新技術導入で失敗しないコツ：効果的な社内啓蒙のすすめ
みなさん、こんにちは！イー・エージェンシーのコミュニケーションデザイン部、甲斐 大樹です。
私たちコミュニケーションデザイン部は、社員と会社の成長をつなげることをミッションに、新しい技術の導入や働き方の改善をサポートしています。技術をただ導入するのではなく、現場に浸透させ、社員が自然と活用できる状態にすることが私たちの役割です。そのため、分かりやすい情報提供やサポート体制の構築を通じて、業務効率化と社員のスキル向上を支援しています。
私たちの活動は、多岐にわたります。先日は、次のような取り組みを行いました。
コミュニケーションデザイン部では、会社の環境構築を広く捉えていて今回は、新しい技術と導入を支えるという取り組みを紹介します。
新しい技術やツールが次々と登場する現代では、私たちもそれをどう活用するかが課題となっています。特に、業務効率を高めたり、セキュリティを強化するために技術を導入する機会が増えているのではないでしょうか。
例えば、最近話題となっている「パスキー」という認証技術。これを使えば、顔認証や指紋認証でログインできるようになり、これまでのようにパスワードを覚えたり入力したりする必要がなくなります。私たちの会社でも導入が進められており、「これでログインが楽になる！」と期待されている技術の一つです。
しかし、ここで注意が必要です。どんなに優れた技術でも、「導入すればすぐに情報が浸透して楽になる」わけではないのです。むしろ、適切な社内啓蒙やフォローが不足していると、現場で混乱が生じ、効率が逆に低下することもあります。今日は、私たちが実際に直面した課題と、それを解決するためのヒントを共有したいと思います。
1. 新技術導入の壁：現場の「伝わらない」問題
実際の事例を紹介します。先日、IT部門から「パスキー」の導入に関する案内がSlackで通知されました。説明資料も添付され、設定手順もわかりやすくまとめられていました。
ところが、現場からこんな声が上がりました。
「通知？気づかなかった。」
「設定の仕方がわからない。」
「Macでのログイン時にエラーが出たんだけど？」
通知も資料も用意されているのに、どうしてこんな状況になるのか。原因を考えてみました。
根本的な課題
情報の届き方にばらつきがある
通知がSlackで流れても、タイミングによっては見逃されることがあります。また、忙しい中で読んでも「重要度」が伝わらない場合、行動に繋がりにくいのです。現場のスキルや状況が考慮されていない
技術的な知識やツールへの慣れは、社員ごとに差があります。一律の方法では全員に届かないのです。サポート体制が不足している
トラブルが発生しても、すぐに解決できる仕組みがないと、現場のストレスは大きくなります。
こうした問題は私たちの会社だけではなく、多くの企業で起きているのではないでしょうか。
2. 解決のカギ：みんなで少しずつ慣れる仕組みを作る
では、どうすれば現場が新技術をスムーズに受け入れられるのか。私たちが今考えている解決策をいくつかご紹介します。
（1）視覚的・直感的に伝える
通知や資料だけでは不十分です。短い動画や図解など、誰でも直感的に理解できる方法を取り入れます。例えば：
「2分でわかるパスキーの設定方法」動画
忙しい社員でも気軽に見られる短い解説動画をSlackや社内SNSで共有します。
この取り組みを始めるために現在コミュニケーションデザイン部で企てているのが「もっと便利にイー・エージェンシー」という短い動画です。
意識しているのは、「こんなの誰でも知ってるだろう」という「だろう」ノウハウをオープンにしていくこと。この例では、「経費清算の繰り返し入力減らすためのコピー」という当たり前なノウハウを紹介しています。
（2）段階的な導入プロセス
さらに一度に全社へ伝えたらOKとする（見てないのが悪い）のではなく、以下のような段階的アプローチで考えていくことも大事だと思っています。
小規模な試験運用
まずは一部のチームや部署で運用を始め、問題点や課題を洗い出します。これにより、全社導入前に対策を講じることができます。部門ごとの展開
テスト段階で得たフィードバックを基に、他の部門へ順次展開。各部署の特性や業務内容に応じたサポートを提供します。全社導入とフォローアップ
本格導入後もフォローアップを続け、現場の困りごとや不満を吸い上げる仕組みを維持します。
（3）サポート体制の強化
相談窓口の設置
Slack上に専用チャンネルを設け、社員がいつでも質問できる環境を整備します。各部署にリーダーを配置
部署ごとに「導入リーダー」を置き、現場でのフォローアップを行います。これにより、現場に密着した支援が可能になります。
3. 新技術導入を成功させるための心構え
最後に、新技術導入を成功させるために最も重要なのは、決して急ぐことなく「みんなで少しずつ慣れていく」という姿勢です。
新しい技術を導入する際には、どうしても最初は戸惑いや手間が生じます。しかし、時間をかけて学び、徐々に慣れていけば、それが日常の一部となり、やがて大きな成果を生むようになります。
4.まとめ：みんなで踏み出そう！
私たちコミュニケーションデザイン部が目指しているのは、ただ技術を導入するだけではなく、それを通じてみんながやれるという「仲間」になることです。一人ひとりが技術を活用しやすくなる環境を整えることで、業務効率やセキュリティが大幅に向上するだけでなく、日々の仕事がもっと楽しくなるはずです。
もし今回の記事を読んで、うちの会社では「こんなことをしているよ！」という取り組みがあればぜひコメントしてください。
これからもより良いコミュニケーション環境を目指して
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