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オンラインミーティングを円滑に進めるために必要な5つのポイント!  リモートワーク初心者が1ヵ月で3桁越えのオンラインMTGをやった結果

先日の石井のnoteを受け、今度は弊社の小林から「自分はもっと日常的に困っていそうなことについて書けました!!!!」と、またしても熱量高めなコラムが送られてきたので公開します。

社内外含め1ヵ月で3桁越えのオンラインミーティングをファシリテートした小林による、渾身のノウハウです。ぜひお役立てください。

はじめに

株式会社情熱の小林と申します。
弊社は「各社の理念やバリューを体現する人々を育てる」というコンセプトのもと、採用や教育に関するお手伝いをしている会社です。

中でも、もっとも多くご提供しているものが『新人研修』です。
この春も東証一部上場の企業様から社員数10数名の中小企業様、官公庁様等からご依頼いただき、沢山の方に向けて研修を行いました。

とはいえ、コロナの影響を受け、かなりの数の研修が急遽オンラインに変更に……

毎年多くの企業様で講師を務めてきた私ですが、こんなことは初めてだったのでかなり戸惑いつつも、なんとか乗り越えることが出来ました。

どのようにして乗り越えたかは、先日弊社の石井がnoteにまとめて公開しております。そちらも是非ご参考ください。

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コロナのおかげで毎日オンライン研修やった結果、想定の3倍上手くいった話
https://note.com/genki_jounetsu/n/ndd6459d878e7
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今回お話ししたいのは納品部分ではなく、もっと多くのが経験したであろう「オンラインミーティング」についてです。


緊急事態宣言を皮切りに、急遽リモートワークに切り替えたという企業様が多いのではないでしょうか?かく言う弊社もその1つ。このタイミングで初めて解禁となったため、かなり手探りで進めることになりました。

中でも大きな課題となったのが、ミーティングをどうするかについてです。ZOOM(オンラインミーティングができるサービス)の導入自体は早々に決まったものの、ビジネスの場で、電話でも対面でもない状態で話をするという経験のある社員はいませんでした。

ならばここは研修講師として数々の場をまとめ上げてきた自分の腕の見せ所と思い、積極的に試行錯誤を重ねた結果、通常のミーティングと変わらないクオリティで進行することができるようになりました。社内外問わず評判も上々です。

必要に迫られて取り入れてみたものの、オンラインならではのメリット等が見えてきた今となっては、今後の社会の働き方を変えるものだと感じています。

そのためにはこの仕組みがもっと世に浸透することが必要です。
しかし、億劫でまだ手を出せていない方や、うまく使いこなせずネガティブなイメージを持っている方はまだ沢山いらっしゃいます。特に、「時間が押してしまう」「話がスムーズにできない」という声をよく耳にします。

これはいくつかポイントを抑えればすぐに改善することが出来ます。顔が見えて声が聞こえるという点は対面と変わりないですが、やはり少々気を付けなければならないことがあるのです。


そこで今回は、オンラインミーティング初心者だった私が「1ヵ月で3桁越え」のファシリテート経験を積んだ結果見えてきたポイントについてお話ししたいと思います。
みなさんのリモートワーク、オンラインミーティングにおいてのヒントとして、お届けできたら嬉しいです。

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■定例ミーティングを開き、システムに慣れると同時にコミュニケーションの時間を増やす

弊社では、3月20日からリモートワークを実施していました。世間的に見てもそこそこ早めの決断だったんじゃないでしょうか。

リモートにするにあたり、まず毎朝9時に社員全員でオンラインミーティングを行うことにしました。各自自宅での勤務になるのでビジネススイッチを入れる為に始めましたが、全社員がZOOMに慣れることができたという副次的な効果も得られました。


また、リモートワーク導入による最大のデメリットを解消するという効果もあります。


リモートに移行してから1ヵ月が経ったけどどんな感じ?と社員に聞いてみたところ、ポジネガ両方の意見が出てきました。

[ポジティブ]
・通勤時間が無くなったので朝と夜の時間を有意義に過ごせるようになった。
・満員電車のストレスが無くなった。
・雑音や電話対応に関するストレスが減った。(電話は一部のメンバーが転送にて対応中)
・オフィスで仲間と話す雑談がかけがえのないものだったと感じられた。
・好きな場所で働けるようになった。もちろんもっぱら自宅だが、ベランダやバランスボールの上といった変わった場所で仕事ができる。
・終日正装(スーツ)でいなくてもよくなった。
・他社のリモートワーク未実施の社員に対して自慢できる。笑


[ネガティブ]
・とにかく寂しい。
・会社支給のWi-Fi端末が上限に到達してしまい、仕事に支障が生じた。
・自宅で顔合わせる家族にストレスを感じるようになった。
・仕事と仕事以外の境界が分かりづらくなった。
・周りのメンバーがどのような仕事姿勢で働いているのか見えないので不満が溜まった。
 (あいつ今、何やってるの? ちゃんと仕事しているのかね?という不満)
・家の外に出ることが無くなり、運動不足になった。
・自宅での光熱費が上がった。
・新入社員への対応が行き届いているかが不安。フォローや進捗確認方法に困った。


