Notionの使い方を見直したら、頭がスッキリして時間が生まれた（整理の過程を紹介）
年明けに「Notion」の整理をしたら、頭がスッキリしてアイデアが生まれやすくなりました。
情報が片付いたことで探しものをする手間とストレスからも解放され、自由に使える時間が増えたように感じました。
この記事では、Notionの整理整頓をした過程と結果について、実際の画像をお見せしながら紹介したいと思います。
🗒 Notionとは？
Notionは、メモやタスク管理、表作成、カレンダーでのスケジュール把握など、なんでもできる万能ツールです。公式では「all-in-one workspace（オールインワンのワークスペース）」と表されています。
これまでGoogleドキュメント・スプレッドシート・カレンダー、Dropbox Paper、Trello、Evernote、Asana、esaなど、種々のサービスを使ってやっていたことが、Notionひとつでできちゃいます。
Notionの機能や使い方についての詳細は、平野さんの記事でわかりやすく解説されているので、初心者の方はぜひ参考にしてみてください。
🤔 Notionの使い方を見直したきっかけ
年始にNotionを整理整頓しようと思ったきっかけは、頭の中や外に情報が散らかっていて、日々の行動や判断が鈍っていると感じていたからです。
「あの情報って、どこに書いたっけ？」
「前に見たはずなのに、同じ情報にたどりつけない」
「いいこと思いついたはずだけど、何だっけ？」
プライベートでも仕事でも、いろんなことを思考したり、情報に触れたりしているはずなのに、それらを上手くまとめられていない。メモした書類を探したり、あのアプリか？このアプリか？と複数のアプリケーションを開いたり、検索履歴を確認したり。イベント登壇用の自分のプロフィール文章さえ、すぐに共有できない始末。
考えや情報が頭の中と外に散らかり、知的生産、判断能力、実際の行動がすべて鈍っている状況でした。
そんなときに思い出したのが、Notion。正直、これまでは見出しやページアイコンなどを自分好みに設定できる、カスタマイズ性の高いメモアプリ程度にしか使っていませんでした。
しかし、生産性と効率性が低下した現状を打開するため、「情報の一元化、見える化をおこない、知的生産と行動を加速させる」ことを決意しました。
💡 Notion整理の実際の流れ
Notionを有効活用すると決めてからは、以下のアクションをとりました。
1）Notionを上手く活用している方の情報を得る
2）同じように使ってみる
3）自分に合ったカタチに編集してみる
4）まとめたいコンテンツをどんどん追加していく
箇条書きにするとシンプルですが、実際は使い方がわからなかったり、自分に合ったフォーマットを模索したりするのに、まる2日ほどかかりました。 Notionは機能の豊富さと自由度の高さがメリットですが、同時に使い方がわからなくて挫折する人も多そうです。
今回も途中で挫折しそうになりましたが、次のことを意識して最後までやりきりました。
・オリジナリティを求めすぎない
・完璧を目指さない
・Youtubeの動画解説を積極的に利用する
・「情報はずっと増え続ける。今やらないで今年も、来年も、何年も、ずっと非効率で生きつづけたいの？」と自分に問いかける😇
自分との約束事を決めて試行錯誤を繰り返したことで、いまは楽しくNotionを活用できています。
🌱 実際にやったことと成果
Notionの有効活用に着手する前の課題、結果を簡単に紹介していきます。
- HOMEページを作成！迷子にならない
以前はページの階層をあまり気にせず、ページの中にページを作ってしまっていました。その結果、あとから目的のページを探したくてもすぐに見つけられず、サイドメニューからページを開いて、また開いて、さらに開いて、「まさかのここじゃなかった…！」「探すのめんどくさい！」といったことが頻繁に起こっていました。今考えると本当に無駄な時間。
そこで、数々のNotion愛好者さんの中でメジャーになっている「親ページ」「HOME」を作ることに。とりあえずこのページを開けば、次のアクション、目的のページを直感的に選べる、というイメージの場所です。
実際に作成したHOMEはこちら。
最上部には、スケジュールとタスクリストのページ。その下には、プライベートや仕事のモチベーションを保つための「できたこと」リストのページ、さらにアウトプット、ワークログ、データベース、ライフログなどを見出しつきで並べました。
日常的にアクセスするページをHOMEに並べたことで、ページを探したり、迷子になったりすることがなくなりました。手間と時間とストレスから解放されて最高です。
