#25 『なぜミーティングで決めたことが実行できないのか』 矢本治 / 日本実業出版社 2023

こんにちは！
会社のモヤモヤを読書で解きほぐしたい
40代ワーママのKです。

主に仕事用に読んだビジネス本の記録を
投稿しています。

ミーティング術は、「短い時間で価値観の異なる複数人をまとめるためのコミュニケーションスキル」です。（中略）家族での話し合い、地域住民との会合、子どものPTA活動など、何かを決めるときにも使えます。

『なぜミーティングで決めたことが実行できないのか』
矢本治

前回、ファシリテーションに関する本について投稿したのですが、普段にない勢いと数の反応をいただけて、驚きました！ありがとうございます。

まず、本のタイトルがよかったのだと思うのですが。

それにしても、会議運営に対する課題感や改善意識が、note読書さんのなかでかなり高いことを実感しました。

関連して、私は、会議で決めたことが実行されない（ことがある）、という問題も以前から感じていて、少し前に本書を読んでいたので、今回ご紹介したいと思います。

人の心理や行動の傾向をとらえた、具体的な対処法が学べる有意義な本です。

同じお悩み、ありませんか？

【読書メモ】

• 成果＝アイデア×実行×継続・改善（質）

• 変化のスピードが速く先が読めない環境で、正しい解答がわからない中、考えすぎる習慣はリスク。

• 決めたことができないチームの特徴

  1. 毎回同じ人が話し、他メンバーは賛成のみ

  2. 実行できない理由、言い訳が多く、結局現状維持

  3. 実行できない原因を、個人のモチベーションやタイムマネジメントと考えている

  4. 決めたことを一、二度実行してそのまま

  5. 後で、空いている時間に、どこかで、の単語が多い

• 実行できない原因と対処法

  1.   時間の見積もりの甘さ:やるべき仕事が同じでも、締め切りまで時間的余裕のある方が、難易度低く感じる。行動着手を、会議中のうちに、72時間以内にスケジュールしてしまう。早ければ早いほど◎

  2. 変化を嫌う脳の習性:ハードルの低い最初の一歩にいかに着手するかが実行力を決める。小さなことを短い時間から始め、最初は完成度は求めない。

  3. 記憶力の過信:一週間後には77%を忘れてしまう。思い出す時間の節約にも、話し合いのやり直しを避けるためにも、会議中記憶の鮮度がいいうちに、その後の計画を立てて解散する。

  4. 考える・決めるの負担が大きい:人は、緊急性が同じなら取り掛かり易い作業を優先する。重要、大掛かり、面倒な仕事は後回しにしがち。考える・決めることには労力と時間を要すためストレスがかかる。実行の前に考える・決めるで止まってしまいがち。ミーティング中に考えて、決めて、解散後は行動に集中させる。

  5. 提携業務とのせめぎ合い:ミーティングで決めた行動と定型業務の優先順位を確認。途中で状況が変わりズレてしまわない様定期確認。優先順位を決める≒やらないことを決める。

  6. 決めた内容がふわっとしている:協働作業では、イメージ共有が無駄なやり直しを軽減する。早い段階で簡単でも方向性をすり合わせる。

  7. 個人的にやりたいことではない:人は自分の行動は自分で決めたい。本人が考えて自由に選択できる部分を残し、提案させる。アイデア選定に投票させる、具体的な行動計画を自分で立てるなど。それにより主体性を引き出す。計画は発表してもらい、コミットさせる。軌道修正の計画まで決めておく。

• アイデア出し

  1. 　アイデアが出ないときは付箋を活用。3分で3案以上を書くのがおすすめ。75mm×127mmサイズに100文字程度書くイメージだと、ホワイトボードに貼っても見やすい。最後は議事録代わりに写真撮影。書くことで、全員が聞くことに集中でき。安心して参加できる。

  2. 数を優先、人と違って当たり前、無責任でOK、自由に書くこと。心理的安全性を確保するのは進行役の役割。

  3. リモートメンバーがいる場合はチャットアプリを活用する。

  4. 具体的な事例を挙げる、数字を含めた目標を立てる。

  5. リーダーの聞く力で、集まる情報の量とスピードが変わる。

• アイデアの整理と決断

  1. 　リーダーが決まっていることが前提成果の出る見込みを短期と長期で分けて考える

  2. 似たタイプの意見を分類する。カテゴリ分けか、担当者（担当部門）で分ける。微妙に違うアイデアは無理にまとめずわけておく。

  3. リーダーが決定する前にメンバーの投票をさせると、納得感が増し実行スピードが上がる。賛同率の高いアイデアは成功確率も高くなる。ポイントは、自分がリーダーだったらどれを選ぶかという視点で投票すること。リソースを考慮した全体最適解が選ばれ、メンバーにリーダー的視点を持たせる。投票は一人5個程度、立場の弱い人から。

  4. 成果が見込める、時間がかからない、コストがかからない、賛同率が高い、の順で判断するのがおすすめ。

せっかく時間をとって話し合って決めたことが、そのまま放置となってしまったり、時間が経ってまた同じ話をしていることって、私、以前はよくありました。

誰が何をいつまでにするか決めること、進捗管理、滞っているときのもう一押しは、リーダーの大切な役割だと感じます。

とくに、うまく進まないこと面倒なことは、他人からの「あれどうなった？」がないと、どうしても放置しがち。また、そういった確認が他からないということは、大事な仕事ではなかったのかと、勝手に解釈しがちなので。（私の悪い思考回路です）

鉄は熱いうちに打て！！
そして効果的効率的に仕事を進めたいです。

ではまた。

最後までお読みいただき
ありがとうございました！

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