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【入社前の関わり方で早期活躍が決まる?】人事が行うべき入社前オンボーディング施策をご紹介!

こんにちは!
HeaR株式会社あべです!

人事の皆様突然ですが
「入社前オンボーディングにどれだけ本気で取り組んでいますか?」

「オン・ボーディング(on-boarding)」とは、「船や飛行機に乗っている」という意味の「on-board」から派生した言葉。本来は船や飛行機に新しく乗り込んできたクルーや乗客に対して、必要なサポートを行い、慣れてもらうプロセスのことを指します。人事用語としては、企業が新たに採用した人材を職場に配置し、組織の一員として定着させ、戦力化させるまでの一連の受け入れプロセスを意味します。

「オンボーディングの意味は知っているよ」
という声が聞こえてきそうなので説明はこれだけにしておき、本題へ。

オンボーディングは大きく分けて
①入社前オンボーディング
②入社後オンボーディング

の2種類があると思います。

今回は①の入社前オンボーディングについて、人事が取り組んだほうが良い準備やHeaRの施策を用いて解説したいと思います!

▼入社前オンボーディングの目的

そもそも…
「入社後は取り組んでいるけど、入社前にする必要はあるの?」
「入社したらしっかりサポートすれば大丈夫じゃない?」
「入社前は数回メールのやりとりだけで大丈夫でしょ!」
などと思っている方も多いのではないでしょうか?

入社前オンボーディングにはいくつかの目的があります。

いいい

①~③に関しては入社後のオンボーディングとしても追わなければいけない課題だと思いますが、問題は④です。

働く前の不安を取り除き"ワクワク"してもらうことが
入社前オンボーディングの大きな目的です!

④が解決でき、ワクワクした状態で初日を迎えることが出来れば
自然と①~③にもつながってくるでしょう。

▼不安の種類

では入社までの期間に
新入社員抱く不安とはいったい何でしょうか?

あああ

●人間関係に対する不安
「面接官だった人しか会ったことがない…」
「自分が配属される部署のメンバーはどんな人だろう…」
「また新しく人間関係を構築しなければいけないのか…」
「オンライン面接で内定を貰ったから、オフィスに初めて行く…」
「同期っているのかな?仲良くなれなかったらどうしよう…」
「飲み会多いのかな?お酒苦手だけど大丈夫かな?」

●業務内容に対する不安
「配属先が決まっていないので何を準備していいか分からない(新卒)」
「1日をどのようなスケジュールで過ごすのだろうか…」
「自分は通用するのかな」
「成果を残せなかったらどうしよう…」
「求められるPCスキルってどれくらいだろう…」


会社(環境)に対する不安
「スタートアップって実際どうなんだろう…」
「ちゃんとお休みはとれるのだろうか…」
「社内のコミュニケーションツールって何を使っているんだろう…」
「入社必要書類っていつまでに何を準備すればいいのだろうか」
「PCってWindows?それともMAC?」

上記のような不安を抱えて入社初日を迎えている新入社員。
もちろん全てを解決することは難しいかもしれませんが
ここで人事がやらなければいけない仕事は2つ。

・不安に寄り添うこと
・解決できる問題は入社前に潰しておくこと


採用がうまくいったからといってゴールではありません!


▼不安を取り除くための施策

それでは新入社員の不安を取り除く入社前オンボーディング施策について
HeaRでも実際に取り組んでいる実例も交えながらいくつか紹介していきます!

■人間関係に関する不安

①代表/現場メンバーと定期的(1~2週間に1度程度)にランチ
内定承諾から入社日までの期間が
どれくらいあるかで頻度は変わってくると思います。

1.人事+代表とランチ
2.人事+配属先MGRとランチ
3.配属先MGR+配属先メンバーとのランチ

最初は新入社員をよく知る人事が同席し、徐々に現場メンバーに引き継ぎ
最終的には配属先メンバーのみでコミュニケーションが円滑に取れるようなプロセスが理想的です(1→2→3の順)


②社内イベント/MTGに参加してもらう
HeaRでは毎週金曜日にヒアキンという社内イベントを開催しています。
新入社員の方にもできる限り参加してもらっています。

◎ヒアキンの内容◎
・今後の動きの共有
・残キャッシュやバーンレートの共有
・月次/週次の振り返り
・愛(関係構築)ワーク
・メンバーへのありがとう

上記以外にも内容は多岐にわたりますが
これらをお酒を飲んだりお菓子を食べながら語り合います。

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原則全員参加なので、必然的に社員全員と会ってもらう機会になりますし
今会社が抱えている課題や今後の動きなどを共有しています。
会社の文化を体感していただくために愛ワーク(関係構築)を実施したり
近くの公園でスポーツをしたりもしています!

