リファレンスチェックについて：違法な調査をしないために、知っておくべきこと

　こんにちは、HeaR株式会社で人事を務めている田島彩名です。本日は、「リファレンスチェック」について考えてみたいと思います。

そもそもリファレンスチェックとは？
　候補者さんから提出してもらった履歴書・職務経歴書などが正しいか、社外で候補者さんを知る人に確認すること。職務遂行能力以外にも、コミュニケーションの取り方や行動特性などに関しても聞くことがある。

　リファレンスチェックの重要性やメリットについては、こちらのHeaRの公式ブログからご覧いただけます。もしよければ目を通してみてください。

　リファレンスチェックは、正しく行わないと違法性を問われる場合があります。企業にとってはメリットが多いですが、候補者さんにとっては負担をおかけする行為なので、必ず「ルールを守り」「法令を守り」リファレンスチェックをするようにしましょう！

リファレンスチェックの流れ　

　一般的に、企業から候補者さんへのリファレンスチェックの流れはこのようになっています。

1. 候補者さんに対してリファレンスチェックを実施することを伝え、目的などを理解してもらう
2. リファレンスチェック実施に同意してもらう
3. リファレンスとなってくれる人を決める(前職の同僚、上司など)
4. リファレンスとなってくれる人と連絡を取る

　リファレンスチェックを行う際、候補者さんの現状によっては「現職の上司に転職活動をしていることを知られたくない」、あるいは「現在定職についていないのでリファレンスチェックを頼む人が見当たらない」ということもあります。状況に合わせた配慮を行うため、必ずリファレンスチェックを実施することをお伝えしましょう。

　※リファレンスチェックを行う旨を候補者に伝えずに行う/同意を得られずに強制的に実施した場合は違法性を問われる場合があります。

リファレンスチェック実施の際の注意

要配慮個人情報の扱い

　個人情報保護法の観点から、リファレンスチェックを実施する場合には必ず本人の同意が必要です。さらに、個人情報保護法が定める「要配慮個人情報」は原則として聞けません。

「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

内定後のリファレンスチェックの場合

　リファレンスチェックを行うのであれば、原則として内定前に行いましょう。明らかに悪意の認められる年収や経歴の詐称があった場合は、リファレンスチェックの結果に基づいて合否を判定することができます。

　一方、内定を出した後の取り消しはかなりセンシティブな問題に発展しかねず、万が一大きな問題があった場合は弁護士さんなどへの相談が必要になります。

　「リファレンスチェックの結果悪意が認められる詐称があった」かどうかの判断は一律の基準がないため、取扱時には注意が必要です。

▼社内でリファレンスチェックを検討したい場合はぜひこちらの資料をご活用ください！