいた時はすぐに聞いたりしていたけれど、一人で考える時間を増えたことにより、状況判断が上手くできるようになったというスタッフもいました。

不便、困ると思っていたことでも、そこで嘆いたり立ち止まりするのではなく、どうすれば上手くできるか？と考えた結果、このように「始まって良かったこと」に変化していったと考えられます。

また、テレワークを始めて大きいポイントと言えば、やはり業務に集中しやすいことでしょう。

社内にいると、業務に集中していても声をかけられて中断したり、ちょっとした音や声で集中できないこともあります。

打ち合わせなどがある日は出社、業務にとにかく集中したい、資料作成メインの時は、在宅業務に切り替えるといったスタッフもいます。

在宅で業務となると通勤時間がなくなるため「朝起きてすぐ、仕事が終わってすぐに家のことが出来る」といったメリットを挙げているスタッフが、非常に多かったです。

特にHEAVEN Japanスタッフは女性が多く、お子さんがいらっしゃる方も。「料理や洗濯、片付け、習い事の準備などがすぐに出来るのは助かる」といった意見が多くありました。

休憩時間にも料理を作ったり、昼寝をしたり、ワンちゃんの散歩に出たりしてリフレッシュすることで、業務をスムーズに再開しやすく、在宅なりの切り替え方法を身に着けたとのことです。

「好きな音楽を流して業務をすることで、より集中できるようになった」といった意見や「室内の温度調整が上手くできる」といった意見もありました。
何気ないことですが、室内の温度調整は実は重要なポイントだと思います。

社内だと、エアコンの冷たい空気が物凄く当たってしまう人もいれば、全く当たらない人もいるので、体温調整が上手く行かず、体調を崩してしまうこともあります。
それが家では自由に調整が出来るので、体調管理にも良い面があります。

また、休むほどではないけど…といった、少し体調が優れない時でも、出社する時よりリラックスした服装、姿勢で仕事が出来ることも、良い点として挙げられていました。

4.出社・在宅業務がある中で気持ちの切り替え方、バランスのとり方

自宅の中にテレワークスペースを確保し、家庭とは切り離して仕事ができる環境にした

子供が自宅にいる際は「仕事行ってきまーす！」と言ってからテレワークスペースに入り、 終わったら、「帰ってきましたー！」と声をかけ、仕事中は関わりにくるなオーラを出して、 仕事してるアピールをしている

在宅の時は音楽をかけたり外の空気を吸うなどして、気持ちのリフレッシュを出社時以上に心がけていた

切り替えが欲しくて気分が上がるように、毎日、洋服の身なりや化粧はしていつもと同じように整えていた。

家の中はいつも片付けて、毎日掃除は朝と夕方にするようにした。

誰とも話さないような環境になるので、休憩時はパソコンから離れて外に出かけるようにしていた

一旦在宅に慣れると、特に朝からの出社がしんどく感じたというスタッフの意見も。

テレワーク導入を始めてしばらく経ってからは、自分なりの仕事に入るスイッチを見つけていくのも重要になってくると考えられます。

5.テレワーク開始で新しく買ったアイテム、役に立ったアイテム

・デスクと椅子
・ライト
・モニター
・Airpods
・エアコン
・クッション
・バランスボール　etc...

特に多かったのが、テレワーク用のデスクと椅子。
今まで家にあったデスクと椅子は、リラックスするためのものだったり、長時間作業するのには向かないものだったので、テレワーク導入をきっかけに新しく変えたというスタッフが大半でした。

中には、お子さんの学習用机で業務をしていたスタッフもいましたが「学習机は、機能面でかなり優れていると再認識」という発見をしたスタッフも。

また、仕事をするためには、思ったよりも明かりが暗いと感じ「デスク用のライト」「暖色じゃないライト」を新しく買ったという意見もありました。

その他、モニター、ビデオ通話用にAir podsなどを新しく買い、テレワークをより効率よくするために新しく買ったというスタッフもいました。

6. 外出自粛や規制がある中での過ごし方

外へなかなか出られなくなったこともあり「休日のお出かけや旅行が、かなりの気分転換になっていたことを痛感した」という声がありました。

逆に「家の中でも、思っていたより気分転換できることに気づいた」といった声もありました。

2020年春頃は、世の中も非常に大変な状況でしたが、時間が経つにつれ、おうち時間を楽しく過ごすための動画コンテンツが急増しました。

フェスやワークショップ、セミナーなどがオンラインで参加できるようになったり、テイクアウトの充実などが、おうち時間が更に楽しくなった要因と考えられます。

小さい子どもがいるスタッフは、家にいる時間が増えたからこそ、家族と遊ぶ時間が増えたとのこと。
子どもが受験シーズンだったスタッフは「子どもをしっかり見る時間が増えたから良かったかも」といった声もありました。

一人暮らしをしているスタッフは、自分について改めて考える時間が増えたことにより、一人で楽しめる趣味を見つけたという声が多くありました。料理、映画鑑賞、読書、自転車などを始めるようになったそうです。

