OSHIETEN+ 聞かせて！みんなの声！｜社内報 HAKUTEN COLOR
2021年12月に全社リリースをした「OSHIETEN+」。
実際に使用してもらっているメンバーに、どんな時に使ってる？実際使ってみてどうですか？等を座談会方式で取材しました。さらに先日全社向けに行ったアンケートの結果も一部公開！
まだ使ったことない！方、みんな実際どんな時に使ってるの？など知りたい方は、詳しく取材しましたので、是非最後までご覧ください！
OSHIETEN+（おしえてんプラス）とは？
困った時の社内ガイドブックとして業務推進部・経営本部のメンバーが中心となって立ち上げたイントラサイト＆チャットbot。いつでも・どこでも、簡単・わかりやすく・正確に社員の疑問解決をアシストすることを目的にしています。
＜座談会参加者＞
矢島（やじま）
2020年入社、中部･西日本ユニット所属のプランナー。前職ではグラフィックデザイナーとして様々なプロジェクトを経験。中部営業所初のクリエイティブメンバー(プランナー)として博展に入社。
「一回全部やってみる」というスタンスで様々な領域にチャレンジし続けるオールドルーキー。家族全員がスプラトゥーンガチ勢で、モニターからスイッチまで一式×2を最近購入。
琴原（ことはら）
2020年入社、UNIT１所属の営業。2020年10月から新規営業活動をメインに行う部署に配属後、2021年4月以降は、クラウドサービスを取り扱うクライアントをメインに担当。趣味は、トランペット、ピアノ、音楽制作！とお酒。
山下（やました）
2020年入社、UNIT１所属の営業。2020年10月から新規営業活動をメインに行う部署に配属後、2021年4月以降は、大型主催案件や最近では商環境案件を担当。趣味はサーフィン、スノボ、アウトドア。ハマっていることは、早起きを試みること。
谷島 （やじま）※取材、執筆担当
2015年入社、業務推進部所属の営業DS(Division Staffの略)。営業部門のアシスタントとして入社した後、クリエイティブ部門で数字集計等を担当し、2020年より営業DSとして業務推進部にて、OSHIETEN+の運営や営業メンバーのサポートを行う。最近ハマっていることは、自宅最寄り駅のお店を開拓すること。アウトドア派なのに雨女。
OSHIETEN+誕生の経緯
ーまずは、OSHIETEN+の誕生の経緯からお伝えできたらと思います。
谷島：今後、博展は社員数のさらなる増加を見込んでいて、それに伴う経営本部、業務推進部といったコーポレート部門とメンバー間での問い合わせによるやり取りをいかにして効率化することができるのか、という課題がありました。
そこで、知りたいことを「いつでも・どこでも、簡単・わかりやすく・正確に」知ることができる全社のポータルサイトを作ろう！となったのが、OSHIETEN＋誕生の経緯です。
OSHIETEN＋が誕生する前と後
谷島：お三方ともコロナによる長期の在宅勤務による影響があったり、東京の本社と物理的な距離が発生する場所で業務をされていますが、業務上発生した疑問点や不明点は誰に聞くことが多かったですか？
琴原：OJTで付いてくださっていた先輩や近くにいた営業の先輩に聞くことがほとんどでした。私生活でも色々なことをググるタイプなのですが、博展のルールはググっても検索結果が出てくるものでもなかったので(笑)。 ただ、先に社内共有フォルダ「Google Drive」で知りたい内容のキーワードを検索して、マニュアルを探し出してから先輩に聞くようにはしていましたが。
山下：私もGoogle Driveを漁ってみて、色んな資料を探しにいっていましたね。
谷島：実際、例えば勤怠について知りたいと思っても検索でピンポイントに自分の知りたい内容を探し出すのってすごく大変だったよね・・・？
山下：そうですね。資料もPDF形式だったりパワーポイント形式だったり、色んなマニュアルが保存されていたので、ひたすら全部見て確認していました。
矢島：僕も琴原くんと似ているのですが、前提として中途入社で本社の人との面識がほぼなかったので、メール等で情報システムの○○さん、経理の○○さん等、名前はお見かけするものの、連絡をするということがとてもハードルが高く・・・周りのメンバーに聞いて解決するようにしていました。
