理想の進捗報告とはなにか？

自分サラリーマンをやっていますが
後輩が業務日報みたいなのを書かされているんですね。
それを見て添削やレビューするのが自分の作業です。

それが恐ろしいほど時間がかかるんです。
3時間くらいかかるんですよ。

自分、進捗動画ってやつを作っている人間なので
理想の進捗報告を考えておきたいなと思った次第です。
…ちょっとだけ自分の話にお付き合いください。

進捗報告の意義とは？

まず、進捗報告の定義をしておきましょう。

私個人が考える進捗報告は以下の1点のみを守ったものです。

●PDCAサイクルを回せる構造

※PDCAサイクルとは計画、実行、評価、改善を行っていくこと

会社の業務報告はPDCAサイクル回せるか？

おそらく大半の会社は日報、もしくは業務報告を書くことを命じているでしょう。

これは進捗報告とほぼ同義と見ていいですね。

要はやったことの報告ですから。

そこで疑問になってくるのは、会社の業務報告でPDCAサイクルを回せるか？という問題です。

ちょっと考えてみてください。

自分の業務報告って後々になって見ますか？

また、フィードバックやコメントも1回限りだったりしませんか？

長年にわたって同じ内容を確認したりして成長を感じる…とかありますか？

おそらく、その経験あまりしていない人が多いんじゃないかと思います。

「そんな暇ない」という返事がいっぱい来そうですからね。

会社の業務報告では付け焼刃のPDCAサイクル

となると、PDCAサイクル回す報告に時間は回せない。

そのおかげでまともな評価やコメントは返ってこない。

それでは業務報告する時間が完全にもったいないですね。

加えて、コメントや評価をもらえても定期的に確認する仕組みができてないとこれまた無意味です。

その日にもらった評価やフィードバック、コメントなんて次の日には忘れています。

それを残すために書類やデータとして残してるはずです。

これも、定期的に振り返ったり確認する習慣がなければ残す意味はないです。

「やった」という体だけ残すなら、アリかもしれませんがね。

誰も得しないですね。

ということは時間がない状態で作る業務報告、いわば進捗報告なんて

全くの無価値といってもいいんじゃないでしょうか。

PDCAサイクルを回すならどんな進捗報告がいいのか？

となれば、どんな進捗報告ならPDCAサイクル回せて、価値が出てくるか？

そう疑問に思うはずです。

重要な要素としては、「娯楽の要素をつける」ですね。

報告を娯楽にする

まず苦行や拷問でもない限り、人間は嫌なことは進んでやりません。

業務報告、いわば進捗報告は…楽しいですか？あなたの書いた報告書面白いですか？

大半は「つまらない」と思うんじゃないでしょうか。

では「つまらないものをまた繰り返し見たくなるか？」という問いの答えはどうなるか？

想像つくでしょう。

普通見ませんよね。ただでさえ時間が貴重な今の世の中だったら尚更見ません。

だから後で繰り返し見ても楽しく、面白く感じるような工夫が必要なんです。

本当にPDCAサイクル回して、よりよい進捗にしていきたいならば。

内容自体はそんな重要ではない

「内容は正確に伝えなくてはいけない」と考えている方がいると思いますが

内容の正確さ自体はそこまで重要ではありません。

例えば、ファミコンのゲームを3時間やった。という内容があったとして、これをそのまま報告するかというとNoです。

「進捗報告」としては正しいでしょうが、それではPDCAサイクルは回せません。

この状態は、DのDoしかありません。しかも残念ながらCのCheck（評価）できそうな項目もありません。

Cができない以上AのAct（改善）もできないため、そんな進捗報告はする意味がありません。

報告するとすれば「1日の3時間をゲームに費やしてしまった」とか、「ゲームを3時間やることで、改めてゲームの面白さを知った」などの所感です。

内容は絞って結果があるものだけにする

進捗と言えるものはたくさんあります。

私ならこのノートの執筆も進捗報告として出せます。

加えて、およそ12時間ほどの仕事（サラリーマン）もやりました。

こんなことを全部報告すれば、振り返る時間が膨大になってしまいます。

したがって重要なものだけを選ぶのがよいでしょう。

例えば、「自分が書いたノート」の進捗報告自体は重要なものではありません。

報告するならば、市場に出して評価やコメントが返ってきたときに報告します。

その理由は、実績はあっても結果がない以上、分析ができないのでCheckやActが上手くできない可能性が高いからです。

このように報告する内容はしぼって振り返る必要がある項目は減らしましょう。

まとめ

進捗報告は以下の要素を入れるとよいものになる

1．娯楽の要素を取り入れて、振り返りを苦痛なくできるようにする

2．内容は結果があるものだけにする

3．内容よりも所感の方を重要視する

自分の感覚としてはこれを意識すると、PDCAサイクル回せる進捗報告ができるんじゃないかと思います。

これ、進捗報告だけじゃなくて日記やブログにも言えると思います。

あれこそ振り返りやPDCAサイクル回せる仕組みが重要になりますからね。