社内での取り組みとしては、HEAVEN Japanがスポンサー契約している、WBCムエタイ日本統一王者の北野克樹選手によるオンラインボクササイズを実施。

2020年にも新しいスタッフがたくさん入社したのですが、この状況下だとリアルでの歓迎会ができなかったため、Teamsを使ってのオンラインで交流会を行いました。

7.会社以外の人とのコミュニケーションの変化

外出自粛により帰省ができず、家族や地元の友人など遠くにいる人たちのコミュニケーションは、かなり少なくなってしまったという回答が多かったです。

旅行やイベントをきっかけに予定を合わせて友人と会うというスタッフは、旅行が行きづらくなった、イベントがなくなったことで、より影響があったというスタッフも。

ただ、なかなか会えない状況になったからこそ、遠くにいる友人とはSNSやビデオ通話などを使い、コミュニケーションを取る機会が増えたというスタッフもいました。

オンラインだからこそ、遠くに住んでいる友人と、時間を気にせずじっくりと話したり、飲み会が出来たこともあったようです。

8.この状況下だからこそ起こったこと、新たに気づいたこと

仕事があることのありがたみ

出かけなくても、お金はなくなる

出かける事がストレス発散方法だと思っていたが、自宅にいても発散はできるようになった

旅行が相当な気分転換になっていたと改めて感じた

オンラインでのサービス提供が広がっているので、家でも意外と楽しく過ごせることが分かった

在宅だと本当に運動不足になると痛感…

在宅で人と話す機会がかなり減り、気持ちが下がる時も多々ある。出社した際の何気ない会話が大切、ストレス解消になっていると感じた

1人の時間が増え、自分の1人の時間の必要性を感じた

休校中は、子供の家事能力がアップした

特殊な状況下だからこそ、スタッフの意外な一面を知るようになった

この状況だからこそ、オンラインミーティングが一般化した

今まで外出したり旅行をよくしていた人にとっては「この状況で改めて外に出ることがストレス解消になっていた」と感じたそうですが「出かけなくても自宅でいろんなことが出来ることに気づいた」という人もいました。

「スタッフとの何気ないやり取りが大切」という意見も多かったですが「一人でいる時間や一人で考える時間も必要」という意見もあり、逆の意見が随所にあったのが興味深い点でした。

9.テレワーク以外に、働き方で「こんなのがあったらいいな」「こういう仕組みにしていきたい」といったこと

テレワーク導入をきっかけに、もっと新しい働き方を考えてみても良いのではと思い、スタッフに「こういう働き方があったらいいなと思うことは？」と聞いてみました。

その中で、多く挙げられていたのが「フレックスタイム制」でした。

「子どもがいるスタッフが大半なので、子どもの学校・習い事に合わせて準備ができるよう細かく休憩を取れたら嬉しい」

「テレワークが出来るからフレックスタイム制も柔軟に取り入れられたら、もっと働きやすくなるのでは？」

コンタクトセンターのスタッフからは「フレックスタイム制にすることで、お客様のお問い合わせ対応の時間も変えられる。今までとは違う、便利なサービスをお届けできるのではないか」という意見もありました。

現在、HEAVEN Japanスタッフの勤務開始・終了時間は決まっていますが、ライフスタイルが人によって様々な今の時代。
その人の家族構成によっては、更に複雑になってきています。

人によって、その時の状況によって、勤務時間を柔軟に変えられることは、働きやすさにも繋がるのではないかと思います。

また、コンタクトセンタースタッフの意見にもある通り、今までとは違う新しいサービスを提供できるきっかけにもなる可能性があります。

テレワーク導入前の2020年3月ごろの話になりますが、感染症予防対策として、保育園・幼稚園・小学校の休校処置が始まりました。

HEAVEN Japanでは、スタッフの環境調整を行っている間、会社の一部を開放し、お子さんを連れて出勤できるようにしていました。

2020年春に緊急事態宣言が出たとき、即座にテレワーク体制を整えてくださったことに感謝。学校や保育園が休校になったけど、子供を連れて出社できる、という環境もすごいと思った。

子育て世帯には、想像以上にテレワークがマッチすると気づいたので、どんどんそういう社会になると、仕事もしやすくなりそう。

テレワーク導入を一気に進めたHEAVEN Japanですが、それによって新しい働き方について考えることが非常に多くなりました。
それは女性スタッフが多いというのも、要因としてあります。

「コロナ禍」だから一時的に働き方を変える…というのではなく、こういった状況下だからこそ、気づいた点や今後変えていきたい点をピックアップして、実行する。

今回の出来事をきっかけにし、自分たちの働きやすい環境を作っていくことが大切だと考えます。

HEAVEN Japanはこれからも、新しい働き方、スタッフが働きやすい環境について考え、よりよい方向へ改善と実行を進めていきます。