１番困ったことが、中部営業所にはクリエイティブのメンバーがいないので、中代(クリエイティブに関わる費用)の反映方法等、クリエイティブメンバーならではの作業に関しては身近に聞く相手がいなくて。
クリエイティブならではの作業については、プロジェクトで関わったクリエイティブのメンバーにさらっと聞きながら、だましだまし対応してましたね。誰に問い合わせをしたらよいのかわからなかったのも、苦労した点ですね。
谷島：確かに、普段営業メンバーのサポートをしていても、「これって誰に聞いたらいいの？」って聞かれることは多いですね。
みんなのOSHIETEN+活用方法は？
谷島：今、伺ったような、誰に聞いたらいいの？どこに答えがあるか探すのが大変。。。などを解決したく、OSHIETEN+が12月に誕生したのですが、みなさま実際に使ってみていただいて、率直な感想を教えてください！
琴原：自分で検索できるのが良くて頻繁に使っています！例えば、クライアントから回収した申込書って法務と経理どちらに提出するんだっけ？だったり、出張に関しての検索をよく行っていますね。
矢島：多分営業と比べると、クリエイターが調べることってそこまで複雑ではないと思うんですけど、例えば出張時の宿泊費は、役職によって金額が変わってくるので周りと違うことがあるので調べたりとか、あとは引越しに関しての手続きとか調べましたね。
山下：なかなか先輩に聞きづらいことであったり、初めてやる業務もOSHIETEN+にマニュアルが載っているので、とても助かってます！
この間も、少し重量のある荷物を発送したかったんですけど、重量があるから運送会社に一回問い合わせした方がいいかもよって先輩からアドバイスもらって。問い合わせ先を検索する時に、チャットに「運送会社名」を打ったら一発で答えが出てきたので、すごい便利だな。って改めて思いましたね！
全社アンケート結果公開！
谷島：様々な内容をOSHIETEN+を使って検索していただけているようで安心しました！ここからはOSHIETEN＋の活用状況を見ていきたいと思います！
現在、OSHIETEN＋には「サイト」と「チャット」の二つの使い方があります。
先日、全社向けにOSHIETEN+の利用者アンケートを実施(全体で90名の方に回答をいただきました！)したのですが、OSHIETEN+を利用したことがある人の、サイトとチャットどちらを使ってますか？という質問に対する回答は下記のような結果でした。
谷島：サイトとチャットの使用はほぼ半々で、それぞれ全体の45.6％。
両方同じぐらい使っている。と回答くださった方が。8.8%でした。
ちなみにみなさんは、どちらを使うことが多いですか？
琴原：僕は、サイトを使うことが多いですね。
サイトを見ると、かなりカテゴリ分けがされているので探しにいきやすいっていうのが大きいですね。
矢島：僕もサイトがメインですかね。サイトはある程度カテゴリ分けされているので、自分が調べたいことのおおよそのカテゴリに入っていって、例えば引越をした際に、引越しのことだけではなく、確定拠出年金のことや付随した内容も調べられるのが便利だなと思います。
琴原：確かに僕も、自分が調べたい内容を検索した時に他の内容も調べられるのが、ありがたい・楽しいと思いますね！
山下：私はチャットで「OSHIETEN+_bot」をピン留めしていつでも使えるようにしていて、すごく便利なので日々活用してます！日常的にチャットは使っているので、基本チャットばかり使ってます！
谷島：それ、まさに全員にやって欲しいことかも！(笑)
▼Googleチャットへの「OSHIETEN+_bot」の追加方法
とはいえ、どういった形でもみなさんに使っていただけているのは、とてもうれしいです！
お三方の意見は実際に利用者アンケートでも回答してくださっている方がいまして。なぜサイトとチャットそれぞれを使っているんですか？という質問に対して、サイト派の方は、先ほど矢島さん琴原くんからも出たように「関連項目が一覧でみられる」「カテゴリで分かれているので探しやすい」という回答がありました。
チャット派の回答だと、「早い、簡単」といった回答がほとんどを占めていて、その他「チャットは常に開いているので、チャットで検索することが多い」等、普段の業務からの流れで使い分けをしている方が多いのかな。といった印象でした。
