2ヶ月で！？カスタマーサクセス(CS)が奮闘した爆速オフィス移転プロジェクト
こんにちは！
HRの山地です。
今回のnoteは、コーポレートの手嶋が個人アカウントで書いていたオフィス移転のnote記事をGoals公式noteで改めて掲載します！
先日、たまたま過去記事を見返していたら、反響をいただいたオフィス移転の記事の掲載からちょうど1年経ったことに気づき、以前の掲載時にはGoalsをご存知なかった方もいらっしゃるのでは？と思い、掲載にいたりました。
タイミング的にこれからオフィスを移転したいと考えている会社のコーポレート・バックオフィスの方にも、ぜひ一例として参考にしていただけたらなと思います。
Goals コーポレートの手嶋(@goals_tejima)です。おかげさまでGoalsも順調に成長・拡大しており、2022年6月にオフィス移転しました。
今回のオフィス移転は私が主導して進めたのですが、当時の私はCSというフロント部門に所属しながら担当していました。
本記事では、オフィス移転は移転の半年前から検討を進めるのが一般的と言われる中、2ヶ月で移転できた理由をご紹介します。
オフィス移転前のGoals
当時のオフィスは30席が限度で会議室も１つ
近くの貸し会議室を借りて凌いだり、自席でWeb会議をしていたり、限界を迎えつつあった
本格的な移転検討が進められない中、ついに社員数が30名を超えたあたりで、全員が同時に出社するのが難しくなっていた
上記のような状況で一日でも早く移転する必要になったタイミングで、CSである私に声がかかりました。
「100名就業できるオフィスに明日にでも移転したい！」
これが2022年3月10日、代表の佐崎から言われた一言です。
一日も早くオフィス移転したい
とはいえ、私もオフィス移転の進め方は素人だったので、流れなどをインターネットで検索するところから始めました。
参考：これで完璧！オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】
オフィス移転は「プロジェクト」である
前提条件を整理する中で気づいたことがありました。
ゴール（移転時期）が定められていること【目的や目標】
検討する上でいろいろな制約（満たしたい要件や予算）があること【QCD】
円滑に進めて成功するためにはプロジェクト上のキーマンを押さえること【段取りと根回し】
オフィスの移転もシステム導入もプロジェクトとして捉えると共通点がたくさんあったので、自身のCSとしての経験を活かすことにしました。
プロジェクトは準備が8割ということで、キャッチアップした知識やこれまでの検討状況を整理してみることにしました。
事前に準備したこと
全体スケジュールのガントチャート（タスクの洗い出しと各タスクの前後関係の確認）
移転要件の整理（MUSTとWANTとWISHにレベル分け）
費用の内訳（予算と候補物件を並べて比較できるように）
ガントチャートに日付を入れるのは悩むところですが、今回は「最短」が最重要だったので、各タスクのクリティカルパスを意識しつつ、まずは自分の主観を信じて計画を立てました。
とにかく「最短」で移転できる方法を考える
オフィス移転の大まかな流れとしては「移転先の物件を決める」→「就業可能な状態にするために内装工事やネットワーク等のインフラを整える」は不変じゃないかと思います。
実は今回移転した物件は「セットアップ」と言われる、ある程度内装工事がされている物件を選定しました。これによって「移転してから追加の内装工事を行う」という方法で、移転までの期間を短縮しています。
また、これまでの移転でお世話になった専門家（仲介不動産・内装業者・ネットワーク業者）は弊社事情を理解してくださっているので、今回もお願いする前提で活かせる人脈は最大限活用しました。
選択肢は複数持っておく
理想で決められれば文句なしですが、プロジェクトにトラブルはつきものです。また、比較してより良い選択肢を選べるように進めました。
具体的には移転候補の物件も整理した要件をもとに「MUSTを満たしていないものは除外」「WANTとWISHは点数付け」というように、選択肢を絞りながらもいくつかの候補は残すようにしました。
紹介を受けた物件数 ・・・ 100件以上（MUSTを満たしていないものはこの時点で除く）
実際に下見をした物件数 ・・・ 下見ツアー3回で20件程度（WANTとWISHの項目を現地で確認して点数化）
最終的に残した物件数 ・・・ 4件（点数の高いものなど要件から総合的に判断）
他にも内装工事の計画を考える際も「この工事をやる場合・やらない場合で差額がどれくらい」など、全体の費用感が見えない中で調整できる選択肢を持てるように進めました。
キーマンと密に連絡をとる
スケジュールを少しでも短くするために、決定権者とのコミュニケーションは不可欠です。今回であれば弊社代表佐崎、仲介不動産屋さん、内装業者さんとは短時間でもいいので頻繁に連絡を取るようにしていました。
例えば物件を決定する以下のような場面です。
判断するためには費用の内訳（初期費用や総額）・入居期間を複数パターンで見積もったシミュレーションが必要
判断するためのフォーマットを弊社代表と事前にすり合わせる
複数の候補物件に対して費用の内訳を出すための仲介不動産屋さんの交渉状況を把握する
内装業者さんの見積もり算出のためにレイアウトなどの条件を詰める
これらを並行に進めつつ、その中でも何を優先したら「待ち」が発生しにくく、最短で移転できるかを意識して進めていました。
移転前に決めること・移転後でも良いことの優先順位を意識する
上でも触れたように、今回はある程度内装が作られている「セットアップ」物件に決めることができたので、移転前の内装工事はほぼ不要でした。
なぜなら今回はMUST要件の中に「100名が就業可能なオフィス」を選定軸に入れており、今使っている什器を持ち運べば今の人数では明らかに快適になることが分かっていたからです。
会議室も2部屋あったので、規模が拡大することを考えると不十分ですが、ここも今よりは良い条件です。
このような理由から最終形の計画は描いていたものの、まずは移転できることを優先して、最低限のネットワークの手配だけ済ませるようにしました。
（Goalsの事業上、オフィスに必要なものが少なかったという恵まれた事情もあります）
社員に周知そして移転
最終的に物件が決まって契約したのが4月20日。
その日のうちに全社員に周知したのですが、ゴールデンウィーク中に移転作業を終えて、ゴールデンウィーク明け5月9日を移転日としたので、周知から9営業日後には移転というスピード感でした。
このような進め方やスピード感でできるのはスタートアップならではかもしれません。
移転プロジェクトを振り返って
移転後の7月15日に追加の内装工事などが終わり、予定していた完成形になりました。
検討してから4ヶ月でしたので、一般的に半年前から検討するというのは妥当な検討期間なのだと実感しました。
いろいろ好条件に恵まれたという点はありますが、100坪以上のオフィス移転を2ヶ月で実行するというのはなかなか事例が少ないと思います。ご参考になれば幸いです。
「爆速オフィス移転プロジェクト」はいかがでしたか？
2023年7月現在のGoalsは、社員数だけでも60名を超えて、オフィスもフリースペースが減り、デスクがどんどん増設されています。
また新たな「オフィス移転プロジェクト」のnoteを書く日もそう遠くはないかもしれません。
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お待ちしております〜！
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