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③現場メンバーからの連絡
入社前は人事としか連絡を取っていない場合が多いのではないでしょうか。
そうなるとタッチポイントが多い分、必然的に人事とのリレーションは築けていくかと思います。

ただ、入社日以降も人事がつきっきりでサポートするのは難しいはず。
そんな時に「人事の人にしか相談出来ない…」
という状態にはさせたくないですよね。

なるべく早い段階から
現場メンバーとのタッチポイントを多くしていきましょう。

■業務に関する不安

①1日体験入社
HeaRでは、内定前の選考プログラムとして組み込んでおりますが
入社前に業務を体験して頂く場としてのオンボーディング施策としても効果的でしょう。

配属先がまだ決まっていない新卒に関しては
・配属可能性がある部署の業務を網羅的に体験できるプログラム

もし中途採用のように配属先が決まっている場合は、
まずは業務・人・文化に触れていただくプログラムを通して、
会社の雰囲気をつかんでもらうと良いと思います。

次に成功体験を積んで頂けるようなプログラムで「楽しい」「貢献できる」という状態を作り出します。

そして最後に、課題や伸びしろを感じさせるようなプログラムを提供することで、入社までに足りていない知識を理解してもらい、入社に備えてもらいましょう。

ううう


02~03に関しては現在地がしっかりと分かるようなアウトプット多めのプログラムを提供すると入社後のイメージが湧きやすいです。

ここで注意しなければいけないのはアトラクトだけに注力してしまう事。
入社後のミスマッチに繋がりやすいので、なるべくGAPを生まないように心がけましょう。

もし新入社員の方に時間の余裕があるのであれば
1日だけでなく1週間インターンやアルバイトのような形もGOODです!

②入社1週間のスケジュールを送付する
転職を経験したことがある方は分かるかもしれませんが
入社してから最初の1週間って何をやるのか不安じゃないですか?

もちろん、入社手続き/オリエンテーション/現場とのランチ/OJTなど
「これらを進めながら徐々に慣れてもらいますよ~」と人事から言われるケースがほとんどだと思いますが、どれも具体性がないですよね。

ましてや
・「入社したらなるべく早くバリューを出したい!」
・「入社後はきっと覚えることがたくさんだから事前に準備したい」
・「入社後のスケジュールが読めないからプライベートの予定は入れない」

など、新入社員は不安とドキドキでいっぱいです。
それに対してなるべく企業側ももっと向き合うべきだと思うんです。

えええ

上記のようなフレームワークに
入社後1週間のスケジュールを入れ込み送付してあげることで
予定を立てやすかったり事前に準備することが明確になったりしますよね。

■会社(環境)に対する不安

①会社のコミュニケーションツール(SLACKやChatwork)に招待する
社内で普段使用しているコミュニケーションツールに招待することで、

・メンバーの特徴の把握
・テキストコミュニケーションの温度感の把握
・事前に社内全員への周知

これらを事前に把握することが可能ですし、チャットの使用経験が無い方に関しては事前に慣れてもらうことも出来ますね。

もちろんクライアント様との情報やセキュリティ情報などを鑑みて
全てのチャンネルに招待する必要は無いと思います!

おすすめの作成チャンネルは以下の通り
◎人事+新入社員の限定チャンネル
ここでは入社に必要な提出書類の確認などを行います。

---入社書類の作成/提出
---社会保険手続きの案内
---社員証の発行
---名刺の作成
---メールアドレスの発行
---PCの設定や準備
---社内システムのID発行

入社初日にまとめて行う企業も多いかと思いますが、事前にチャット上で確認をすれば入社後の手続きが非常にスムーズですよね。
必要な書類はたくさんあると思うので、チェックリストなどを作成して
漏れが無いようにフォローしていきましょう。

◎人事+メンターの限定チャンネル
・入社後1週間のスケジュール
・新入社員に期待していること
・読んでおいてほしい本の共有
・入社前ランチの設定
などはこちらで行うようにしましょう!

◎Welcome〇〇(新入社員の名前)チャンネル
新入社員を迎え入れるためのチャンネルです!
このチャンネルにはなるべく社内全員を招待することがいいでしょう!
目的は2つ。

・入社前にみんなに知ってもらっている状態を作る
・入社前に「初めまして感」を無くす

この2つの状態を事前に作り出すだけでも入社前の不安は和らぎます。
チャンネルを作ったら

・ニックネームを決める
・自己紹介をする


この2つが効果的ですよ!

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■人事と現場とのリレーション

そして何より人事が進めるべきことは社内(特に配属先)に新入社員に対する理解を深めて、迎え入れる準備をしておくことです!

具体的には…
・新入社員の紹介(事前共有)
--面接での評価ポイント
--懸念点/伸びしろ(配慮すべき点)

・オンボーディング計画の作成と共有
-新入社員に任せる業務
-理想の状態の設定(期待値:~までに◎◎な状態)
-メンター/教育係の設定

まとめ

ここまで施策をいくつかご紹介しましたが注意しなければいけないのは、
まずは新入社員を優先し負担をかけすぎないこと。
・スケジュールを詰め込みすぎない
・あくまで今のお仕事(学生生活)を大切にしてもらう
気持ちよく入社初日を迎えてもらえるようなオンボーディングを心がけましょう。

やるべきことや決めなければいけないことはたくさんありますが
CXとEXは地続きなので一気通貫して取り組んでいきましょう。

以上、入社前オンボーディング施策のご紹介でした。
新入社員のオンボーディングに悩んでいたり、
入社後のミスマッチの減少や早期活躍について課題を感じているという方、
プログラムの設計方法や事例等を知りたい場合は
ぜひHPのお問い合わせからご連絡ください!


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採用CX支援を提供するHeaRの人事兼CS兼HeaRingトレーナー|放送業界人事(一人人事→採用課立ち上げ)→WEBメディア中途採用担当→HR業界で人事&採用コンサル|プロコーチとしても活動中|青春の大人を増やすために生きています!

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