見出し画像

「事業を創る、ビジュアルファシリテーション会議」の作り方~グラグリ流、会議のための会議って?~

こんにちは。和田です。
グラグリッドでは、事業を創るビジュアルファシリテーションのご相談を多くいただきます。

・テストマーケティングを目指して、商品のコンセプトを策定したい
・経営会議で、事業の継続/ピボット/撤退の判断を行いたい
・社運のかかった、事業部横断での新プロジェクト。チームのビジョンを策定したい

…などなど、いずれも会議の成果が、クライアントの事業に直結するものばかり。ビジュアルファシリテーターは、会議の成果にコミットする、大事な役割です。

私たちはこうした「事業を創る、ビジュアルファシリテーション会議」を、チームで設計・計画しファシリテーションする際、計画の会議も、絵や図を用いて視覚化しながら進めています。
この記事では、その計画の会議の様子をご紹介したいと思います!

1.クライアントが得たい成果と、クライアントの組織状態・本当に求めていることを明らかにする

グラグリッドでは、ヒアリング段階からビジュアルファシリテーターが伺い、ヒアリング内容をリアルタイムで視覚化しています。
(まずこの段階で、驚かれることも多いです…!)

▼スケッチノートを使ったヒアリング
(形式:A4~A3サイズでのスケッチノート、ipad等)

スケッチノート

その描いたスケッチノートを、クライアントと一緒に指さしながら、さらにヒアリングを行っていけるのがいいところ!

▼ヒアリングのスケッチノートで行うこと
・「クライアントの目指したい成果、その理由」のヒアリング
・「クライアントの持つ課題」のヒアリング
・「クライアントの組織の状態」のヒアリング

など、依頼を取り巻く情報を深く伺います。

▼ヒアリング後の、プロジェクトサマリーを用いた分析
(形式:A4~A3サイズでのスケッチノート、ipad等)

画像2

ヒアリング後、私たちは「クライアントが本当に求めていることってなんだったんだろう?」という分析を必ず行っています。

ビジュアルファシリテーターが描いたスケッチノートを俯瞰して読み解いて、プロジェクトサマリーのシートに記入していきます。
この段階で、依頼の本当の目的や、どんな未来を長期的に目指したいと考えているかなど、私たちなりに捉えなおします。

「クライアントは『会議でアイディエーションのグラレコをしてほしい』といっていたけど。実はビジュアルファシリテーションに求めている価値は、多様な人がいるグローバルチームのチームビルディングだった!」

「クライアントは『ターゲットを決めたい』と言ってたけど。会議の次のプロセスが、市場検証って言ってたね。」
「だとしたら、商品の体験価値と、体験価値を実現するための要件提示も必要だよね。」

プロジェクトサマリーをもとにディスカッションすることで。
クライアントの依頼内容と、クライアントにとって本当に必要なことのずれも見えてきます。

▼プロジェクトサマリーを用いた分析で行うこと
・クライアントの依頼内容と、クライアントにとって本当に必要なことのずれを見つける
・クライアントにとって本当に必要な、価値ある提案事項(関わり方)を見定める

こうしたヒアリングをもとに、提案書を作成。
クライアントと一緒に、本当に目指したいゴールをすりあわせます。
合意できたら、会議の計画へ入っていきます。

2.会議計画スタート!プロセスと、プロセスでの途中成果物を決める(プロセス策定)

会議で目指したい成果が合意できたので。
ここからは、会議前の状態から、会議後の理想の状態を目指して、「何を考える必要があるか?」を考えていきます。

▼会議プロセスデザインボード 
(形式:ホワイトボード、模造紙、壁面に用紙をはりつける等)

プロセス策定

基本的には、最終成果物を目指して、「考える必要があること」を分割して、プロセスをつくっていきます。
「プロセスの最初はどんな状態で、何から捉え始めると、参加者の人がエンジンをかけやすいか」「ここから次にどんなプロセスだと、しっくりくるか」という順算で考えたり、「成果から逆算したら、この考え方で大丈夫?」など逆算で考えたり。

概ねプロセスが見えたら(=会議のアジェンダが見えたら)、クライアントが、アウトプットを見て「これがあるからこそ、意思決定できるよね」といえる成果物や、途中成果物のイメージ(絵や図)を描きます。

この成果物こそが、クライアントが次の活動に活かす道具となるので。
クライアントの活動のプロセス全体も把握する必要がありますし、大事にしたいこと/そうでないことも、把握したうえで検討する必要があります。

そうやって成果物イメージを描いて検討してゆくと。
必要な要件も、おおむね見えてきます。

▼プロセス策定で行うこと
・最終成果物を目指した、「考える必要があること」の分割
・意思決定できる成果物や、途中成果物のイメージを描き、必要な要件を定める

3.会議シナリオを作成して、ブラッシュアップ!

