ミーティング、機能してますか？

スティーブン・ ロゲルバーグ教授によると、米国では1日に5500万回の会議が開催され、71%のシニアマネジメントはミーティングが非生産的と感じているという。

その理由は、

・開催者がミーティング（をファシリテーションする）スキルを学んでいない

・参加者に評価を集めていないため、フィードバックがない

であり、リーダーのうちミーティングに関する研修を受けている人は20%にとどまるという。

有意義なミーティングには、目的の設定が必要だ。

情報共有
新しいアイディアを作る
意見交換
合意
親交を深める

などがある。
複合的な目的を設定されるミーティングも多い。

では、

有意義なミーティングとはどのようなものだろうか？

自分に関係があるテーマ
活発に参加できる
次のアクションが決まる
会議後、事態になんらかの進歩が見られる

上記であれば、どのような参加者でも無駄とは感じないだろう。

よって、下記のようなミーティングを提案したい。

・問いを出す

・全員が発言する

・1人1人が同じ分量、参加する

・責任（役割）の立場として考える

・想いを出す場をつくる

効果的なミーティングを実施するためのアイディアとして、ロゲルバーグ氏は、アジェンダを質問にすることを推奨している。

例として、ブランド担当者が開催するミーティングのアジェンダを質問形式にすると次のようになる。

アジェンダを質問に変えただけだが、どうだろうか？
参加意欲が増すのではないかろうか？

ミーティングの開催者、ブランド担当者は、2020年のブランドプランを、関係者を集め、現状の課題を情報共有しながら合意をとりたいと思っている。

アジェンダにそって一方的に話し、最後にQ&Aをもうけるのが当初の想定していたやり方。

しかし、最初に、「あなたのこのミーティングへの参加する目的はなんですか？」を関係者に聞くことで、議論の焦点が作る。

さらに、アジェンダ毎に、

「資料に書いていないことで、あなたの担当業務からの意見が欲しい」

と投げ掛け、参加者に"何か意味のあることをする"に参加してもらう。

ミーティングの場を、参加する場に変換することで、最後の"どんでん返し"のような事態も避けることができ、権限からではない、フラットな合意形成が可能になる。

開催者はファシリテーション・スキルが必要になるが、
それは、空間に旗を立てていくのに似ている。

アジェンダに？クエスションマークをつけ、ポストイットを用意し、
参加者にどんな旗をくぐって欲しいか想いをめぐらながら、
次の会議の開催通知を送ってみてほしい。

Why Your Meetings Stink—and What to Do About It

Photo by Daria Shevtsova on Unsplash