会社のタスク管理を改善したみた

会社でのタスク管理に課題を感じていたので、その課題の解決を試みた時の話です。
私が所属している会社は社員数10人未満のWeb開発の受託を主な事業としている会社です。

改善前のタスクの管理方法

改善前の会社のタスク管理の現状としては、下記の通りです。

• プロジェクト管理は、各プロジェクトオーナーが担当する

• プロジェクトのメンバーは、都度プロジェクトオーナーから、タスクの依頼がある

• 日々のタスクは、毎朝Slackのハドルを使い、各メンバーがチームに報告する。

• 毎夕にSlackのハドルを使い、今日行ったタスクをチームに共有する。

• 週に1度自分が担当しているプロジェクトの進捗や、トラブルが無いかなどをチームに共有する。

自分もプロジェクトオーナーや、プロジェクトメンバーとして上記の方法で仕事をしていましたが、徐々に課題があることに気がつきました。

課題

タスク管理が個人に依存しており、人によってはタスクの漏れがある。
一応カンバンボードのツールを導入していましたが、ほぼ活用されておらず、口頭やSlackで依頼されたタスクを、各自が自分の方法で管理していました。チーム全員がタスク管理が得意なわけではないので、人によってはタスクが漏れるといったことがありました。

各メンバーが何をやっていて、どのくらい余力があるのかわからない毎朝、今日やるタスクを報告するのですが、口頭で報告した内容を長時間覚えて置くのは難しいので、各メンバーが何をやっていて、どのくらい余力があり、新たにタスクをお願いできるかどうかわからない、といった状況でした。
また、特定の人に仕事が偏っており、長時間労働になっているという課題もありました。

このままでは、いつか大きなトラブルになったり、誰かに仕事が偏り続けることになりかねないと思い、チームに課題と解決案を提案し、改善を試みました。

解決案の提案

まずはチームに「こんな課題を感じているので、来週提案させてください」と大まかに今感じていることを伝えました。
いきなり詳細まで伝えると反発があるかもしれないので、最初から詳細を伝えることはしませんでした。

そして次週に課題と解決案の詳細をチームに共有しました。幸いチームからの反発もなくとりあえずやってみることになりました。

解決案

提案した解決案は次の通りです。

• タスク管理の一元化今あるタスクを全てカンバンボードに集約し、新たにタスクを依頼する時も、まずカンバンボードにタスクを登録してから依頼します。
  またプロジェクトオーナー以外でも、気づいたタスクがあればカンバンボードに登録します。そうすることで、口頭やSlackでの依頼をなくし、タスクの管理を一元化します。

• 週一で次週のタスクを計画週一で次週にやるべきタスクの計画を、メンバー全員でカンバンツール上で行うようにしました。
  これで、各メンバーが次週にどんなタスクをやるのか一目瞭然になります。

• また各メンバーは、この計画の時間でタスクの詳細を確認したり、タスク実行のために必要なサポートの要請をします。
  そして最後に、余裕がありそうなメンバーは、別のプロジェクトのタスクを手伝ったり、逆にタスクが溢れ気味なメンバーがいれば、他のメンバー助けに入ったりとタスクのアサインを調整します。

タスクの進行をスムーズにするために、下記の例外を除き、週の途中でタスクを割り込ませないルールも設けました。

• 週の途中で早くタスクが終わった場合

• 緊急の場合（クリティカルなバグなど）

• お客さん都合による急な依頼

夕会の廃止と、朝会の目的変更形骸化していた、毎夕のタスク進捗報告を廃止し、朝会は週のタスク計画では想定できなかった、タスクの課題などを解消する場にしました。

導入後の変化

• 週にやるべきタスクがわかる不明点をあらかじめ質問しておくことによって、スムーズに着手できるようになった

• 余裕のないメンバーのサポートに入れるようになった

• 他のプロジェクトを手伝う自発的な声が聞けるようになった