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オンラインセミナーとブレイクアウトルーム | 実践からわかったこと

本日(2021年3月27日)、ありがたいことに「D-projectオンライン全国大会2021 from 茨城」のオンライン配信の運営を担当させていただきました。一部で配信の不具合が発生してしまったので、参加者へのお詫びとそのノウハウの共有も思いを込めてまとめてみました。

12月に実施している下記内容に改善を加えて実施したものです。

一番の改善点は、XLRケーブルの長さ(YケーブルにXLRケーブルを接続させて延長)とモバイルディスプレイから通常のディスプレイに変更。また、日常的に使用しない備品は前回同様にレンタルで済ませました。また、今回は現地まで発送してもらったため、自宅から全ての備品を持参しなくてよかったのはとても助かった。(特に今回は常磐線が運休となってしまったため特急に乗れなかったので)

さて、内容面では、①講師の一部が現地会場から登壇、②ブレイクアウトルームを2回開催という2点が大きな違いでした。全体の流れは下記のようになっている。特に①の講師に関しては、3パターンがあり悩まされた。1) 会場から登壇、2)会場とオンラインに分かれてのパネル, 3) オンラインのみでの登壇。

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ただ、一番の盲点だったのは、ブレイクアウトルームと称した4部屋同時開催 x 2回の小グループ発表会でした。準備していたのは、Zoomの会議室を4本用意するというものでしたが、ここで当日のそのタイミングになるまで気づかなかったこと、「1アカウントで同時にホストできる会議数は最大2つまで」によって、1つ目と2つ目の部屋は開始できたものの、3つ目と4つ目が開始できないという事態が発生しました!

ただし、会場にいた事務局スタッフの素早い決断のコミュニケーションにより、即新しい部屋を2つ用意し、参加者にメールで案内するという対応をしてくださいました。参加されていた方々には申し訳ないのですが、心強いスタッフには感謝感謝です。

しかし、ここで不具合は止まらず、2回目のブレイクアウトルーム風セッションでは、1回目のミーティングがなぜか終了していないという認識をZoomがしてしまい、さらにドタバタすることとになりました。

今回の一番の学びは、「ブレイクアウトルーム機能を使うべきだったこと」「参加者の入退室のための時間の確保」でした。さらに終了後に登壇者のお一人から教えていただいた「参加者が参加したいブレイクアウトルームを自分で選べる機能」を利用するとさらにスムーズに運営ができるということがわかりましたので、ここでご報告とさせていただきます。(注:ただし、ブレイクアウトルームは標準では機能がONになっていないので、管理者によって設定変更が必要)

公式サイトのヘルプ記事がまだ和訳されていないようなので、見つけたブログを引用させていただきます。(勝手に失礼いたします)

また、超基本的なことですが、やはりアジェンダや時間配分には時間の余裕が必要ですね。今回は本当に参加者の皆様と主催事務局に助けられました。オンラインセミナー主催される方々への参考となりますと幸いです。

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