残業で悩むサービス提供責任者を救いたい

今回は、前回ブログのアンサー編として、弊社でサービス提供責任者の残業や休日出勤をどのように減らしているのか、その取り組みをご紹介いたします。

サービス提供責任者は、構造的に残業や休日出勤が増えやすいポジションです。前回の記事でご紹介したように、残業や休日出勤に関係する事項として以下の点が挙げられます。

その様な課題をゴールデンケアが具体的にどの様にして解決しているのかご紹介します。

1. ヘルパーの欠勤対応について

訪問介護事業所では、欠勤対応を減らす施策として大きく分けて次の2点を行っています。

A. 欠勤しない人を評価する

ゴールデンケアでは、オープン当初、ヘルパーの欠勤が多く、代わりに出勤・訪問するスタッフに負担がかかることがありました。そこで、会社として欠勤の基準を作成し、達成している人を評価する仕組みを導入しました。

B. 非常勤スタッフでも有給内で休みを取る

お子様がいらっしゃる方には、前職での欠勤日数や家族のサポート体制（ご主人や実家の支援）についても確認しています。

この様な取り組みを行う事で、正社員の欠勤は減り、非常勤スタッフも安定して出勤する事により、誰かが欠勤したからといって公休のスタッフが休日出勤をしたり、大幅に定時を超えて勤務する事もありません。

こうしたルールを定めた際には、「体が弱い人がかわいそう」「子どもの体調不良は仕方ない」といった意見も出ました。しかし、どのような事情があっても、月に何度も欠勤が発生してしまうスタッフが多い事業所では、安定した運営が難しくなります。そのため、事情がある方には面接時に「訪問ではなく、比較的代わりのきく施設の方が向いているかもしれません」とお伝えしています。

2. サービス提供時間の増加

サービス提供責任者経験者に、前職での月間サービス提供時間の基準を尋ねても、明確な答えが返ってくることはほとんどありません。
基準が決まっていなければ、ヘルパーの訪問が一杯で依頼が来ればサービス提供責任者が受ける、という繰り返しで結果的にサービス提供責任者の提供時間が一杯になってしまうことが多いでしょう。
弊社では、サービス提供責任者のサービス提供時間の基準を80時間/月と定めています（ヘルパーは110時間）。そのため、管理者や本人の感覚ではなく、基準に沿って提供時間を調整することができます。

3. 移動時間

訪問エリアを明確に決めている事業所は少なく、管理者やサービス提供責任者の感覚やその時の状況で訪問エリアが決められることが多い印象です。
例えば、
・自分の帰宅や出勤途中だから
・いつもお世話になっているケアマネだから
・空きが多く、売上が下がっているから
これらの理由で本来のエリアから大きく外れた場所に訪問することを決めてしまうと、訪問者が変わったりルートが変わった際に移動時間が大幅に増加する可能性があります。

弊社では、訪問エリアを町名や番地まで明確に設定しており、どのような状況でも迷うことなく訪問できるかどうかを判断できます。
その様な決められた範囲の訪問で、移動時間を短縮する事が出来きその分別の業務を行う事ができています。
ただし、他の事業所より訪問エリアが狭いため、質の高いサービスを提供し、近隣のケアマネージャーや相談員から継続して紹介を受けることが重要です。

4. 業務集中

サービス提供責任者の業務集中を解消する為、大きく分けて次の2つ取り組みを行っています。

A. Slackの活用によるコミュニケーション負荷の軽減

こちらについては、以前の記事で紹介していますので、そちらをご参照ください。

B. サービス提供責任者補助業務

ゴールデンケアは正社員を中心に運営しているため、スタッフが空き時間に事業所に戻ってくることがあります。
その際、空いた時間を利用して、ヘルパーがサービス提供責任者の補助業務として書類作成を行っています。

上記の取り組みにより、サービス提供責任者の書類作成やコミュニケーション負担が軽減されると同時にヘルパーがサービス提供責任者に昇格するまでに少しずつ業務を覚える事が出来るというメリットがあります。

いかがでしたでしょうか？

ゴールデンケアでは、基準やルールを明確にし、業務分担を行うことで、中間管理職に過度な業務負荷がかかるのを防ぐことができています。
今後、ますます人手不足が深刻化し、利用者が増える介護業界では、業務の効率化が不可欠です。
業務効率化を行わなければ、1人当たりの業務量が増加することは避けられません。

現在の職場で悩みを抱えている方や、この記事に興味を持たれた方は、ぜひホームページからご連絡ください！

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