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「もう指摘するの勘弁して!」と思ってしまう、センスない提案書の書き方 (2)不安にさせてくる系


このnoteの内容

提案書レビューで指摘されがちなポイントについて、
ここを気をつければ…という基本的なアンチパターンと、
どうすればそれを避けられるか?の第2弾です。

前回は、(1)混乱させてくる系として、
①話の順番がいったりきたりする
②話が飛ぶ
③細かいことから言う
④同じことを指すのに使う言葉が違う(もしくは違うことを指すのに似た言葉を使う)
を取り上げたので、興味のある人は見てください。

センスない提案書の書き方
(2)不安にさせてくる系

今回は、不安にさせる系です。
これをやってしまうとあなたの能力について不安を抱かせるので、
提案以前に話を聞いてもらえなくなるのではないかと思います。

⑤結論がない

どういうこと?
人を説得させるためのハズの提案書ですが、結論がわからないものがたまにあります。エンジニアのつくる提案書でよくあるパターンです。

Aという解決策とBという解決策とCという解決策があります
Aにはこんなメリデメ、Bにはこんな、Cにはこんなメリデメがあります。

と、とりうる選択肢と判断基準しか書いていないものがあります。
これは、カタログですか?提案ですよね?

このようなものを読まされた読み手は?
まずプロとしての判断を提案者から受けられなかったことを残念に思うでしょう。

読み手は、判断基準を提示されたので、当然考えます。
考えて、読み手がどのようなことを言い出すかは、提案者にはコントロールできません。
提案者は説得しようとしているはずなのに、その時点でもうこの場のイニシアチブがとれなくなることを意味します。

どうすればいい?
問題解決をして差し上げるのが仕事なのです。私達は、相手よりも知識と経験に優れた立場から、おすすめをする役割を求められていることを忘れてはいけません。
提案に自分なりの結論と根拠を加えましょう。最終的に相手の結論と違っていてもいいのです。それは意見の相違であり、意見がないのとは違います。

そして、結論というとすぐに「起承転結」という人がいますが、人を説得する提案書に、感動の演出はいりません。
説得力、思わずうんとうなずいてしまう、流れが必要です。

具体的には、
先に結論提示し、根拠を示し、最後に結論をもう一度まとめるSDS(Summary Detail Summary)法や
先に結論を提示し「なぜなら・・・」とその理由などを伝えていく
PREP(Point Reason Example Point)法
などがあります。

もう少し詳しくは、ロジカルシンキングの勉強をして、演繹法・帰納法からロジックツリー、ピラミッドストラクチャーを学ぶのもよいかもしれません。

⑥抜け漏れがある

どういうこと?
よくあるのが「選択肢を提示」する場面です。
選択肢の洗い出しを思いつきベースでやってしまい、全てのケースを網羅しているかの確認を怠ってしまっているため、オススメする選択肢への根拠が薄弱になります。その原因としては、そもそもの対象への理解が浅いか、情報収集不足があげられます。

このようなものを読まされた読み手は?
選択肢の根拠について、プロとしての視点を期待したいのに、「私がそう思っているから」以上の理由を読み取れず、残念に思うでしょう。

そして、そこにない選択肢を読み手が提示してきたらどうでしょうか。提案者は答えられなくなり、もうこの場のイニシアチブがとれなくなることを意味します。提案の良し悪しよりも、文書のあら捜し、場合によっては人格攻撃に移ってしまうかもしれません。

どうすればいい?
私達は、相手よりも知識と経験に優れた立場から、俯瞰して考えられることに価値があり、それを求められているのです。
ロジカルシンキングの勉強をして、MECEからロジックツリーの作り方を学ぶのもよいかもしれません。

⑦ページタイトルと本文があってない

どういうこと?
書きたいことのタイトルだけ並べてシートを作り、あとから中身を書いていくようなやりかたをすると、ありがちです。
タイトルを書いたときの思考と、中身を書いていくときの思考には、タイムラグがあるので、多少ズレが発生してしまいます。しかし、パワーポイントの見出しはそれを書いた時点で「完了したもの」と脳が認識して、本文を書いている途中はもうすでに「ないもの」として意識から飛んでいます。
その結果、「問題点」というタイトルで「要望」を書いてしまったり、「まとめ」というタイトルで「サンプリング結果の詳細」を書いたりしてしまいます。意外と、中身を書いたときの思考の流れで脳内が上書きされているので、タイトルの違和感に気づかないときがあります。

このようなものを読まされた読み手は?
読み手はフレッシュに受け取るので、違和感にすぐ気づきます。
推敲すらしていないのか、と残念に思うでしょう。
ミスマッチを指摘されたら、その時点でもうこの場のイニシアチブはとれなくなるでしょう。

どうすればいい?
前回の①でも書いたのですが、タイトルと情報はまず、テキストで付け足していってください。そうすれば違和感に気づけるはずです。
また②でも書いたとおり、シートにリード文と結論を書くのもいいと思います。それとタイトルを対比すれば、違和感に気づきやすいです。

⑧日本語があやしい、英単語のスペルミス

どういうこと?
これはちょっとレベルが低すぎるかもしれませんが、敢えて書きます。
主語述語が対応していない、文章にねじれがある、過剰敬語、英単語のスペルミスなどです。

お伺いさせていただきました点につき、ご検討させていただき、ご提案をお持ちさせていただきましたので、ご説明させていただきます。

話し言葉ならまだ、過剰だなと思う程度かもしれませんが、書き言葉だときつくないですか。

伺った点につき検討し、ご提案をお持ちいたしました。説明いたします。

でいいですよね。

このようなものを読まされた読み手は?
⑦と同じく推敲すらしていないのか、と残念に思うでしょう。
提案内容がいくら素晴らしくても、「このようなポイントに気づきすらしないのか」と、品質および精度にフォーカスが持っていかれるでしょう。

どうすればいい?
ひごろから文章を書く練習をすることですかね。
いまだとOfficeソフトなどで指摘してくれると思いますよ。

次は第3回です。

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株式会社ゆめみでサービスデザイナーとして働いています | HCD-Net認定人間中心設計スペシャリスト | AWS認定クラウドプラクティショナー | PMI認定PMP | 多摩美大TCL第1期受講生 | 関西大学社会学部卒 | TOEIC L&R 870

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