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【実践!】テレワークのコミュニケーションで仕事の能率は大幅に変わる。HeaRが実践しているルール集!

 こんにちは!HeaRの人事をしている田島彩名です。テレワークを実践する企業が急増する中、皆さんは自宅のお仕事で青春できてますか?

 今日は、「仕事の能率を大幅に左右するテレワーク時のコミュニケーション」についてお話しします。中には、弊社HeaRが円滑にテレワークでのコミュニケーションを行うために実践してよかったものも。ぜひ参考にしてください!


チャットコミュニケーションルールを決めよう

 テレワークになると、全ての業務連絡やちょっとしたお願いがオンラインのチャットになります。この時に、会社内でのコミュニケーションルールをある程度決めておくと非常に良いです。

 まず、どのような会社でも絶対に必要な3つのルールは以下の通りです。

・集中したいとき/話しかけていい時の意思表示
・忙しくて今は返せないけれど「ちゃんと読んだよ!」の通知
・仕事をお願いする時の指示の出し方の統一

 他にも社内でいろいろとルールを作ることはできますが、最低限この三つはかならず作りましょう。これだけで全体の能率は変わります。


・集中したいとき/話しかけていい時の意思表示

 オフラインだとなんとなく、その人が集中しているのか、話しかけていい感じなのかはわかるものです。オンラインの場合は今気軽にメンションを飛ばしていいのか、オンライン通話をかけてもいいのかは判断しにくいもの。ここの基準を明確にしておくことで、「頼んでいいのか、話しかけていいのか悩む時間」を削減しましょう!テレワークの煩わしさが少しだけ減ります。

できそうなこと
・Zoomなどのチャットツールを会社やチームで開放しておく。集中モードの時以外は積極的にそのルームに参加して、ふと話しかけるのもOKにしておく!
・Slackのステータス設定。ここに会社の独自性を出すと面白い。

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・忙しくて今は返せないけれど「ちゃんと読んだよ!」の通知

 テレワークをしているとけっこうあるある。ただ、テレワークの時は「読んだのか、わかったのか」の意思表示をしっかり示しましょう。実感として、これはちゃんとルール化した方が良いです。つまり、「意思表示がない=読んでいない」と思って大丈夫、という状態にしておくこと。

 ちなみにHeaRでは「既読!」「しっかり了読!」「ちょい待ち」「後で返信」「確認します」などのステータス用スタンプがあります。

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・仕事をお願いする時の指示の出し方の統一

 ここはルール化すると一番能率が上がる部分。今までなんとなく頼んでいたり、まわりの雰囲気を見つつお願いしていたことををちゃんとルールにすると非常に良いです。

<例>
フォーマットを決めてしまう!

内容:
いつまで:
ここまでの参考資料のURL:
緊急度:

 こんな感じで、会社やチームの動きに合わせて”お願いフォーマット”を作ってしまうとコミュニケーションが取りやすくなりおすすめです!


常に反応5割り増しでトライ!

 テレワーク中は、集中して取り組めることも増えますが思った以上に相手の顔や表情が見えず声が聞こえないことがコミュニケーションの障壁になり得ます。いつもよりもさらに一人の発言に反応を示すように心がけましょう。

 ちなみに、コミュニケーションを取る手段はチャットだけではありません。以下はHeaRで取り入れてみてよかったもの。

・Zoom朝礼
・14:00からのリフレッシュ雑談タイム
・Zoom繋ぎっぱなしルームの作成
・Slack上のオリジナルスタンプを増やしてどんどん反応
・16:00からの運動タイム
・18:00からの終礼

 もちろん、合う合わないは会社によって異なります。それは、社風や文化、今までのコミュニケーションの距離感によって調整を行うべきです。

 一方、何かしらの方法でコミュニケーションの機会を作らないと、相談や報告が滞ります。可能な限り多く従業員同士のタッチポイントを増やすことで、良いリモートの空気感を作っていきましょう!


\HeaRのHPがリニューアルされました/

 HeaR株式会社の公式HPがリニューアルしました!HeaRが作った今までのお役立ち資料集も一気に公開しています。ぜひ参考にしてください!

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Ayana Tajima

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CX系スタートアップ、HeaRの人事・広報担当です。#毎日人事日記 更新中。