[Asana] リストとボードを使い分けるポイント

Asanaを３年くらい使い込んできてようやく分かってきたのでシェア。

リストビューは有期的なプロジェクト全体の進行に使う

リストビューはセクションで分割してタスクを並べられるビューで、例えば企画⇨デザイン→コーディング→公開みたいな感じでフェーズ毎にタスクを分けられる。
なのでウォーターフォール的な工程を一つずつクリアしていくようなプロジェクトにはこのビューを使用する。
そうしておけば今の工程でどれくらい残タスクがあるかひと目で分かるし、先の工程においてもいわゆる「段階的詳細化」を同時並行的に進められるためタスクの見落としが起こりにくい。例えばデザインフェーズの残りタスクが１個なのにコーディングタスクが無かったら、全然先の予定が組まれていないということがひと目で分かる。

ボードビューは運用やUATなど、「進捗状況」を基軸に管理したい仕事に使う

対してボードビューはTrelloやJIRAのようなUIで、To Do→In Progress→Doneみたいな感じで、いわゆるカンバン方式というもの。左から右に順々にタスクが進行していくため、個々のタスクの進捗状況や、全体のうち終わっているものがどれくらいでまだ手も付けられていないものがどれくらいかといったことが分かる。
つまり、時系列でのリスト化は必要無く、進捗状況にフォーカスして順繰りにチーム内でボールを回して片付けていくような仕事に向いている。

まずこれは、継続的に発生する細々とした仕事をまとめて運用する際に有用である。分かりやすいのはソーシャル含めたオウンドメディアの制作とか、プレスリリースの配信とか、情シスへの問い合わせなんかもこれで実現できると思う。
やること（制作物や不具合）が発生したらTo Doにポッとタスクを立て、次の担当者をアサインしてIn Progressに移動する。その中で進行しつつアサインを切り替えて、完了したらDoneに移して要らなくなったタイミングでタスク自体を完了させてしまえば良い。
In Progressのタスクが多くなりすぎる場合はここのステータスをもう少し細分化して、原稿作成→ディレクター確認→クライアント確認→公開作業等に分割すれば良い。この辺りの柔軟性は流石で、やりながらオペレーションを最適化したり、案件に合った業務フローを設計しやすい。

複雑なプロジェクトは、リストとボードをうまくかけ合わせる

で、これがゴールでありポイントなんですが、より複雑な仕事はやはり縦軸と横軸での管理が必要になってくる。
例えば開発案件なんかでいうと、プロダクトバックログはリストで管理されるべきだが、個々のスプリントはボードで管理した方が圧倒的にスピードが上がる。

これを一つのツールで両方できちゃうのがAsanaで、分かりやすく言えばGoogle Sheetでのリスト管理とJIRAでのボード管理、更にはSlackのスピード感を兼ね備えたツールだと思っている。

どっちのビューを使おうと困った際は、

・縦軸で時間/工程を可視化できた方が良いのか？
・横軸で進捗状況を可視化できた方が良いのか？

を基準に考えてもらえば良いかと思います。

では。