ここからは。一回策定したプロセスをベースに、「会議の状態」をシナリオ形式で描いていきます!

▼会議シナリオ
(形式:壁や模造紙、ホワイトボード+A4用紙+ふせん)

画像4

プロセス

ずらっと会議のプロセスが一覧化されていきます。
このとき、実は一気に以下のことを考えていきます。

【各ステップごとの「状態」】
・ステップごとの、大事な問い
・視覚化の方法(議論を促すための適切な図等のフォーマット、決定事項を示す適切なフォーマットなど)
・ファシリテーションするポイント
・ビジュアルファシリテーションの役割分担
・議論をする人数、形式
・必要な時間
・使う道具、紙のサイズ
・場の中の、どこでビジュアライズするか(机に模造紙をおいてか、ホワイトボードか、部屋の前方ホワイトボードを使うか、等)

【プロセスの「状態」】
・各ステップの議論と途中成果物は最終成果物につながるか?
・参加者が詰まりそうなところ、しんどくなりそうなところはどこか?
・全体の時間と折り合いをつける必要があるか?
・参加者の移動はどの程度発生するか?

シナリオのグラフィックを用いることで。
会議のシミュレーションと議論、同時にビジュアルファシリテーター同士の認識すりあわせを、精度高く行うことができるのです。
(この精度の高さが、実際の会議での共同ファシリテーションに非常にいきてきます!)

会議風景

壁に向かって、各ステップの詳細を見たり、全体を俯瞰して見たり。
詳細と全体を行き来しながら、会議のシナリオを検討し、ブラッシュアップしていきます。

▼会議シナリオ作成で行うこと
・各ステップの「会議の状態」を描く
・各ステップの詳細と、全体を俯瞰して見ながら、会議の進行を議論し、全体の流れをつくっていく
・ビジュアルファシリテーター同士の認識すりあわせ、役割分担

4.クライアントと一緒に、さらにブラッシュアップ→プロセスの言語化

こうして策定したシナリオを、グラグリッドでは紙をそのままクライアント先へもっていきます。
そして、クライアントの会議室で、シナリオを貼りだし、ディスカッション開始!
(クライアントへは、「ホワイトボードがあるか、紙を貼れる会議室を用意してください!」というお願いをよくしています♡)

クライアントの求める成果とあっているか、実は心配な点がないか、必要な役割分担や備品が何か等、一緒にシナリオを見ながら話し合うことで。
クライアントとも、会議の成功へ向けて、より深く話し合うことができます。

プロセス2

※シナリオ的に検証することで。
「議論するテーブルが分かれるなら、同じ部署の人をわけたほうがディスカッションがはかどりますね。Aテーブルには〇〇さん、Bテーブルには△△さん。」というような、クライアントが持っている、成果を生み出すために大事な情報も引き出しやすくなります!

ここで合意したシナリオをベースに。
グラグリッドでは、さらに「ワークショップデザインシート」を用いて、このシナリオを言語化したものも、必要に応じて用意しています。
絵のシナリオと併せて、クライアントや一緒にファシリテーションするメンバーと、最終的な1日の流れをより確認し、すりあわせしやすくなります。

画像9

▼クライアントとの会議シナリオブラッシュアップ→言語化で行うこと
・クライアントとの認識すりあわせ、役割分担
・ワークショップデザインシートで、実施内容や時間、ファシリテーションポイント、環境・備品を言語化。プロジェクトメンバーで合意する。

おまけ:「考える空間」もデザインするよ!

グラグリッドが参加する会議は、会社の会議室以外のことも多いです。
そんな時に、「こういう成果を生み出すために、こういう空間が必要です!」というお願いもあわせて行っています。

画像8

※この例は、グラグリッド社内でのとある会議の例です。

この空間を描くことで。
必要な備品や物品を洗い出して、準備をしっかり進めることができます!

-------

クリエイティブな成果を生み出す会議を生み出すために。
会議を生み出す時間も、とても楽しく、精度高く、実りあるものにしたい
なと私たちは考えています。

20190704落六EM011s

↑毎回、楽しいしかけで、会議をつくる会議を進めていきますよ~!

(和田)

この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
ありがとうございます!励みになります!
24
共創型サービスデザイン会社 グラグリッドのnoteです。 サービスデザイン、創造的可視化ファシリテーション、日々の活動、に関するマガジンを発信中! 今ないつながりを創り出す、考え方、生み出し方を日々トライしています。

こちらでもピックアップされています

ビジュアルファシリテーション最前線!
ビジュアルファシリテーション最前線!
  • 83本

商品企画やデザインの現場で、革新的な視覚化メソッドを実施しているグラグリッドによる実践マガジン! グラフィックレコーディング、グラフィックファシリテーションを含む『ビジュアルファシリテーション』の最新事例、研究をお届けします。

コメント (1)
お部屋の写真にものの配置を描いたものが分かりやすいですね。
コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。