HOMEのフォーマットは、はるかなさんのYouTubeを参考にさせていただきました。はるかなさん、ありがとうございます🙏
- スケジュールとタスクを一覧化
「Schedule / Task」のページを開くと、週ごとのタスクを一覧できるページとテンプレートがあります。実際はこの下に月間のスケジュールが確認できるカレンダーがあるのですが、お見せするのが恥ずかしいので隠してます。
「🗒Weekly To Do：2021-01-11」を開くと、次のようにタスク一覧が確認でき、いつでも編集、ToDo管理できるようになっています。画像は書きかけですが、来週の予定です。
ちなみに、所属先のneccoでもNotionを使用していているのですが（こちらも年始に大改修した）、業務に関するタスク管理は「Asana」の方が適していると感じたため、そちらを利用しています。
上記のタスクシートは、主にプライベート、個人の活動に関するタスクを管理するために活用しています。
スケジュールとタスクのフォーマットは、スワンさんのYouTubeを参考にさせていただきました。スワンさん、ありがとうございます🙏
- 見た映画のリスト
これまでに見た映画を、ギャラリービューという形で一覧にしてみました。一度データベースに情報を入れてしまえば、あとからリスト表示に切り替えることもできるので便利。
各ページの中には、作品の詳細データや鑑賞した日、感想、気づきなどを記録するようにしています。繰り返し見る作品もあるので、その都度感じたことを振り返られるのも楽しいです。
- 仕事関係でチェックしているリスト
デザイン、ウェブ制作、建築など、仕事でリスペクトしている会社、定期的にサイトを訪れる会社をリストアップしています。疲れててもこのページを開くとやる気がでるし、刺激がもらえます。
このほか仕事関係では、ギャラリーサイト一覧、チェックしているメディア一覧、個人で尊敬している方々などもリスト化してます。
- Wish List
2021年にやりたいことリストです。恥ずかしいのでぼかしをかけてますが、「Want（めっちゃ希望してる）」「LIFE（生活）」「ACTIVITY（体験系）」「WORK（仕事系）」「PRICATE WORK（個人の活動）」などのタグをつけて管理しています。右端には「DONE」のスペースがあり、叶ったときには項目をDONEに移します。
やりたいことを見える化できた成果か、すでにいくつか希望が叶い、DONEに移動しました。引き続き貪欲に生きていきたいです。
- ほしいもの / 買う予定のものリスト
こちらは作成中ですが、ほしいもの、今後買う予定のあるものリストです。金額もパッと見えるようにしているので、予算と本当に必要なタイミングに応じて購入できるようにしています。各ページの中には、購入するメリットや理由、類似商品に関するメモ、すぐに購入できるリンクなどを記載しています。
このリストを作っておけば、衝動買いや、無駄な浪費が減らせる…かもしれないと思ってます。欲しいものはどんどん増えますが、本当に必要なものだけを揃えていきたいです。
- サブスク管理リスト
自分がいま何をサブスクで利用しているのか、いくら使っているのかがきちんと把握できていなかったので、サブスク管理リストを作りました。一覧にして見直したことで、全然使っていなかったサービスの利用を終了させたり、予想以上に自分が毎月支払っている額が大きいことに気づいたりできました。
サブスクの管理リストは、スワンさんのYouTubeを参考にさせていただきました。スワンさん、ありがとうございます🙏
📝 まとめ
Notionを使って、散らかっていた情報の一元化、見える化を実現するまでの過程を紹介しました。情報に簡単にアクセス・取得できる世の中ですが、情報は有効に活用できないとノイズや足枷にもなります。大切な時間を有効に使うためにも、Notionに興味がある方はぜひ活用してみてください！
🙏 参考にさせていただいた記事や動画
今回、Notionを有効活用するために参考にさせていただいた記事、動画をまとめました。すべてわかりやすく解説されていて、本当にありがたかったです。おかげさまでNotionが、仕事が、プライベートが、前よりずっと好きになりました。ありがとうございます！
更新履歴🎉
2021/2/1 会社のNotionを整理 流れや工夫をブログにまとめました
2021/2/14 Notionのカレンダーを月曜はじまりにする方法をブログに書きました
デザインの勉強やスキルアップのために活用させていただきます！