「あの件どうなった？」と聞かれたら負け。(報告の極意)

おつかれさま。今日はどんな一日だった？

どうも、とある広告マンfreeがお届けするコミュニケーションの学校です。

このチャンネルでは、今まで学校で教わってこなかった「コミュニケーション」についてお話することで、みなさんの生活のお役に立てればと考えております。

さて、今回はですね「あの件どうなった？と聞かれたら負け -報告の極意-」というテーマでお話させていただきます。

まず大前提として覚えておいてほしいのが、「仕事は何をもって完了とするか」っていう所なんですけども、それはその作業が完了したら終わりじゃなくて、「完了報告」をもって完了になるんですね。

これね、会社員であろうと個人事業主であろうと、人と関わっている仕事である異常、自分一人の仕事ではないので、必ず報告をして仕事を完結するんです。

なので、どんなに小さいことでも、たとえば上司から「プリンターにインク補充しといて」という依頼に対してでも、やり終わったら「補充しました」。
「これ郵便で送っておいて」って頼まれて、送り終わったら「送りました」。これをもって完結とするわけです。

まずこの大前提を覚えておいてください。

今言ったような、すぐ終わる頼まれごとであれば、事後報告を入れるだけでいいんですけども、仕事の多くは一日では終わらず、多くの人と関わり合いながら、数週間、数ヶ月かかるような仕事がほとんどですよね。

この時に大事なことは、事後報告だけでなく、都度「中間報告」を入れるっていうことです。

中間報告っていうのは、その名の通り、何かやるべき仕事が終わる前に、その途中の段階で報告を入れることです。

作業が終わってから、「終わりました」っていう事後報告をするんじゃなくて、「今ここまで終わりました。残りは◯◯が残っていて、いついつくらいに終わる予定です」っていうことを伝えるのが中間報告です。

これを伝えることによって、その仕事が今何合目まで来ているかを上司が理解できるので、安心するんです。
逆に何も伝えていないと、ちゃんと進んでいるのかさえわからない。

これ、けっこう重要なので覚えておいてほしいんですけど、最終的にどれくらい時間がかかって終わるか云々よりも、途中経過が見えない方が、人って不安になるし、クレームも多くなるんです。

例えば、レストランで注文した料理がなかなか出てこないとき、そもそも注文が通っているのかもわからないから不安になるんですけど、今半分程度までできているっていうんがわかれば、人って不安にならないんです。
なので、何も言わずに20分で出てくる料理よりも、最初に30分かかるって言われて、途中15分で経過言われて、30分できたほうが、何も言わずに20分で出てくるより短く感じるんですね。
これは基本的に人間共通の心理なので、もちろん上司も同じです。
なので、中間報告は、上司を安心させるためのサービスだと思ってください。

あと、中間報告をするメリットとしては、途中で方針が間違っていた場合に軌道修正できるってことです。
たとえば、中間報告で上司に対して「今こういう状況になってます」って言った時に、上司から「だったこうしてみれば？」とアドバイスをくれるかもしれないと。
逆に、中間報告をせずに、ある程度終わってから報告して、それが上司の考えている内容と全く違うことをやっていたら大変ですよ。
怒られるし、本当に時間と労力の無駄なんで、仕事を効率化するっていう観点からも、この中間報告って非常に大事なんですね。

仕事って、当初の予定通りに行かないことの方が多いんです。
なので、事後報告スタイルで行くと、その仕事の終了が長引いた時、なかなか報告できなくなっちゃうんです。
なので、その状況に応じて、逐一報告を入れていくと。

この中間報告でも、事後報告でも共通して大事なことは、上司やクライアントから状況を聞かれる前にやるってことです。

基本的には、「あの件どうなった？」って聞かれたら負けだと思ってください。
これを聞いてるってことは、既に「遅い」って思われてるんです。

これはね、「質問の形を取った説教」です。
大人の世界ではね、こういう「質問の形を取った説教」があることを覚えておいてください。

こういう風に聞かれたら、さすがに「ヤベっ」って思った方がいいと思います。
これを、いけしゃーしゃーとに答えてたら、「コイツ本当使えねえポンコツだな」って思われちゃうので。

基本的には上司とかクライアントの心の納期って、自分より早いと思った方がいいです。自分がやり終える時には、大体「まだかなまだなか」って思っているものなので。
なので、先手先手で報告していくってことが大事ってことですね。

話をまとめると、
仕事というのは、「報告」を持って完結しますと。なので、どんなにすぐ終わる仕事でも終わったと報告を入れましょう。っていうのと、
あとはすぐに終わらないような仕事では、中間報告をしましょう、って話ですね。

というわけで、本日は「あの件どうなった？と聞かれたら負け（報告の極意）」というテーマでお話させていただきました。

さあ、新しい一日が始まる。キミは何をする？

freeでした。