会議前に実施した2つのこと

おはようございます。
なぜか休みの日は、朝早く目が覚めるムラカミです。
休みにワクワクしてる。

昨日、ぼくがリーダーを務めるプロジェクトの会議がありました。

この会議のために、先週末からリーダーシップについて勉強していて、
勉強した成果は出せたんじゃないかと思います。

①メンバーとコミュニケーションをとる
②グラフを使ってわかりやすい資料をつくる
③会議の冒頭で、会議の目的と時間配分について共有する
④メンバーに質問をし、発言を促しながら会議を進める
⑤はっきりした明るい声で、笑顔で話す
⑥メンバーに責任感をもってもらうため、全員に仕事を割り振る
⑦次回の会議の日程を決定し、目標感を持って進める

特に意識したのはこの7点です。

①、②は会議の前準備です。
あとの③〜⑦よりも、ここがめちゃくちゃ重要です。
今日は①、②について話しをしたいと思います。

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①メンバーとコミュニケーションをとる

正直、私はリーダーとしてまだ未熟なので、メンバーに教えてもらわないと、わからないことが多すぎるんです。
メンバーは全員じぶんよりキャリアが長いんです。

メンバーにどうこのプロジェクトを進めていくか、マンツーマンで相談をしました。

会議でも、プロジェクトの進め方について議論をしますが、あらかじめメンバーと意見を共有しておくと、スムーズに進みます。

いきなり会議で、「ぼくはこうしたいんだ！」って主張するとビックリしちゃいますよね。
そこで反発があるとリーダーは孤立して、１人で勝手に進めていると思われてしまいます。

②グラフを使ってわかりやすい資料をつくる

数値をいっぱい並べただけの資料を作る人っていませんか？
作った本人は、数値を埋めることに満足しているかもしれませんが、見る人にとっては、細かい数値まで見る気がしません。
見ても、その数値から問題が見えにくくて、どう判断したらいいのかわからず、議論が進みません。

数値ではなくグラフを使うことで、グンとわかりやすくなります。

たぶん、数値だけの資料を作る人って思考が停止しているんだと思います。
「数値を出したので、あとはみなさんが判断してください」って言ってるようなもんですね。

じぶんが何を見せたいのか、意見をもたないとグラフは書けません。
そして、どのようなグラフにすれば言いたいことが伝わるのかを考える必要があります。
グラフ化はけっこう手間のかかる作業です。

失敗から学んだこと

実は、コミュニケーションとグラフ化は、ぼくができていないことだったんです。

このプロジェクトの会議は過去に2回行っています。
過去2回は、メンバーとのコミュニケーションが足らずに、じぶんの思いを語るだけの会議になっていました。
聞いているメンバーはポカンとしていて、意見はなく、同意を求めてもうなずいているのか、はっきりしない様子でした。

たぶん言いたいことはいっぱいあるけど、みんな思いを飲み込んでいたんだと思います。

そんな様子だから、じぶんとしてもなんか違うな、このまま進めても良いのか？ってめちゃくちゃ悩んでました。

１人で悩んでも答えは出ませんでしたが、メンバーと話し、それぞれの意見を聞くことで、進むべき道が見えてきました。

また、数値をいっぱい並べた資料を作っていたのもぼくです。

メンバーはみんな先輩なので、ぼくよりもプロジェクトの中身をよく知っています。

一方、ぼくは途中参加でいきなりリーダーとなったわけで、なにも知りません。

とりあえず、もっと理解を深めるためにデータを集めなきゃと思い、データを集めまくったわけですね。

そのデータをグラフ化せずに出したもんだから、ぼくも説明するのが難しかったし、聞いてる方もわかっていない様子でした。

この失敗を生かして、今回の会議前にはコミュニケーションと資料をグラフ化することを行いました。

結果、これまでの会議に比べ、メンバーの発言もめちゃくちゃ増えて、ようやくプロジェクトが前に進み始めたという感じになりました。

今日は、会議前に準備した２つのことを話しました。
会議中に実践した5つのことは、またの機会に話したいと思います。

それではまた。