知りたいことが明確な時は「チャット」で検索がおすすめです！
次に、直接担当者に聞く場面とOSHIETEN＋で検索する場面の違いについて聞いた質問もありまして。みなさんはどんな時に、担当者に直接問い合わせすることが多いですか？
矢島：先日、ベクターをインストールしたかった時に、インストールの時間がどれぐらいかかるのかだったり、アカウントに関してだったりとか確認したい内容が少し複雑だったので、情報システムの方に直接問い合わせしましたね。状況や人によって答えが異なる内容だな、と思った時は直接担当の方に確認しますね。
琴原：基本的なルールがある内容に関しては、OSHIETEN+で検索しますね。それ以外のイレギュラーな内容であったり、クライアントから聞かれて対応したことがない内容であれば、担当者の方に聞いてみるって感じですね。
谷島：やはりイレギュラーなことはなかなかOSHIETEN+で調べるのは難しいですよね、、、
アンケートでも琴原くんと同じように、全社ルールで決められているようなことはOSHIETEN+で検索して、イレギュラーな内容は担当者に直接問い合わせするという回答が見られました。その他にも、朝早くや夜遅く自分の知りたい時間に検索している方も多そうでした！
山下：私も問い合わせする時はするんですけど、自分である程度調べることができるようになったので、問い合わせする機会は減ったなと思いますね。質問するにしても、ゼロからわからない、ということではないので、効率よく質問できるようになった気がします。
これからのOSHIETEN+への要望
谷島：最後に、OSHIETEN+に今後こんな機能があったらいいな！ここ改善されるといいかも、と思う点を教えてください！
矢島：OSHIETEN+とはズレてきてしまうかもしれないんですが、「目安箱」的な、みんなが気軽に意見を出せる場所があるといいな。って思ってます。業務をしていて、疑問が浮かぶことが出てくるんですけど、トップからの情報発信だけではなくて、現場メンバーからの意見を吸い上げられる、マニュアル・規定に対して意見を出してレスポンスをもらえる場所があると、いいかなって思います。
谷島：キックオフでもありましたよね！今後社員数が増えるようであれば、色んな考えを持った人が増えるので、もっと気軽に意見を挙げられる場があるといいかもしれないですね！
琴原：僕は、内容の追加をしたい！ってなった時に、サイトの一番下に「ご要望・追加依頼などはこちらから」の場所があると思うんですが、ここがそれこそチャットのようにすぐ入力できるようになっていたりすると気軽に追加依頼を出せるかなと思ったりしました。
山下：私は、今OSHIETEN+で検索できるマニュアルって沢山あると思うんですけど、実際は業務上でNESTA(売上管理システムの名称)の申請についてとか、マニュアルのその先について詳しく知りたいなと思うことがあるので、そこを充実させてもらえるとうれしいです！
谷島：そうだよね。まだNESTAについては、網羅しきれていない箇所が多いなって、質問を受ける立場として思っているので、「点」で入ってしまっているマニュアルを「線」になるように、プロジェクトの流れがわかるように、今後拡充を頑張っていきたいなと思ってます！
改めて、今日は貴重なユーザーボイスをありがとうございました！
今後もさらに様々な内容を追加していこうと思っているので、ぜひOSHIETEN+の利用をお願いします！
編集後記
公開後も情報追加を続け、現在FAQ数 250まで育っているOSHIETEN+。
メンバーから直接、どんな時に使ってもらえているのか。こんな内容が追加されるといいな、など貴重な意見を沢山聞くことができたとても為になる座談会でした。
OSHIETEN+事務局メンバーとしては、チャットを利用しているメンバーが多いのかな？と思っていたのですが、アンケート結果はほぼ半々。今回の座談会ではサイトを利用しているメンバーの方が多い結果に。今後はサイトとチャット、どちらを利用しても「いつでも・どこでも、簡単・わかりやすく・正確に」知りたい情報にたどり着けるようにさらにパワーアップしていきます！