業務の仕組み化による手作業からの解放

自己紹介
初めまして。博報堂プロダクツ データビジネスデザイン事業本部2019年新卒入社の松井です。
最近の担当業務は、主にデータ整備系で、PythonやRを用いたデータの前処理、GCPやAWSを用いたデータベース構築、Tableauを用いたBI作成等を行っております。
また、上記の業務を通して、業務の仕組み化を推進しているところです。
そこで、今回はこの仕組み化業務についてお話を進めようと思います。
 

仕組み化とは何か？

私が推進している仕組み化業務とは、主に日常業務における定型作業を、手作業することなく自動またはワンクリックでPCに行わせてしまおうという発想のもとで進めている業務です。そのため、簡単にまとめると、「定型業務の作業効率化業務」になります。 定型業務の例としては、週次や月次で発生するレポーティングや、そのためのデータの加工、グラフの作成などが挙げられます。 したがって、上記のような手作業の業務をPCに任せることで、工数とミスの削減をすることが大きな狙いです。 

仕組み化によって実現できること

先に挙げた、週次・月次レポーティングの仕組み化を進める際、どのような方法を用いて、どのようなことが実現できるのかについてお話します。まず、レポーティングのための作業工程を大まかに分けると、以下のようになります。①週次/月次データの受領②受領データの加工/集計③過去受領分データとの連結④レポート用のグラフ、数表作成⑤レポート資料作成 そして、これらの作業工程を様々なサービスやソフトウェアを用いて実装していくと、以下のように仕組み化することができます。 ①週次/月次データの受領　→メールから自動的に添付ファイルを取得し、OneDriveなどのストレージに保存。(PowerAutomateなど)

②受領データの加工/集計
　→ストレージ上にファイルが追加されたタイミングで、加工・集計処理のプログラムを実行し、データの加工、集計を自動で実行。(Python、R、GCP、AWS)
 
③過去受領分データとの連結
　→加工されたデータをクラウド上のデータベースに追加し、更新。(Python、R、GCP、AWS)

④レポート用のグラフ、数表作成
　→BIツールでダッシュボードを作成(初回のみ)し、更新データが自動的にグラフや数表に反映されるようにする。(Tableauなど)

⑤レポート資料作成
　→作成したダッシュボードをそのまま資料として利用。
　　もしくは、ダッシュボードをPowerPointやPDF形式に変換し利用。
 
以上の実装により、データの受領から資料作成までをPCに行わせるという仕組みが完成します。
実際に上記のような作業フローをこれまでの仕組み化業務でも実装しており、工数やデータの集計ミス等の大幅削減に役立っています。
そして、上記の例はあくまで一例なので、より複雑な作業工程や、定型レポーティングとは全く異なる業務の仕組み化も大いに実現の可能性があります。
また、定型でない業務に関しては仕組み化できる可能性が大きく下がりますが、一工程でも定型な部分があれば、その工程のみを仕組み化するということも可能です。
日常業務の仕組み化にご興味がお有りの方は是非データビジネスデザイン事業本部にご相談下さい。
 
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