自宅やカフェなど自分自身で働く環境を選ぶことができ、誘惑が差し迫ってくる中で、いかに自分を律することができるかが肝になりそうですね。

ちなみに個人的に最大のデメリットだと思うのは、コミュニケーション不足です。
リモートワークへ移行してからたった3日で寂しさを感じてしまい、すぐさま流行りのオンライン飲み会を主催して遅くまで語り合いました(笑)

また、気軽に相談できていた社内と違い、相手が電話の取れる状況にないと話しかけられないというデメリットもあります。そして、対応する側としてはいつ連絡がきても反応できるように気を張っておく必要があり、双方で心身的なストレスが発生していました。


こうしたコミュニケーション不足による業務上のデメリットやさみしさは、定例ミーティングを開くことである程度解消することが出来ます。決められた時間内におおよその話を済ませておこうという意識が生まれることで、バラバラと連絡を取ることが無くなり、生産性も高まります。


そのため、まずはひとまず定例ミーティングでシステムに慣れつつ、コミュニケーションを取ることをお勧めします。

そのオンラインミーティングをどのようにファシリテートするかについては、次の章でお話していきます。

■1ヵ月で3桁越えのファシリテート経験を積んだ結果見えてきたポイント

ZOOM導入から20営業日の間に、社内外の方に対して3桁を超えるオンラインミーティングのファシリテートを行いました。そこで得られたポイントについてお話します。


[オンラインミーティングファシリテートのポイント]
 ①ミーティング議題の明確化
 ②参加者の選定(最小人数での実施)
 ③ミーティング時間の策定
 ④【ここが最も重要】ミーティング開始時の雑談
 ⑤ファシリテート役・議事録役の選定


1・ミーティング議題の明確化
まず「何種類の、何の議題があるのか」と、「今回のミーティングにおけるゴールと目的」を確認しましょう。報告がしたいのか、相談がしたいのかといったことも明確にしておくといいです。事前にステークホルダーに確認をしてからミーティングに入ることをオススメします。

基本的なことですが、ここを押さえられなかったことで「何のために私たちはこのミーティングに招待されたのか?」という不満が出てしまいました。
石井のnoteでも書いていたように、オンラインでのやりとりは、対面よりも当事者意識が薄まりがちです。いつもより事前準備をしっかりする必要があると考えましょう。


2・参加者の選定(最小人数での実施)
議題に合わせて重要人物を選定しましょう。ミーティング自体も、なるべく最小人数で行うことを推奨します。

関係者のみであれば共通認識をもとに進められる内容も、参加人数が増えることで逐一質疑が入ってしまい間延びしてしまいました。
参加者選定の時点から、ミーティングの目的を意識して行う必要があります。


3・ミーティング時間の策定
理想のミーティング時間は30分です。「普段のミーティングより難しいと聞いているのにさらに時間まで短縮するのか?!」と驚かれたかもしれません。たしかに、オンラインでのミーティングは対面に比べて間延びしてしまう傾向があります。弊社でも当初は、通常60分の打ち合わせが90分かかってしまっていました。

しかし、上記の『議題の明確化×参加者の選定』をしっかり行うことにより、30分でのミーティングが可能になります。最高でも90分を目安として設定をしましょう。


4・【ここが最も重要】ミーティング開始時の雑談
場の雰囲気を温める為、冒頭5分の時間を使って最近の近況(面白い、驚いた、共有したい)等を話してもらう時間を取りましょう。これは対面で営業活動を行う際にもよく取り入れられている手法ですね。

オンラインでのミーティングは対面に比べて五感による情報量が減り、いわゆる“空気を読む”ことが難しくなります。だからこそ、冒頭5分でも雑談をすることが重要だと感じました。心理学的に、最も早く人と仲良くなるには共通点を探すことが有効と言われています。相手の近況を聞き、共通点を見つけたらそれについて話すと、相手と打ち解けやすくなります。
特に今は、コロナの影響で人と会う機会が減ったため、コミュニケーションを求めている人が増えているそうですから、平常時より効果が高いと言えるでしょう。

5・ファシリテート役・議事録役の選定
ファシリテート役は、参加者の発言や映像から見える雰囲気を汲み取りながら、場を進行できる人が理想です。経験上、中堅層の方に多いです。
また、議事録役は、論理的に文章を整理することができ、かつタイピングに自信のある方が理想です。こちらは、若手層が適しているように思います。

オンラインミーティングでは、上記の2役を決めるのにすら時間を取られてしまいました。やはり対面の時のように周りの様子を伺いつつ進めることが難しいためです。ですので、あらかじめ決めたうえでミーティングに臨むことが重要だと感じました。


おわりに

今回は、オンラインミーティングを効果的に進める為のコツをまとめさせていただきました。現時点でのまとめになりますので、今後さらに工夫を重ね、より良い働き方を模索していきたいと思います。

ここまでお読み下さったあなたにとって、リモートワーク導入時の一助になれば嬉しいです。

とは言え……社員の意思疎通を高めるためにも、リアルで会うことはとても重要だと思います。早くこの情勢が落ち着き、通常の経済活動に戻ることを心から祈っております。

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(株)情熱 代表取締役  バリューを体現する人材育成であるバリューシストコンサルティングを提供している。 個人のバリューと企業のバリューをリンクさせることが、働く人が自分の仕事に情熱を持った状態になるソリューションとして、バリューリンキングを普及させるべく事業を展開。
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