テレワークを考える企業で知っておきたい電話まわりのシンプルな解決策
こんにちわ。
WEBフォームからの問い合わせを音声合成変換して電話で通知したり、電話の反響測定するプロダクトなど電話領域に強みを持つ「コムスクエア」ででんとらというコンテンツサイトを担当しています。
本日は、明日にでも緊急事態宣言が発令されそうないま、電話回りの備えは大丈夫ですか？というお話です。
緊急事態宣言、テレワークも一度は経験しているのであればそういった対策は危機感として持っておきたいものです。
新型コロナの影響から、在宅ワークやテレワークを導入した企業の多くが初体験だったと聞きます。
様々な形態のテレワーク体験をすることになった企業にも、多くの気づきがあったといいます。
「こんな準備があればもっと慌てずに済んだ」や「必ずしもここに固執する必要はないね」など、これらの経験は今後の働き方のヒントになったはずです。
◆DXっていう前に電話はまずどうにかしないと
収束後もテレワークをうまく取り入れていこうという考えは、様々な業種で議論され「ニューノーマル」と表現されたり、DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉も再燃したりしています。
テレワークに移行するうえで、セキュリティーや就業ルールの再編など整備しなくてはならないことは様々ありますが、「電話を受けられる環境をどのように置き換えるか？」で悩まれている企業も多いのではないでしょうか。
営業電話などを避ける目的からホームページの会社概要にも番号を記載していない会社は増えていますが、多くの会社は代表番号（親番号）には03や06などの市外局番で始まる番号（0ABJ)を掲載しているのが一般的です。
また、一定以上の規模になると部署直通の電話番号が用意されていることも珍しくはありません。
既にお取引のあるお客様や、関係性の出来上がっている担当とは直接、携帯電話でやり取りする方が楽という方もいるでしょう。
テレワークを本格化させるにあたり、最低限「会社に電話したけど誰も出ない。折り返しもない」といった状況が無いようにはしたいものです。
電話をかけたのに、反応がなければ実態として稼働しているのか不安に思われるかもしれません。
そのため、オフィスに誰もいなくても電話に出られる状態か、仮に出られない場合でも折り返しが可能な状態にしておく仕組みを整えておきたいものです。
◆電話まわりを今日からもっと便利にもっとシンプルに
電話を使ったアウトバウンド営業を行っている会社であれば、電話の重要度は高いでしょう。
一方、コミュニケーションの多くがメールやチャットに置き換わっていて、電話は受けることさえできれば多機能である必要は感じないという企業も増えています。
それでも取引先がある以上、電話を完全になくすことはそこそこ勇気のいる決断です。
しかし、電話機そのものをなくすことは業務に支障をきたすことはありません。
問合せ用に設けた番号から転送先を設定することで、固定電話、携帯問わず会話が成立します。
なおかつ対応できた、できなかったにかかわらず着信した電話をすべてログとして残すことができるため管理が容易になります。
また、複数の番号を用意することで、部署や直通番号として使うこともできる利点があります。
部署移動や、担当者変更の場合も転送用の番号を据え置き、転送先の担当者情報を更新することでお客様も迷子にならずに済むのです。
管理画面から簡単に変えられるため、出張や会議などで別の担当に対応をお願いしたい場合などにも小回りの利いた運用ができるでしょう。
柔軟な働き方が求められていく中で、「今日はこの人が部署の電話番」というように当番制で電話係を決めることもできます。
デスクに、電話機を備え付ける必要もなくなると、裏に這うコードの束もすっきりし、目に見える経費削減があります。