イベント実施までの流れ

はじめに

たくさんの人から
イベント実施までに何をしたらいいの？と聞かれるので、まとめました。

大きな流れとしては、
企画、集客、制作、運営、フォローと動いていきます。あくまで一般的なもの挙げているので、これだけではなく、個別にやることは発生します。

企画

◾︎目的を決める
◾︎具体的な目標（KGI、KPI）を決める
◾︎参加してもらう人を決める
→誰が参加したら目標に近づくか？を具体的にする
◾︎日程を決める
◾︎会場を決める
◾︎登壇者を決める
◾︎目標を達成するポイントを考える
→これができれば効果的、ということを3つほど考えておくとイベントが作りやすい。
◾︎失敗する要因を考えておく
→逆にこれが起きたら終わる、ということを3つ考えておくと、それを避けてイベントを作れる。
◾︎スタッフをアサインする

集客

さてここから人を集めます。

◾︎収容上限と集客目標を決める
→会場のレイアウトを考えながら最大人数と、最小人数を決めます。その上で、集客目標を決めます。
◾︎集客方法を決める
→「誰が」「誰に」「いつ」「何で」連絡するか？を決めます。何で、は直接、メール、電話、招待状、SNS、WEBサイトなど。
◾︎集客期間を決める
◾︎集客マイルストーンを決める
→いつまでに50%,80%集めるか？を決めておきます。
◾︎集客管理方法を決めておく
→どんな帳票で申込者を管理するか？を決めます。
◾︎集客を開始する
◾︎定期的にリマインドや情報を送る。
→参加率を高めます。

制作

人を集めるのと同時にものを作っていきます。

◾︎コンテンツをつくる
→スライドなど
◾︎タイムテーブルをつくる
→当日いつ何をするか？のスケジュールを決めます
◾︎配布する資料やグッズをつくる
◾︎アンケートをつくる
◾︎会場の装飾をつくる
◾︎会場のレイアウトをつくる
◾︎衣装をつくる
◾︎予算管理をする
→会場費や制作物で予算が超えないように管理をする

運営

開催が近づいてからは開催に向けての準備、開催を行います。

◾︎登壇者と打ち合わせをする
◾︎備品リストをつくり、備品を揃える
◾︎備品の配送手配をする
◾︎宿泊や交通の手配をする
◾︎スタッフの役割分担を決める（体制図を書く）
◾︎誰がいつ何をするか？のポスト表を書く
◾︎スタッフと打ち合わせをする
◾︎リハーサルをする
◾︎当日運営をする

フォロー

◾︎登壇者に御礼をする（謝礼等）
◾︎参加者に御礼や事後のご連絡をする
◾︎参加履歴、アンケート結果を残しておく（CRM連携など）
◾︎運営メンバー、企画メンバーで振り返りをする
◾︎次回開催に向けて会場などを押さえておく

かなりざっくり書きましたが、
おおかたのイメージはつけて頂けたかと思います。
一つひとつにこだわりがあるので、またそれは別の機会に。