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提案書・企画書を書くときに気をつけていること

提案フェーズで、「伝わる」提案書をつくるにはどうすればいいか?について、僕自身が気をつけている内容と、すすめ方をまとめてみました。
これは提案作業だけではなく、チーム内部での情報共有などでも、気をつけておきたいところです。

①背景を考える

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主として、以下のようなことを考えます。
この軸が通っていないと、中身がどんどんズレていくので注意しています。

今回作成する提案書は、誰が、どの様に使うための資料なのか?
 ・自分が、社内で説明する資料?
 ・自分が、クライアントに説明する資料?
 ・クライアントが、その上司に説明する資料?
  etc...
今回の提案書によって、何を達成したいのか? 
 ・ 意見を貰いたい
 ・説得したい
 ・行動をおこして貰いたい
 ・決断してもらいたい
  etc...
この提案書を読む人は、どのようなことが気になっているのか?
 ・そもそも、取り組みの意義を理解できてない?
 ・実際に効果があるかどうかが不安?
 ・上司を説得できるかどうかが心配?
 ・かかる費用が多いことを気にしている?
  etc...

②ストーリーを考える

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①の背景を説明できるようになった上で、
テキストベースで、どのようなことを相手に伝えたいのかを書き出していきます。
最初は箇条書きで、大切なポイントから書き始め、
少しずつ、補足するためにはどのような材料があれば良いか?などを付けたしていきます。

③以下のフォーマットで整理する。

①②の内容を、定形に落とし込んでいきます。このとき重要なのが、
必ず 全体 > 詳細 の順になっていることだと思います。

このフォーマットが、基本のアジェンダになっていきます。

●内容整理
 ○与件の整理(弊社の理解)
  ・目的
  ・現状
 ○目指すゴール
  ・ゴールの設定
  ・現状との差分 =課題
●課題の整理
 ○課題の定義
 ○解決の方向性
 ○解決へのプロセス
●方針
 ○基本方針
  ・プロセスのすすめかた
  ・プロセス内のタスク定義
 ○企画の概要(★キラースライドになることがおおいです)
 ○具体的施策
  ・施策内容
  ・懸念点
  ・懸念点の解消方法
●効果
 ○実施による効果
 ○課題と解決方法の対応(★網羅性に気をつけましょう)
●方法
 ○施策を実施するスケジュール
  ・タスク分解(★プロジェクト開始時、WBSの元になっていきます)
  ・スケジュール(★タスクと矛盾がないことを確認します)
●施策を実施する体制
 ○体制図
 ○会議体
●見積もり
●Appendix

先にも書きましたが、提案書が「プロジェクト開始時のキックオフ資料・WBSのインプット」にもなることを意識して、書いていきます。そうすれば、あらためてキックオフ資料やWBSを起こす必要がありません。

さらには、提案書に書いたタスクリストから、プロジェクト中に設定されるべきそれぞれの会議体がわかり、その会議体でどんなことが議題になるか、議事録の見出しまで、書けてしまうかもしれません。最初は難しいですが、そのようにイメージすると、プロジェクトのコントロールに余裕が出てくると思います。

④キラースライドを作る

ストーリー全体の中でも、特に強調したいこと、今回の目的達成のために重要になる点を伝えるために、キラースライドを用意していきます。

キラースライドは
 - メッセージがシンプル
 - そのスライド1枚だけで伝えたいことが伝わる
 - 誰が見ても納得できる
ことを意識して作成しています。

⑤シートの順番を考える

すべてのシートをストーリーに沿って書き終わったあと、キラースライドや結論を冒頭に持ってくるなど、プレゼンテーションの流れを考慮して、シートの順番を入れ替えていきます

⑥シートを書いていく

個別のシートは、以下のような構成をとることで作成者側が思考が整理でき、相手に伝えやすくなると思います。

基本構成

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以上、僕がおこなっているTipsを記載しました。

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株式会社ゆめみでサービスデザイナーとして働いています。 HCD-Net認定人間中心設計スペシャリスト AWS認定クラウドプラクティショナー TOEIC L&R 870 関西大学社会学部卒 多摩美術大学クリエイティブリーダーシップ・プログラム第1期生